Мэри Бостико - Этикет бизнесмена. Официальный. Дружеский. Международный

Если вы хотите придать своим деловым письмам более личный оттенок, можете «дать им голову и снабдить хвостом», то есть написать от руки: «Уважаемый мистер имярек» и комплиментарное заключение.

Правило для начала и окончания письма очень простое. Если вы начинаете письмо «Уважаемый сэр» или «Уважаемые господа», тогда заканчиваете «Преданный Вам». Если вы начинаете «Уважаемый мистер Смит», тогда заканчиваете «Искренне Ваш».

Когда речь заходит о личных письмах, которые начинаются «Дорогой Боб» или «Дорогая Джейн», нет абсолютно никаких ограничений в форме концовки. Возможно, вам не захочется заканчивать их официально. Джордж Бернард Шоу, который написал сотни, может быть, тысячи прекрасных писем, почти всегда прочитывал написанное и затем ставил свою подпись. Возможно, он писал Эллен Терри: «Доброй ночи, моя чародейка». Она в свою очередь выбирала самые обольстительные концовки, которые так подходят «чаровнице» ее типа. И Шоу, и Эллен Терри были искренни перед собой, и именно такими должны быть вы в своих личных письмах. Забудьте о штампованных фразах, просто будьте сами собой. Ваши корреспонденты оценят это.

Глава 8 дает вам необходимую информацию, как обращаться к титулованным и знатным людям, а также к любому, кто не просто «мистер». Однако, как упомянуто в этой главе, слишком официальные или чрезмерно цветистые концовки больше не используют, за исключением обращения к королеве. В наши дни заверения «Искренне Ваш» вполне достаточно для любого или почти любого письма. Нет нужды говорить, что следует подписывать самому все свои письма. Резиновый штамп неприемлем.

Если вы пишете личное письмо на адрес фирмы вашего знакомого, совершенно в порядке вещей пометить конверт надписью «Личное». Однако, если вы пишете по домашнему адресу, естественно, такой пометки делать не следует, поскольку предполагается, что тот, кому письмо адресовано, сам вскроет его.

Если вы передаете письмо через кого-то, чтобы доставить его лично, обычно конверт оставляют незапечатанным. Затем человек обычно запечатывает его сам в вашем присутствии. Вы можете, однако, сделать исключение из этого правила, если, например, в конверт вложено что-то, что может выпасть. В таком случае вежливость требует объяснить посреднику, почему вам пришлось запечатать конверт. Все это, конечно, не относится к деловым письмам, передаваемым платному посыльному.

Как бы вы ни были заняты, обычно, диктуя свою деловую корреспонденцию, у вас возникает желание потратить несколько минут, чтобы написать письмо лично, например, с извинением, рекомендательную записку для друга, приятелю поздравление с достигнутым успехом, письмо с благодарностью или соболезнованием.

Некоторые из них должны быть написаны от руки, какими бы трудными ни показались вам, в то время как другие письма пишут из потребности проявить внимание и высказать свое благородство.

Записка с извинением. Мы уже видели в предыдущей главе, как отклонить официальное приглашение. Однако случается, что вы приняли приглашение, искренне намереваясь его принять, но затем нечто неожиданное воспрепятствовало вашему плану. Вежливость требует немедленно позвонить или телеграфировать, чтобы причинить как можно меньше неудобств друзьям, а также написать короткое извинительное письмо, что-то вроде ЭТОГО:

«Дорогая миссис Браун.

Приношу свои искренние извинения, что пришлось телеграфировать Вам по поводу субботнего вечера.

Совершенно неожиданно и срочно меня вызвали в Главное управление, и поскольку у меня не было выбора, пришлось туда явиться. Моя телеграмма покажется Вам, конечно, неблагодарностью, после того как Вы с присущим вам радушием предложили мне остановиться у Вас на все время моего короткого визита в Ридинг.

Мне действительно очень жаль, что не удалось повидаться с Вами.

Искренне Ваш

Если приглашали вас с женой, тогда следует извинение писать ей.

Рекомендательное письмо. Несомненно, вам часто приходится писать записку, представляя делового знакомого другому человеку, и такие письма для вас, вероятно, в порядке вещей. Однако время от времени вы с удовольствием пишете записку, рекомендуя личного друга для чисто общественных целей. В таких случаях следует быть совершенно уверенным, что обе стороны получат удовольствие от общения друг с другом, иначе вы рискуете потерять дружбу обоих. Однако, коль скоро вы решили написать такое письмо, оно не представит никаких трудностей. Вы, вероятно, напишете:

«Дорогой Джим.

Я взял на себя смелость дать твой адрес моему старому другу и товарищу по школе, Эдвину Фостеру, который посетит Шотландию в начале следующего месяца, чтобы провести там короткий отпуск. Эдвин — заядлый игрок в гольф, а также прекрасный рассказчик с неистощимым запасом занимательных историй, поэтому я предвижу, что вы прекрасно поладите и получите удовольствие от общества друг друга.

Я, конечно, высоко оценю ту доброту, которую ты проявишь к Эдвину.

Искренне твой».

Поздравительные письма. Среди нас не найдется ни одного человека, кто не любил бы получать поздравительные письма по поводу своих достижений, заметной вехи в карьере или событий в личной жизни, продвижения по службе или по любому другому подходящему случаю. Однако не многие из нас проявят внимание, чтобы доставить такое удовольствие другу или деловому партнеру. Это займет всего несколько минут, и сделать это очень просто. Знакомому, недавно назначенному в совет директоров его компании, вы можете написать:

«Дорогой мистер Уотсон.

Я только что прочитал в «Тайме» о Вашем назначении в правление «Вагстаф» и спешу выразить Вам мои самые искренние поздравления.

Я совершенно убежден, что Ваше назначение усилит совет, и остается только поздравить Вашу компанию, проявившую такую проницательность в выборе правильного человека для этой работы. Искренне Ваш

Благодарственное письмо. Во многих случаях исходя из соображений вежливости следует написать записку с благодарностью, хотя свою признательность вы уже выразили лично. Если деловой знакомый по доброте душевной уделил часть своего драгоценного времени, чтобы обратиться к вашим сотрудникам на ежегодной конференции по продаже, он заслуживает большего, чем произнесенное, пусть и с чувством, «Благодарю вас».

Вы могли бы написать что-то вроде этого:

«Дорогой Джордж.