Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт
Не рекомендуется:
• отправлять электронные письма только потому, что это легко;
• писать текст ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ; это воспринимается как крик;
• использовать их в качестве замены для надлежащего инструктажа или для менеджеров, делегирующих задачи другому;
• отправлять их, чтобы снять с себя ответственность;
• направлять в электронном письме конфиденциальную информацию; этим могут воспользоваться;
• пересылать чьи-то письма без их разрешения;
• предполагать, что получателю безумно необходимо читать ваше письмо.
Рекомендуется:
• подумать и перечитать, прежде чем отправлять что-либо (или использовать кнопку «Отправить позже», чтобы подумать еще немного);
• будьте точны, чтобы исключить последующие дополнения и телефонные звонки;
• быстро отвечайте. Поскольку электронная почта быстрая, отвечать лучше как можно раньше;
• будьте вежливы и дружелюбны, но никогда не фамильярничайте;
• сведите вложения к минимуму;
• избегайте тарабарщины.
В целом, посыл здесь простой. Используйте технологию для написания сообщений там, где это вам выгодно, но делайте это осторожно – распознавайте все недостатки и следите за тем, чтобы внимание к деталям делало вашу работу эффективной. Помните, что вы можете многое рассказать о человеке по его «электронному виду». Электронная почта может предоставить окно для обзора чьего-либо статуса на рабочем месте, рабочих привычек, уровней стресса и даже их личности. Например, менеджеры, которые отправляют электронные письма, часто пользуются методами «более высокого статуса». Они обычно используют более высокий уровень формальности и тона, и вы вряд ли увидите глупые цитаты, смайлики (эмодзи) или шутки.
Электронная почта является ценным современным средством коммуникации для всех нас, но, если ею злоупотребляют или используют небрежно, это может вызвать проблемы. Вот десять основных советов по улучшению техники владения электронной почтой.
1. Используйте электронную почту как один из каналов связи, но не единственный. Это важно; не ленитесь только потому, что процесс кажется быстрым и легким. Электронные письма могут документировать обсуждения и отправлять важные сообщения по всему миру одним щелчком мыши. Но они также могут вводить людей в заблуждение, полагая, что они могут общаться с большими группами людей исключительно через обычные групповые электронные письма. Широко используйте электронную почту, но только в качестве одного из инструментов коммуникации. Через электронную почту невозможно наладить контакт со всеми, и «безличное» непрямое общение предполагает, что люди могут чувствовать себя ущемленными из-за потери личного контакта.
2. Окупается письмо, которое написано коротко и ясно. Электронные письма, которые длиннее, чем полный экран, обычно не читаются сразу. Они остаются до поздней ночи или задвигаются на конец дня или позже. Важно понимать, когда лучше отложить мышку и встретиться с человеком лицом к лицу или взять трубку и поговорить с ним.
3. Общайтесь четко. Электронная почта требует ясности цели. Убедитесь, что ваше сообщение воспринимается без каких-либо сомнений или недопонимания. Также важно быть уверенным, кому нужно адресовать ваше сообщение, а кому – действительно – нужна копия для ознакомления. С точки зрения действий и приоритетов, используйте списки или маркеры для ясности. Кнопки ответа (или аналогичные) следует использовать, если вам нужно увидеть, кто получил и прочитал ваше сообщение.
4. Поощряйте открытое общение. При использовании электронной почты попросите людей ответить на вопросы или запросы, если они хотят. Это показывает, что вам не все равно и вы готовы помочь.
5. Не используйте электронную почту, чтобы злиться на людей. Гораздо лучше сэкономить гнев для личных встреч (где выражение лица и язык тела могут быть использованы с большим эффектом) или по телефону, где тон голоса может говорить о многом. Сарказм, ирония, критика или яд неприемлемы при отправке электронных писем или должны быть идеально выверены, ведь они могут быть легко поняты неверно.
6. Юмор также следует использовать с осторожностью. Конечно, используйте остроумие и юмор, чтобы разрядить обстановку, но смайлики, эмодзи и шутки обычно не подходят для работы. Если для вас привычно шутить, вам может быть труднее настроиться на серьезный лад, когда вам это нужно. Некоторые организации запрещают шутки; они слишком рискованны и могут подорвать ваши попытки отправить серьезные письма. Очень внимательно подумайте, прежде чем отправлять такие шутки, которые могут потратить не только ваше время, но и время других людей.
7. Возьмите перерыв – используйте правило пяти минут. Часто целесообразно отложить поспешно написанное письмо на 5 минут (или больше!) перед нажатием кнопки «отправить». Если вы злитесь или расстраиваетесь, когда пишете что-то, хорошей идеей будет либо сделать перерыв, либо пойти погулять, либо сделать что-то еще, прежде чем отправлять что-либо. Будет лучше, если вы напишите сообщение, как только остынете и найдете время, чтобы просмотреть его перед отправкой.
8. Выделите время для работы с электронными письмами. Из-за возрастающей важности электронных писем в процентном отношении к общему количеству сообщений, которые вы получаете, вам необходимо выделить время для их обработки; если это требует перенастройки вашего рабочего дня – пусть будет так.
9. Воспользуйтесь функциями языка. Чтобы избежать ошибок и сложных предложений, используйте слова осторожно. Это обеспечит ясность общения и сопровождающую ее краткость, которую так любят при использовании электронной почты.
10. Выберите тон ответа. Чтобы избежать отправки слишком большого количества электронных писем, необходимых или ненужных, будьте осторожны, принимая решение, нажимать ли «Ответить» или «Ответить всем». Я получаю очень много сообщений, которые мне не нужно видеть просто потому, что был сделан неправильный выбор.
Заключение
• Думайте о своих электронных письмах и не обрабатывайте их на автопилоте; такой бездумный подход может тратить время.
• Не отправляйте копии всем и каждому без обдумывания.
• Примите систему для управления объемом информации и делами.
• Если вы можете легко с кем-то поговорить, не пишите по электронной почте.
06
Сначала важное
Может быть, уже немного поздно проговаривать абсолютные основы, но есть один факт, на котором должен основываться индивидуальный подход к управлению временем. Он состоит в том, что никто из нас не может сделать больше, чем одну вещь за один раз. Никто и никогда. Это бесполезная болтовня. Да, конечно, могут быть некоторые пересечения, но это совсем не одно и то же. Как и с тем, что в сутках 24 часа, нам необходимо смириться с этим фактом. То, что мы делаем (и не делаем или тратим на это меньше времени), в конечном итоге является решающей мерой успеха.
Тайм-менеджмент, безусловно, связан с использованием методов, которые увеличат количество доступного вам реального эффективного времени, но он также касается упорядочения работы, чтобы позволить вам сосредоточиться на правильных вещах. Таким образом, немаловажная роль отводится приоритетам. В этой главе рассмотрен ряд вопросов и предложены некоторые полезные идеи. В долгосрочной перспективе, однако, один из критериев, который действительно
