Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт
• Большая часть нежелательной почты – или «спама» – так же раздражает, как нежелательная почта, которая поступает через почтовый ящик. Уменьшить объем спама реально, но ответственность за это лежит на пользователе, поэтому необходимо иметь и постоянно обновлять программное обеспечение, которое изолирует спам (но есть и живучие экземпляры).
• Следует проявлять осторожность при открытии электронных писем и вложений от неизвестных получателей, поскольку вирусы, троянские кони и черви могут проникнуть в компьютерную систему, если не быть начеку; мы поговорим подробнее об этом позже.
• Наконец, краткость – сестра таланта, но и она может привести к двусмысленности или отсутствию ясности, а это может привести к разного рода конфузам. Возьмите за правило: если борются ясность и краткость, первой необходимо победить.
Мы уже достаточно говорили об электронной почте, чтобы понять, какие еще проблемы у нее есть. Люди, отправляющие личные сообщения, могут тратить много времени не за работой. Если это делается на бланке или в форме компании, последствия могут быть вплоть до проблем с законом; а что если сказанное – клевета? Таким образом, организациям нужна четкая политика и руководящие принципы, и каждый должен быть дисциплинированным в соблюдении правил подобного формата переписки.
Основные рекомендации
Как уже было сказано, электронные письма могут быть более неформальными, чем бумажные, но все же определенные критерии в отношении стиля и содержания существуют (опять же, организация может устанавливать таковые). Учитывая объем электронных писем, которые люди получают, вы боретесь за внимание читателя и должны составлять эффективные электронные письма. Электронные письма должны быть:
• краткими – используйте простые слова;
• ясными – четкое изложение, без двусмысленности;
• логичным – с четкой структурой.
Независимо от того, отправляются ли электронные письма изнутри или извне организации, в качестве замены бумажным или нет, важно обеспечить соблюдение этих правил. Четкий заголовок сделает цель очевидной, и также полезно отметить любую (реальную!) срочность и сказать, требуется ли ответ и в какой срок. Помните, что электронная переписка, как и любое общение, может иметь множество намерений – информировать, убеждать и так далее.
Перед отправкой электронного письма сверьтесь с вопросами ниже, чтобы убедиться, что оно написано хорошо.
1. Какова цель / назначение электронного письма? Знаете ли вы, чего вы пытаетесь достичь? Является ли это письмо запросом информации? Вы распространяете стандартную информацию? Если письмо является быстрым ответом на запрос, убедитесь, что вы говорите четко. Если вы не уверены, объясните, что это подтверждение получения и что вы предоставите человеку более полные сведения, как только сможете, желательно указав точно когда. Если вы не знаете цели своего письма, тщательно подумайте, прежде чем его отправлять.
2. Что является причиной проблемы? Связана ли причина отправки электронного письма с проблемами в работе? Требуется ли объяснение, оправдание или извинение? Вы пишете, чтобы получить больше информации или предоставить подробные ответы на ранний запрос? Чтобы электронное письмо было понято, должно быть ясно, почему вы его отправляете. Если вы не знаете, проверьте перед отправкой.
3. Кому вы посылаете это письмо? Дойдет ли оно напрямую или будет прочитано другим человеком? Почтовые ящики электронной почты необязательно просматриваются только тем, кто указан в поле «Кому». Возможно, коллеги имеют доступ к этому почтовому ящику, например, когда кто-то на больничном или в отпуске. Важно помнить об этом при написании сообщения в случае возникновения проблем.
4. Какой стиль вы используете? Как представляется электронное письмо? Стиль действительно неформальный? Вы отвечаете на сообщение, которое было наполовину зашифровано с большим количеством пропущенных заглавных букв, сокращенных слов в стиле текстовых сообщений, смайликов и так далее? Если так, то это нормально. Но подумайте, какое впечатление производит стиль письма на того, кто открывает ваше сообщение впервые или кто думает о вас особым образом.
5. Выбор контента. Что говорится в электронном письме и передается ли мысль четко, без какой-либо неопределенности и двусмысленности? Если электронное письмо охватывает сложные вопросы, возможно, лучше объяснить это в прикрепленном файле. Электронные письма предназначены для быстрого прочтения и должны содержать основную идею.
6. Требуется ли заключение / рекомендация / ответ? Если да, то очевидно ли это другим? Может быть, проще всего разместить любой запрос на действия в конце письма. Сказав что-то вроде этого: «Было бы полезно, если бы мы обсудили это сегодня на встрече в 16:00», вы дадите получателю четкое сообщение о том, что у него есть время до 16:00, чтобы выполнить задачу. Завершение письма с прямой инструкцией или повторение цели сообщения не оставит читателя в сомнениях относительно ваших намерений.
7. Какие вложения отправляются? Четко расскажите о прикрепленных файлах. Если вы используете приложения для объединения информации в архив (к примеру, ZIP-файлы), не будет лишним уточнить, какие именно. Если приложения требуют определенного программного обеспечения, чтобы открыть их, объясните это в письме. Это особенно важно, когда отправляются графики и изображения. Некоторые из этих вложений могут долго грузиться, что тоже можно указать. Помните, что альтернативой предоставлению такого рода информации может быть работа с вереницей времязатратных диалогов.
Важно правильно показать себя в электронном письме, потому что оно отправится мгновенно и отменить действие уже нельзя. Как и в случае с другим письменным общением, нет никакого тона голоса, выражения лица, позы, языка тела или жестов, которые могли бы усилить ваше сообщение.
Систематическая сортировка
Обратите внимание: чем дольше вы оставляете электронные письма нетронутыми в папке входящих сообщений, тем дольше их надо будет удалять; это неимоверно монотонно и тратит драгоценное время. Кроме того, вы обнаружите, что чем раньше было получено или отправлено электронное письмо, тем меньше вероятность того, что вам когда-либо понадобится обратиться к нему снова. Таким образом, следуют два действия: во-первых, всегда удаляйте столько писем, сколько вы можете, сразу же обработав их (также распечатывая нужные письма), а во-вторых, регулярно проводите ревизию самых старых писем. Например, в конце каждого месяца удаляйте столько же, сколько вам пришло – начните с самого конца списка. Таким образом, вы будете видеть письма годичной и более давности или какие угодно другие, но их общее число увеличиваться не будет. Самое главное – поддерживать общий объем.
Упражнение
Данное упражнение будет полезным, если немного подумать и выявить алгоритм вашей «практики очистки», то есть как вы систематически контролируете и уменьшаете объем электронных писем в почте. Если ваша текущая процедура кажется неэффективной после размышлений, попробуйте улучшить ее, поэкспериментировать с новой, и так каждый
