Мэри Бостико - Этикет бизнесмена. Официальный. Дружеский. Международный
Не пишутся с заглавной буквы:
Нарицательное существительное, когда его используют, чтобы указать общий класс людей или предметов, например: «В США множество университетов».
Обозначение ранга или положения, когда его используют как нарицательное существительное, например: «Большинство менеджеров по продаже провели в пути несколько лет».
А вообще говоря, следует обращаться к правилам правописания прописных и строчных букв.
Пунктуация. Современная тенденция к более коротким предложениям сделала употребление пунктуации более простым, за исключением, конечно, точек, которые используются чаше. Неправильно, однако, бесконечно продолжать предложение, игнорируя запятые, хотя они требуются для ясности, — одним словом, можно было бы сказать, что если пропуск запятой меняет значение, тогда поставьте ее. Она нужна, чтобы разделить, например, список предметов: «В нашем бутике на третьем этаже имеется изысканный набор дамских костюмов, платьев, пальто и плащей».
Многие чуткие к слову писатели не выделяют запятыми уточнения, если значение и так совершенно понятно. Однако вы должны заключить уточнение в запятые либо с двух сторон, либо вообще обойтись без них. То есть следует написать: «Наш представитель в центральных графствах Англии, мистер Дэвид Росс, вскоре позвонит вам». Возможен другой вариант: «Наш представитель в центральных графствах Англии мистер Дэвид Росс вскоре позвонит вам», где слова «мистер Дэвид Росс» не носят в синтаксическом отношении уточняющего значения. Хотя это предложение явно выиграет, если заключить слова «мистер Дэвид Росс» в запятые. Следующее предложение требует постановки запятых: «Мистер Джексон, с которым вы познакомились на нашем последнем совещании по продаже, вновь будет в городе на следующей неделе», так как они выделяют с двух сторон придаточное предложение.
В английском используют запятую также после слов автора перед прямой речью, например: Hesaid, «I shall be back at 10» (Он сказал: «Я вернусь к десяти»). Запятые должны выделять слова автора, разрывающие прямую речь, например: «Не опаздывай, — сказал он, — или у тебя будут неприятности».
Считается, что точка с запятой разделяет автономные по смыслу предложения, но современные короткие фразы в меньшей степени нуждаются в этом знаке препинания. Поэтому при написании письма вам редко приходится использовать его. Если вы находите необходимость сделать свое предложение таким длинным, что вам нужно разбить его точкой с запятой, тогда следует еше раз хорошенько подумать и переписать его, разбив на два или больше коротких.
Однако, если вы перечисляете много предметов, которые естественно распадаются на несколько отдельных групп, ваше предложение станет яснее, если вы отделите каждую группу точкой с запятой, а предметы внутри группы — запятой. Например: «Наше издательство работает в трех направлениях: технические книги, которые охватывают работы по проектированию, электронике, физике и автоматике; книги о бизнесе, которые включают работы по менеджменту, бухгалтерии и офисным операциям; и художественную литературу, куда относятся романы, пьесы и поэзия».
Иногда точка с запятой действительно указывает на большую автономность высказываний. Например, если вы говорите: «У нас есть десять отделений в Великобритании, но всего два в остальном мире», запятая подойдет как нельзя лучше, но если вы опускаете союз «но», тогда вам понадобится точка с запятой, например: «У нас десять отделений в Великобритании; только два в остальном мире».
Двоеточие указывает на то, что второе предложение разъясняет смысл первого. Вам редко придется использовать его в деловых письмах, дай в личных тоже. Этот знак можно использовать перед прямой цитатой вместо запятой и следует использовать перед однородными членами предложения после обобщающего слова, например: «Качества, которые мы ищем в наших работниках, следующие: честность, надежность и трудолюбие».
Точку ставят в конце предложения, после инициалов и в большинстве сокращений. Если буквы в слове опушены, ставится дефис, например: м-р, д-р, м-м.
Другие знаки пунктуации следующие: знак вопроса, восклицания, кавычки, круглые скобки и тире.
Знак вопроса используют только после прямого вопроса, но не после косвенного. Его можно также использовать между круглыми скобками, чтобы указать, что слово или заявление находятся под сомнением.
Используйте восклицательный знак очень экономно. Он означает, что слово или предложение имеет повышенную эмоциональную интонацию. Некоторые же ставят его просто от избытка чувств.
В кавычки заключают прямую речь внутри текста.
Дефис используют, чтобы соединить два отдельных слова — это внутрисловный знак.
Некоторые разбрасывают тире по всем своим письмам вместо других знаков препинания. Они чувствуют, что нужен какой-то знак, но не могут вспомнить, должна ли это быть запятая, двоеточие или точка — и вставляют тире. Правильная постановка тире — это неожиданная смена событий, резкое противопоставление одного простого предложения другому и так далее. Вот некоторые примеры:
«Я мог бы продолжать бесконечно — смысла в этом не было». (Противопоставление в бессоюзном сложном предложении.)
«Собаки, кошки, мыши, крысы — все были там». (Тире после однородных членов предложения перед обобщающим словом «все».)
«Передам это сообщение — все будет сделано». (Быстрая смена событий.)
Используйте тире экономно, как хорошая кухарка использует специи.
«Запишите письмо, пожалуйста». Теперь вы готовы приступить к диктовке того дружелюбного, однако точного и краткого письма, которое способно смазать колеса как деловой, так и общественной жизни. Как у большинства бизнесменов, у вас, вероятно, есть способная секретарша, чтобы выполнить за вас физическую работу, и в течение получаса вы продиктуете ей столько писем, сколько самостоятельно писали бы целое утро. Традиции упростились до такой степени, что теперь считается вполне допустимым печатать на машинке личные письма. Это означает, что вы можете также диктовать их.
Только ответы на приглашения, присланные к вам домой, письма с выражением соболезнования и письма с выражением благодарности за гостеприимство нужно писать от руки.
Очень немногие в наши дни способны потратить время, чтобы написать от руки личные письма, и вдобавок у многих такой неразборчивый почерк, что напечатанные на машинке письма — единственная возможность для адресата их прочитать.
Если вы хотите придать своим деловым письмам более личный оттенок, можете «дать им голову и снабдить хвостом», то есть написать от руки: «Уважаемый мистер имярек» и комплиментарное заключение.
