Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт
Закон Парето
Прежде чем вы сможете эффективно работать над определением приоритетов, вы должны осознать их важность. Это объясняет суть, и, конечно, вы можете подтвердить, что некоторые вещи важнее других. Но слишком легко недооценить, насколько эта концепция влияет на то, что вам нужно делать в действительности, и насколько она влияет на вашу внутреннюю эффективность. Закон Парето, названный в честь итальянского экономиста Вильфредо Парето, теперь широко известен как правило 80/20. Он связывает причину и следствие в соотношении, и, хотя это не совсем точно представлено в реальной жизни, приблизительное соотношение 80/20 встречается во многих видах деятельности, иногда со значительной точностью. Это означает, что, например, 20 % клиентов компании, вероятно, будут получать 80 % ее выручки; 20 % фабричных ошибок могут вызвать 80 % брака качества.
И это в особенности относится к рассматриваемым здесь вопросам: 20 % времени заседаний приводит примерно к 80 % принятых решений; 20 % документов, которые курсируют через ваш рабочий стол, дают 80 % информации, необходимой вам для работы.
И самое главное – 20 % вашего рабочего времени, вероятно, составляет около 80 % того, что необходимо для достижения успеха в вашей работе. Поэтому очень важно отразить это в том, как вы работаете, чтобы внимание было сосредоточено на тех ключевых вопросах, которые сильно скажутся на рабочем процессе.
Возможно, вы не сможете точно определить, какие из ваших задач имеют такой эффект. Некоторые вещи будут понятны, над другими, возможно, вам придется подумать. Проанализируйте свои функции, свое время и определите, какие ваши действия имеют наибольший эффект. Это не всегда может быть очевидно по разным причинам. Вы можете принимать некоторые ключевые дела как должное. Легко забыть об их важности, когда вы воспринимаете их как рутину. Конечно, вы вряд ли найдете прямую связь между ключевыми делами и задачами, на которые вы тратите больше всего времени, согласно вашему журналу времени.
Этот простой анализ может побудить вас внести некоторые изменения в ваш рабочий график. Четкие цели и ясная спецификация работы, а также четкое представление о том, какие задачи влияют на какие результаты и какие являются ключевыми по правилу 80/20, являются единственной рациональной основой для расставления приоритетов. Предоставьте себе эту основу, и вы будете лучше подготовлены к эффективной работе как с точки зрения времени, затрачиваемого на ключевые вопросы, так и с точки зрения сокращения или устранения соответствующих незначительных вопросов. Но в какой-то момент, как ни странно, сложно определить некоторые приоритеты. Если мы спросим почему, это подводит нас к спорному вопросу о срочности против важности. Срочность и важность разные по своей природе, но они обе требуют немедленного решения. Здесь можно выделить четыре категории:
• срочно и важно;
• срочно, но не важно;
• важно, но не срочно;
• не срочно и не важно (но все же необходимо).
В целом, главное – сначала подумать и принять взвешенные решения, прежде чем позволить конкретным обстоятельствам подтолкнуть вас к тому, чтобы что-то делать или пытаться делать все сразу. Дела, которые требуют быстрых решений, вы должны либо сделать самостоятельно, либо делегировать сразу. Дела, которые могут подождать, должны быть не просто отложены в сторону, они должны планироваться или рассматриваться таким образом, чтобы на них отводилось необходимое время, а затем выполняться соответствующим образом.
Это может показаться сложным. Так и есть. Но сложность, по крайней мере частично, психологическая. Мы понимаем, что именно нужно срочно сделать, но каким-то образом давление обстоятельств дает другим делам «несправедливое» преимущество, и мы позволяем этому влиять на наши решения. Это основная область, где решительность важнее техники и где нет волшебных формул. Правильные суждения в должном порядке должны стать привычкой, если вы хотите оставаться организованным перед лицом такого давления. Тем не менее есть и другие способы сосредоточить внимание и время на приоритетных задачах, и мы рассмотрим следующие примеры. Во-первых, какой полезный подход вы можете использовать для решения различных задач?
Отдавайте приоритет накопившимся мелким делам
Позвольте мне перефразировать этот заголовок: время от времени отдавайте приоритет разным задачам. Нет ничего идеального, и неизбежна ситуация, когда вы планируете, определяете приоритеты и работаете в их направлении, а некоторые мелкие задачи превращаются в снежный ком. В таком случае – это относится ко многим – не стоит игнорировать эти задачи и делать вид, что ничего не происходит. Вместо этого вам нужно принять ситуацию и определить, как с ней справиться.
Лучший способ – просто выверить систему по разделению проблем на кусочки. Не потому, что в этой категории важны отдельные действия, а потому, что наверстывание дел освободит ваш стол от различных бумаг. (Помните, что 80 % документов, находящихся на столе, не так важны, как оставшиеся 20.) Так что просто время от времени выделяйте несколько минут или час, столько, сколько потребуется, и выполняйте дела, которые однажды могут на вас навалиться. Сохраните тот контакт, ответьте на напоминание, перезвоните тем людям, с которыми вы давно не общались, но хотите поддерживать связь, заполните форму бухгалтерского учета и выполните остальные дела, которые, как вы знаете, забываются и копятся.
В идеале подобные задачи не должны накапливаться. Если вы будете действовать по-настоящему эффективно, то такого рода дела не будут оставаться в стороне. Но ситуации бывают разные. Оценивайте свои силы реально. Постарайтесь не допускать таких ситуаций слишком часто, но, если подобные задачи все же скопились, порадуйтесь, что у вас появился повод разобраться со всеми отвлекающими делами, это в скором будущем позволит вам сконцентрироваться на основных задачах.
Расписание – в обратном направлении
Некоторые задачи просты. Единственное, что имеет значение, – это решить, когда нужно будет их выполнить. Но многие задачи предполагают множество этапов выполнения, которые могут требовать не только вашего участия, но и вклада других людей. Кроме того, некоторые этапы могут выполняться в разных местах, и весь процесс может затянуться на дни, недели или даже месяцы. Действия, предполагающие несколько стадий выполнения, необходимо планировать, чтобы успеть вовремя выполнить все приоритетные задания. Может случиться так, что вы берете проект и считаете его простым в выполнении. Рассмотрим пример: вам нужно разослать письма. Допустим, задачу можно выполнить в четыре этапа:
1) выяснить содержание;
2) записать его;
3) оформить;
4) распечатать.
Вы завершаете первые два этапа, но к этому моменту понимаете, что это заняло несколько больше времени, чем вы предполагали. Вы
