Оптимизатор бизнес-процессов 2.0. Лучшие инструменты повышения эффективности организаций, команд и систем - Александр Александрович Сорочан
Единственный совет, который здесь можно дать, прост как три рубля: «Не влюбляйтесь в инструменты».
А перед тем, как «закусив удила» начинать внедрять «волшебную пилюлю» налево и направо, изучите вопрос: почитайте, пройдите обучение, пообщайтесь с практиками, которые уже использовали так полюбившийся Вам подход. И обязательно заведите себе табличку для методологий с двумя колонками: «плюсы» и «минусы».
4. «Долой бюрократию!»
В представлении большинства людей проекты овеяны романтическим флером и рассматриваются скорее как интересное приключение, альтернатива серым будням. Можно даже рисовать рекламный буклет с призывом вступить в команду: что-то из серии «В проекте ты сможешь высказывать свои идеи, стоять рядом с флипчартом и пить кофе в окружении умных людей. И ничего не делать». Только в проекте требуется так же, как и при операционной деятельности, фиксировать прогресс, делать презентации, подготавливать отчетность и соблюдать определенные формальные требования. Безусловно, необходим баланс: не нужно вместо проведения встреч и мозговых штурмов сажать команду за компьютеры и проверять, кто из них печатает больше и быстрее, но обратная ситуация еще хуже.
Честно говоря, каждый раз вопрос: «Зачем нам готовить документацию по проекту?» – ставит меня в тупик. Допустим, Вы с командой подготовили карту эмпатии или, скажем, схему процесса. Вы же не собираетесь держать ее в уме? Даже если схема осталась на флипчарте, где гарантия что Спонсор или Вы сами поймете эти каракули пару дней спустя? А как возвращаться к схеме при обсуждениях? Таскать за собой по этажам рулоны листов? А если Вы используете инструменты, не предназначенные для чужих глаз? Например, матрицу анализа заинтересованных сторон[16]. Представьте себе, что будет, если «не поддерживающий» в соответствии с матрицей Зампред случайно зайдет в переговорную и увидит все своими глазами!
Один из самых курьезных моментов в моей практике был, когда команда, не удосужившись сделать документацию вовремя… потеряла проект.
Переговорная, где были все неоцифрованные материалы, по ошибке была отдана под важное мероприятие и все материалы, включая карту процесса, результаты замеров и т. д. были просто… утеряны.
Вывод прост. Необходимо фиксировать результаты, чтобы не остаться у разбитого корыта.
5. «Давайте придумаем решение за полдня».
В принципе это логичное продолжение предыдущего пункта. Зачем нужна методология и «танцы с бубнами», если можно придумать все за полдня. И не важно, что решение будет поверхностным, основанным не на цифрах и фактах, а на показушном энтузиазме. Не будет системы, не будет альтернатив (скорее всего, более продуманных и прибыльных). Будет лишь бездумная трата времени и сил.
Одно из правил формулирования проблем в проектах – строжайшее табу даже на намек потенциального решения. Если команда по итогам анализа Голоса Клиента пишет что-то из серии: «Из-за отсутствия станка с ЧПУ длительность процесса производства с момента поступления заготовки в цех металлообработки до момента поступления на склад готовых изделий в 2024 году увеличилась на 20 %…», то…
Дальше можно не продолжать. Во-первых, непонятно зачем вообще теперь запускать проект, отвлекать людей, проводить анализ, если решение и так уже есть. Купите станок с ЧПУ и будет Вам счастье… Это теперь не проблема, а задача…
Во-вторых, поверьте моему опыту, если Вы заранее пишете причину, значит Вы все для себя решили. Будет так, а не иначе. Даже если по итогам анализа рядом будет «лежать» простое, в 20 раз более эффективное решение, Вы его просто не заметите.
Самое смешное, что за полдня придумать ничего нельзя, нет анализа и понимания причин, поэтому копаете Вы неглубоко. Итог: решение «на скорую руку», которое держится на честном слове и, как правило, требует замены уже через месяц.
Заплатка не может быть несущей конструкцией.
Избежать подобных ситуаций просто.
1. Четко оценивайте риски. Перед тем как радостно бежать воплощать в жизнь очередную непроработанную идею, протестируйте ее, спросите у клиентов и экспертов, а так ли на самом деле она хороша. Не создадите ли Вы «пробоину» размером со слона дальше по процессу, заткнув здесь и сейчас трещину размером с комара?
2. Если Вам в жизни не хватает «креатива» займитесь… лепкой, живописью, да хоть художественным свистом (только не дома, а то денег не будет), но не пытайтесь заменить системный анализ набором шаблонных решений из серии «во всем виноват соседний отдел». Поверьте – не взлетит.
6. «Методология у нас никакая не работает, у нас менталитет другой».
Однажды на одном из сложных заседаний по проекту ответственный за бизнес вице-президент, который с самого начала наплевал на всю методологию, обвинил команду во всех смертных грехах. После этого Генеральный посмотрел на него и сказал: «Вам обязательно было самому убедиться, что нельзя совать руки в розетку? Почему Вы не верите в проверенный алгоритм усовершенствования, почему по старой привычке изобретаете третий путь? У меня для Вас новость: первые два уже определили, и они прекрасно работают».
Чего на моей памяти только не списывали на «культурные особенности»: вплоть до отказа от покупки автоматических кранов в туалеты для офиса.
Удивительно, но методы, которые были проверены в 20 местах на планете, от Сахалина до Индии, почему-то не должны работать у Вас на предприятии. И чем же позвольте узнать, Ваша организация так выделяется на фоне остальных?
Безусловно, нужно учитывать культурные особенности, но к инструментам «улучшайзинга» они имеют весьма опосредованное отношение. Почему? Если все упростить донельзя, то ответ будет следующим: все методологии по совершенствованию всего и вся имеют под собой одну основу – здравый смысл.
Все используемые в них инструменты не помогают Вам узнать что-то новое в профессиональном плане, то есть Вам не откроется новый язык программирования или новый тип личностного тестирования. Все, что Вы узнаете в процессе оптимизации или разработки, будет основано на Ваших знаниях.
По сути это поход к психологу, только для организации. Психолог не рассказывает, как Вам «правильно» жить (конечно, если это хороший психолог), а помогает Вам осознать проблемы, желания, смыслы и пересобрать их определенным образом.
Так же и с методологией повышения эффективности. Инструменты помогут выйти из рутины и посмотреть на свою деятельность со стороны, осознать проблемные места, которые «замыливались» в операционной деятельности. Увидев свою деятельность под новым углом, Вы сможете предложить адресные и эффективные решения.
Тогда почему же некоторым не удается то, что получается у всех? Производственная система «Тойоты», например, пришла к нам из Японии. Всем известно, какие трудолюбивые и исполнительные сотрудники в стране Восходящего Солнца.
Не сосчитать, сколько знакомых мне руководителей «плакали» перед запуском внедрения бережливого производства: «Так то ж японцы,
