Управление временем. Как стать организованным, продуктивным и достигать целей - Патрик Форсайт

• Начните с определения крайнего срока.

• Оцените время каждого этапа.

• Убедитесь, что работа в полном объеме вписывается в доступное время.

• Выделите достаточное количество времени для непредвиденных обстоятельств. Не всегда можно рассчитывать, что все пойдет точно по плану.

• Оцените вашу задачу как отдельно, так и вкупе со всеми вашими текущими проектами и обязанностями.

Может быть, вам нужно скорректировать принципы работы над определенными этапами проекта в соответствии с другими текущими задачами. Например, возможно, какой-то этап можно делегировать другим, а самим потом довести дело до конца. На ранней стадии еще есть множество вариантов реализации задачи, но, если вы начнете выполнять ее, варианты иссякают, а вероятность того, что делегирование скажется на качестве, возрастает. Все, что вам необходимо, – это нужное количество времени для планирования работы над проектом, во время которого вы сможете адекватно оценить сложность, вместо того, чтобы делать это поверхностно и ошибочно полагать, что легко справитесь.

Будьте честны в отношении сроков

Вы, наверное, слышали фразу: «Если бы мне это нужно было завтра, я бы попросил об этом завтра». Самая большая проблема сроков – это их срочность: так много дел, которые нужно было завершить еще вчера (иногда из-за чьего-то плохого планирования), что, если не уследить, можно всю жизнь прогоняться за сроками. Как Красная Королева сказала Алисе: «Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!»

Таким образом, сроки должны быть реалистичными, что и было бременем, изложенным в предыдущем разделе. Дайте себе достаточно времени, составьте несколько планов на случай непредвиденных обстоятельств, и тогда вы сможете успешно справиться с задачей и вовремя уложиться в срок. Хорошо – хотя, так ли это? Есть еще один момент, который сделает сроки сложными: люди часто врут о них. В некотором смысле это понятно: может быть, многое зависит от крайнего срока, с точки зрения не только результатов, но и репутации. Таким образом, происходит следующее: если что-то должно быть сделано к концу месяца, то требуется подготовить все желательно 25-го числа «на всякий случай». Но эта практика и люди, которые этим промышляют, становятся известными в офисе, и исполнитель решает, что можно сдать работу и через неделю после обозначенной даты. Если в дело вовлечено несколько человек, неправильные суждения могут усугубить положение проекта, и шансы не успеть к крайним срокам возрастают. Это иронично, но изначальная искренняя попытка обеспечить соблюдение проектов к срокам в конечном итоге имеет обратный эффект.

Мораль ясна. В какой бы команде вы ни работали, узнайте актуальные сроки и убедитесь, что остальные сотрудники знают о них и подходят к делу так же ответственно, как и вы. Если нужно завершить дела к 10-му числу месяца, так и скажите. Если вы считаете, что будет лучше, если вы перестрахуетесь, опять же, сообщите коллегам: «Проект должен быть у заказчика 10-го числа, давайте постараемся подготовить его на два дня раньше, чтобы успеть все проверить и исключить всевозможные риски не выполнить свои обязательства перед ним». Это не только даст больше уверенности в том, что соответствующий срок будет соблюден, отчасти потому, что людям нравится этот подход, но также исключает риски, так как сотрудники будут ориентироваться на ненастоящий срок. В большинстве офисов и так достаточно стресса, и искусственно усугублять положение нет необходимости.

Хотя многие задачи должны быть завершены в срок (включая написание этой книги), есть такие дела, где именно то, как они выполняются, влияет на продолжительность процесса. Выполняя подобные задачи, нужно пересмотреть подход, тем самым получая возможность сэкономить время; в некоторых задачах такой анализ может и вовсе постановить, что ничего делать не нужно. И их может быть больше, чем вы думаете. Однако сначала рассмотрим те вещи, которые должны быть выполнены, но могут быть выполнены не так, как предполагалось сегодня.

Анализируйте подход к задачам

Еще один полезный способ убедиться, что у вас есть достаточно времени для выполнения приоритетных задач, – это рассмотреть, как именно они, а также и другие задачи, если на то пошло, выполняются. Очевидно, то, как вы работаете, – ваш подход – влияет на то, сколько времени займет выполнение задачи. В силу этого есть смысл пересматривать подходы к конкретным задачам и, возможно, делать это регулярно. Я не предлагаю вам прекращать всю остальную работу и посвящать время только на изучение того, как все выполняется. Но вам стоит поставить перед собой задачу пересмотреть ряд процессов в течение определенного периода времени, чтобы понять, что можно усовершенствовать в работе.

Рассмотрим пример моей писательской работы еще раз. Первую книгу я написал от руки, мой секретарь напечатал ее на пишущей машинке, и начался долгий процесс редактирования и перепечатывания. Теперь я могу печатать текст самостоятельно, и процесс заметно изменился и упростился. Мне все еще нужно думать, что написать (я не хотел бы, чтобы в издательстве полагали, что это раз плюнуть!), но весь процесс занимает гораздо меньше времени. И хотя мне пришлось научиться печатать – не идеально – у меня получается сэкономить много времени, и в этом, конечно, есть и другие преимущества. Я могу печатать на ходу, например, в путешествии, и это экономит еще больше времени. Очевидно, что изменения, вносимые в ход работы над задачей, будут зависеть от ее характера, но они могут усовершенствовать процесс. Например, мы можем говорить о:

• систематизации задачи, которая ранее была более случайной или обходной;

• изменениях реальных методов (как в моем примере выше);

• совместной работе (приведу очередной пример, касающийся работы: я немного занимаюсь копирайтингом и дизайном брошюр и всегда прошу своих коллег проверить готовые работы; свежий взгляд определит возможные проблемы более быстро и точно, чем если долго и упорно делать то же самое в одиночку);

• занижении стандартов. Одним методом можно достичь совершенства, другим – за более короткий срок – можно добиться меньшего, но вполне приемлемого результата и иногда сэкономить деньги;

• привлечении к делу субподрядчиков. Другими словами, заплатите людям за то, что они смогут сделать быстрее, а иногда дешевле и лучше, чем вы.

Опять же, такой список можно продолжать, и вы сможете придумать пути решений, которые подходят для вашей конкретной работы. Анализ возможностей, которые