Хорошие манеры: Как свободно общаться и чувствовать себя уверенно с кем угодно и где угодно - Сара Джейн Хо

Можно ли использовать восклицательные знаки в деловой переписке?

Это зависит от корпоративной культуры вашей компании. Но даже если восклицательные знаки принято использовать, соблюдайте меру! Старайтесь ограничиваться одним восклицательным знаком на письмо. Иначе сообщение будет звучать агрессивно или чересчур эмоционально.

Что делать, если вы случайно отправили письмо не тому человеку?

Прежде всего сохраняйте спокойствие. Вам нужно трезво мыслить, чтобы воспользоваться функцией «Отменить отправку». Возможно, вы еще успеете сделать это! В один из спокойных рабочих дней в настройках электронной почты установите максимальный промежуток времени для отмены отправки сообщения. В Gmail, например, для этой цели предусмотрено от 5 до 30 секунд. Кажется, что не так много, но когда-нибудь эти секунды могут спасти вам жизнь. Имейте в виду: некоторые сервисы (например, Outlook) информируют получателя о том, что вы пытались отменить отправку сообщения, даже если вам не удалось это сделать.

Если отменять отправку уже слишком поздно, то у вас остается всего два варианта: навсегда отключить интернет и залечь на дно или быстро признать свою ошибку. В зависимости от обстоятельств вы можете либо извиниться (см. выше, раздел «Искусство извинения»), либо использовать юмор. Когда я оказалась в подобной ситуации в начале своей карьеры в банковской сфере, я вышла из положения при помощи второго варианта.

Я часто переписывалась с друзьями, которые тоже работали на Уолл-стрит. И вот одним воскресным утром, когда я сидела за рабочим столом в Perella Weinberg, я получила электронное письмо от приятеля из банка Stanley Morgan: «Привет, ребята! Как насчет поужинать сегодня вечером? У меня день рождения». В ответ я написала: «Я с удовольствием! Только можем ли мы устроить это где-нибудь в Мидтаун-Ист и попозже? Некоторым приходится работать в воскресенье». Я поставила в копию несколько человек из нашей компании, в том числе Питера Жоу. Примерно через 30 секунд мне позвонил мой друг Джеффри и сказал: «Сара! Вместо нашего Питера ты поставила в копию Питера Вайнберга!» Что я почувствовала в тот момент! Мало того, что Питер Вайнберг – соучредитель компании, в которой я работала, – его фамилия десятилетиями ассоциировалась с банком Goldman Sachs! И помимо всего прочего это невероятно галантный и преисполненный достоинства мужчина. Я попыталась отменить отправку письма, но было уже поздно. Теперь он увидит и само письмо, и сообщение о том, что я пыталась отменить отправку… От страха у меня даже скрутило живот. Через несколько минут я получила ответ от Питера Вайнберга: «Привет, Сара! Я тоже хочу пойти!» Я испытала невероятное облегчение. Своим добродушным юмором он полностью изменил эту щекотливую ситуацию. Все же мне было очень неловко, когда я потом случайно встретила его в офисе, но он успокоил меня своей широкой улыбкой.

В чем мораль истории? Подобные ситуации не конец света, даже если вы готовы провалиться сквозь землю. Извинитесь за свою ошибку или обратите все в шутку и постарайтесь как можно быстрее прийти в себя.

Работа: Часто задаваемые вопросы

Что вы посоветуете тем, кто привык работать из дома, по поводу стиля бизнес-кежуал?

Я рада, что вы задали этот вопрос! В деловом стиле в основном все выглядят плохо, поэтому важно научиться правильно одеваться. В настоящее время граница между стилями бизнес-кежуал и смарт-кежуал стирается – следовательно, вы можете смело выбирать все, что подходит вашей фигуре (но не слишком облегающее или мешковатое); главное – не надевайте футболку, джинсы, шорты или легинсы со шлепанцами.

Сочетаются ли кроссовки с одеждой в стиле кежуал?

Только если кроссовки из натуральной или экокожи.

Нужно ли здороваться с каждым коллегой, который встречается на пути?

Как минимум хотя бы установите зрительный контакт и улыбнитесь.

Как представлять коллег друг другу?

