Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт
Цифровые подписи и другие средства безопасности
В отношении безопасности следует отметить несколько других моментов.
• Электронные подписи. Они сейчас используются чаще, так как все больше людей отправляют информацию по электронной почте. Кроме того, как никогда важно, чтобы электронные письма не могли быть прочитаны кем-либо, кроме получателя. Используя цифровые идентификаторы или подписи, вы можете быть уверены, что никто не притворяется вами и не отправляет ложную или вводящую в заблуждение информацию от вашего имени. Цифровые идентификаторы в Outlook Express может подтвердить вашу личность при проведении электронных транзакций, например, при получении водительских прав, когда вам необходимо подтвердить свою личность. Цифровые идентификаторы также могут быть использованы для шифрования (кодирования) электронных писем, кроме отправителя, их никто не мог прочесть. Цифровые идентификаторы получены от независимых сертификационных органов, чьи веб-сайты содержат форму, которая после заполнения содержит ваши личные данные и инструкции по установке цифрового идентификатора. Это используется для идентификации электронных писем и обеспечения безопасности ваших сообщений.
• Шифрование. Это особый способ отправки конфиденциальной информации по электронной почте. Это форма электронного кода. Один код используется для шифрования сообщения, а другой – для его расшифровки. Один ключ является закрытым, а другой – в публичном доступе. Открытый ключ передается тому, кому необходимо его использовать, независимо от того, отправляют ли они сообщение (в этом случае они используют его для шифрования) или получают электронное письмо (они будут использовать его для расшифровки сообщения). Существует широкий спектр информации, которую вы могли бы передавать таким образом: от номера счета до факта, что ваша компания запускает радикально новый продукт в определенный день.
• Подтверждение получения. Некоторые почтовые системы позволяют отображать информацию, когда электронное письмо было отправлено, получено, открыто и прочитано получателем. Это может быть важно в некоторых критических ситуациях, где очень важны временные рамки. В качестве альтернативы вы можете просто попросить подтверждения. Это важно, когда есть сроки; я всегда прошу подтверждения при подаче материала для статьи или книги. Время может пройти слишком быстро, пока вы думаете, что информация была получена, а на самом деле нет.
Файлы, переданные по электронной почте, могут стать очень важными. Их потеря может быть бедствием, а восстановление может занять много времени. Поэтому рекомендуется регулярно создавать резервные копии ваших файлов и данных компании для защиты от таких рисков. Если пароли используются в вашей компьютерной системе, рассмотрите возможность их регулярного изменения, чтобы остановить хакеров и избежать незаконного использования.
На такой случай в компаниях обычно существуют правила, в том числе и о резервном копировании всего компьютера; но ответственность за их соблюдение часто является индивидуальной и личной.
Жаргон и сокращения
Посмотрим правде в глаза, сокращения плотно вошли в нашу жизнь; писатели говорят, что этап, на котором я сейчас нахожусь в процессе написания книги, – чистый ПНСРПК – попой на стуле, руками по клавиатуре. Особо привлекательны аббревиатуры в электронной переписке. С большей вероятностью будут сбивать с толку те, которые содержат жаргон, язык текста и акронимы (где начальные буквы используются, чтобы составить другое слово). Тем не менее из-за неформальности электронной почты полезно ознакомиться с теми, которые используются повсеместно. Их много, и каждый день появляются новые, не в последнюю очередь из-за популярности обмена текстовыми сообщениями. Ниже представлен список наиболее распространенных сокращений в английском языке, которые вы можете увидеть в электронных письмах:
AFAIK As far as I know (Насколько я знаю)
BCNU Be seeing you (Увидимся)
BTW By the way (Кстати)
CUL8R See you later (Увидимся позже)
FYI For your information (К вашему сведению)
TNX Thanks (Спасибо)
Было бы неплохо изучить эти и любые другие аббревиатуры, которые обычно используются в вашей компании, профессии или отрасли.
Примечание. Остерегайтесь использования аббревиатур в электронных письмах, которые отправляются извне, если получатель может их не понимать; иногда целесообразно использовать полную фразу в скобках после. Конечно, это еще одна область, в которой возможно недоразумение и где – вероятнее всего? – устранение недоразумений может быть излишне трудоемким.
Вложения
Есть один плюс электронной почты, который перекрывает остальные, – это то, что к электронным письмам могут быть прикреплены документы и файлы. Вложения могут включать в себя текстовые документы, изображения, звуковые или видеофайлы. Пересылать можно даже компьютерные программы.
Когда вложение отправляется, программа электронной почты копирует файл оттуда, где он изначально находится, и прикрепляет его к сообщению. Загрузка и выгрузка файлов изображений может занять некоторое время, поэтому рекомендуется свести их к минимуму, если скорость имеет существенное значение.
Иногда выручает архивирование и сжатие файлов при отправке в виде вложений электронной почты. Это сократит время выгрузки при передаче информации. Также ускоряет время скачивания, если кто-то отправляет вам большой файл, который уже был заархивирован. Zip и Stuff it – это хорошо известные программы, а Microsoft Windows добавил функцию сжатия файлов в последней версии.
Преимущество отправки документов и файлов в виде вложений заключается в скорости и эффективности переговоров. Получатель документов сможет хранить их в файле и может перемещать, редактировать, возвращать или пересылать их по мере необходимости.
Если проблема заключается в безопасности, вложение должно быть отправлено в формате PDF. Этот формат предотвращает редактирование документа получателем. Эта защитная функция позволяет печатать документ, но в него невозможно внести изменения. Такая технология надежнее всего для передачи деликатной информации.
Гиперссылки
Вставка гиперссылок в сообщения электронной почты особенно полезна при отправке информации людям. Если что-то, что имеется на веб-странице (и у вас нет копии), необходимо сообщить получателю, просто вставьте гиперссылку в сообщение электронной почты. Получатель просто нажимает на ссылку, и это действие открывает веб-страницу. Помните, что для этого требуется время, и поэтому некоторые люди могут не кликать на нее. Так, например, информация, отправленная таким образом клиенту как часть общего сообщения, может быть упущена, и это ослабит весь эффект от письма. Это, однако, хороший способ улучшить техническую составляющую диалога – следует проверять работоспособность ссылок, которые вы используете; я получаю довольно много нерабочего материала, что тратит время оппонента и мое соответственно.
Потенциальные проблемы
Электронная почта и Интернет, от которого она зависит, могут создавать серьезные проблемы: спам, вирусы и неэффективное управление файлами электронной почты знакомы всем нам, и здесь не место перечислять детали и способы их устранения (хотя стоит сказать, что необходимо соблюдать осторожность, и в любой организации должны строго соблюдаться правила безопасности). Однако давайте закончим эту главу несколькими рекомендуемыми и нерекомендуемыми действиями, которые выходят за
