Мэри Бостико - Этикет бизнесмена. Официальный. Дружеский. Международный
Культивируйте привычку искать в словаре слово, которое вы хотите использовать. Вы будете удивлены, обнаружив, как часто слово не означает точно того, что вы хотите сказать. Например, «словесный» означает «на словах, словами», как в предложении: «Он не дал словесного согласия, но просто кивнул». Его часто используют неправильно в значении «устный», то есть «высказанный», в отличие от «написанный».
Некоторые слова предельно заезжены. Мы привязываемся к слову, а затем используем его как заблагорассудится. Удачный пример — сочетание «узкое место». Мы читаем об «узких местах», которые «уменьшены», «разрешены», «преодолены» или даже «сглажены». Если помнить о том, что «узкое место» является понятием пространственным, то использование его в переносном смысле следует строго ограничить.
При выборе определения попытайтесь найти такое, которое передаст точный оттенок выбранного вами значения. «Хороший» не означает абсолютно ничего, поскольку мы говорим о «хорошем куске мяса», «хорошей девушке», «хорошем парке» и даже о «хорошем приказе».
Как только вы начнете задумываться над словами, вы быстро поймете, что каждое слово должно зарабатывать свой прокорм. Ни одного случайного слова не должно находиться в вашем письме, если не вносит своего вклада в значение написанного. Если вы пробежитесь по тексту слово за словом и спросите себя, какой цели служит каждое слово, вы будете удивлены, обнаружив много лишних. Безжалостно выбрасывайте их, они не вносят вклада, проясняя значение.
Деловая корреспонденция просто засорена этими, казалось бы, незаметными сорняками. Иной раз целые предложения нужно выбросить для большей ясности и убедительности текста.
Вот несколько этих ужасных клише:
и обязан (в заключение) как и от согласно как установлено выше заверяя вас в нашем благосклоннейшем внимании в ранее установленный срок в вашем распоряжении в настоящее время в то время, когда пишутся эти строки как только вам будет удобно найдите, пожалуйста, приложение воспользуйтесь этой возможностью с удовольствием ждем ответа с благосклонностью ожидая ваших дальнейших ценных распоряжений просить подтвердить просить совета просить объявить просить остаться (перед комплиментарным завершением)
старательно отмеченный сообщение (вместо письма)
исполняя ваше требование должным образом с удовлетворением отмеченное считать целесообразным желать установить обязанный тому факту, что вложенный при сем найдите, пожалуйста, вложенное высоко ценимое расположение даже проставить дату пришел вручить ушел вперед весьма помог рассматривая факт при сем прилагается при сем, пожалуйста, найдите надеясь на благосклонность если и когда в ответ на то же самое в связи с этим в нужном направлении в получении в ответ на ваше в ответ я хочу установить в ближайшем будущем в этой связи незамедлительно любезное сообщение доброжелательный совет получить доброжелательный совет любезно информировать встретить с одобрением заметить из вашего письма с интересом заметить с удовольствием заметить от того же числа наши записи показывают обязанный тому факту, что предыдущие сообщения позвольте мне установить прошу вас посоветовать хотелось бы получить совет прошу не сомневаться прошу найти вложенное прошу заметить прошу оставаться уверенным в следующем месяце в соответствии с недавняя дата ссылаясь на ваше сообщение отсылая к вашим учитывая ваше сообщение к сожалению, должен посоветовать к сожалению, должен установить в ответ на ваше сообщение в ответ на ваше оговоренное (т. е. оговоренное соглашение, предложение)
то же самое (используемое как местоимение)
представить при сем на рассмотрение с удовольствием принять совет принять возможность сердечно благодарю вас заранее благодарен вам автор данной.
следует посоветовать вам вручить доверяя этому волеизъявлению прошлого месяца в отдельном конверте по получении ценное сообщение ценное покровительство нам доставит удовольствие посоветовать мы отмечаем нам доставит удовольствие хорошо и правильно когда и как в то время как мы устанавливаем желать знать желать советовать желать установить посоветовал бы установил бы предположил бы ваше ценное сообщение ваша ценная поддержка с вашего позволения вручить ваше письмо от той же даты ваш ценный запрос тем не менее поручить
Если вы избавили свою лексику от этих бессодержательных слов; если вы лаконичны и выбираете простую энергичную лексику; если вы тщательно обдумали тему, прежде чем писать, вам не нужно чрезмерно беспокоиться о правилах грамматики. Намного важнее излагать в свойственной вам манере, чтобы корреспондент принял к сведению, живо воспринимая ваше письмо. Не бойтесь использовать такие конструкции, как I’d be happy to send you so and so («Был бы счастлив послать вам то-то и то-то»). Используйте живую разговорную интонацию. Абсолютно нет причин писать деловое письмо в высокопарном стиле. Однако следует придерживаться и стиля фирмы в целом. Некоторые компании более официальны, и некоторые профессии требуют более официального стиля изложения.
Кроме того, не пренебрегайте местоимением «вы». Пытайтесь писать: «Вы будете счастливы узнать, что ваш заказ был отправлен сегодня», а не «Нам приятно уведомить вас.» и так далее. Слишком много деловых писем насквозь пронизаны этими «я» и «мы», будто адресат сосредоточен исключительно на своей персоне.
Написание заглавных букв. Современная тенденция стремится урезать написание заглавных букв. В английском пишут с заглавных букв:
Собственные имена людей, стран, городов, небольших городков, графств, рек, гор, озер, морей и океанов.
Названия месяцев и дней недели.
Названия книг, пьес, статей, журналов, опер, песен и подобного. «Его последней книгой была «Лучшие деловые письма»». «Ее любимая опера «Травиата»».
Названия кораблей, домов, отелей, ресторанов, таверн и прочего.
А также когда нарицательное существительное заменяет непосредственно название, например: «Банк имеет 50 отделений» — означающее Банк X, потому что при многочисленных повторениях полного названия этого учреждения текст приобретает избыточную многословность.
Не пишутся с заглавной буквы:
Нарицательное существительное, когда его используют, чтобы указать общий класс людей или предметов, например: «В США множество университетов».
Обозначение ранга или положения, когда его используют как нарицательное существительное, например: «Большинство менеджеров по продаже провели в пути несколько лет».
А вообще говоря, следует обращаться к правилам правописания прописных и строчных букв.