Как и в любой социальной ситуации, следует представить младшего по должности (или менее важного) старшему. Например, обращаясь к начальнику отдела: «Мистер Баффет, это мой ассистент Бен». Если коллеги равны по статусу, то представьте более знакомого вам человека менее знакомому.

Как вести себя в лифтах? Нужно ли придерживать двери для других или можно просто уйти? Должны ли мужчины пропускать при выходе женщин, даже если они стоят сзади?

В данной ситуации применяйте принцип учета товарно-материальных ценностей LIFO (last in – first out: «последним пришел – первым ушел»). На работе пол не имеет значения. Если вы хотите продемонстрировать свое уважение начальнику или клиенту, можете сделать вид, что придерживаете для него двери.

Какой открытый вопрос можно задать в начале деловой встречи с клиентом или бизнес-партнером?

Мой любимый вопрос в таких случаях: «Что вас больше всего сейчас волнует?» Это открытый вопрос, на который нельзя ответить «да» или «нет». Он позволяет мне лучше узнать собеседника, а ему – рассказать о себе.

Я хочу обратиться к старому знакомому, которого давно не видела, и посоветоваться с ним по поводу работы. Но я узнала, что недавно он потерял отца и сильно переживает утрату. Стоит ли выражать соболезнования, если мы не очень близки?

Выразить соболезнования по поводу смерти всегда уместно. Сделайте это после приветствия и изложения настоящей причины обращения – так вы покажете собеседнику, что понимаете его боль. Например: «Я слышала о вашем отце. Примите мои соболезнования». Коротко, просто, вежливо. Потом выждите несколько секунд в знак уважения и переходите к сути разговора.

Стоит ли делиться личной информацией на работе и в каком количестве?

Совет профессионала: количество личной информации, которой вы можете поделиться на работе, зависит от возраста. Старшее поколение считает неуместным рассказывать о своей личной жизни коллегам, а молодежь не видит причин скрывать что-либо. Следовательно, нужно искать золотую середину: рассказывать о себе достаточно, чтобы чувствовать себя комфортно и естественно, но не углубляться в детали, чтобы не сделать себя уязвимым(ой). Возможность быть собой позволяет получать больше удовлетворения от работы, но помните: в разных контекстах «быть собой» означает разные вещи.

Как избегать коллег, которые любят сплетничать?

Все любят сплетни! Если вы будете чересчур благовоспитанны, с вами никто не поделится секретной информацией. Но не инициируйте подобные разговоры и не рассказывайте ничего такого, за что потом придется отвечать. Будьте осторожны в социальных сетях, не вступайте в интимные отношения с коллегами, дозируйте информацию, и тогда вы не станете объектом сплетен.

Как женщинам сдерживать свои эмоции на деловых встречах или в конфликтных ситуациях? Я работаю в сфере энергетики, где доминируют мужчины. На работе постоянно возникают ситуации, которые меня нервируют или выводят из себя, но показывать свои эмоции нельзя, потому что это сильно вредит репутации.

Если вы чувствуете, что вас переполняют эмоции, постарайтесь сфокусироваться на какой-нибудь мелкой детали. Например, если вы на совещании, сконцентрируйтесь на своей ручке: внимательно посмотрите на ее кончик или надпись на ней. Во время напряженного разговора сфокусируйтесь на детали одежды или внешности собеседника, например на галстуке или даже родинке на его шее. Только не смотрите ему в глаза. Отключите все прочие мысли. Фокусируясь на незначительных деталях, вы как бы погружаетесь в медитацию и отпускаете свои эмоции.

У нас в команде есть чернокожая сотрудница. Как похвалить ее, не выделяя среди остальных?

Важно отмечать хорошую работу всех членов коллектива, в том числе представителей этнических или расовых меньшинств, однако следует иметь в виду, что один человек не представляет все свое сообщество. Возможно, вам кажется, что похвалой вы помогаете коллеге, но, скорее всего, она просто хочет успешно выполнять свою работу, как все остальные. Старайтесь чутко реагировать на возникающие в ее работе трудности и признавайте ее компетентность – этого будет вполне достаточно.

Как отказать в помощи коллеге?

Если вы недостаточно компетентны, чтобы помочь, признайтесь в этом: «Я не тот человек, который