Борис Башилов - Организация и ведение бизнеса в сфере торговли и услуг

Наиболее же перспективной является диверсификация торговли и предоставление различного рода вспомогательных или родственных услуг. Так, например, салоны красоты сочетают услуги медицинского и косметического характера и продажу различных «сопутствующих» товаров: парфюмерных, ювелирных изделий, продуктов лечебного питания, справочно-рекомендательной литературы и журналов, спортивной одежды и т. д. Продажа многих товаров может сочетаться с последующим предоставлением услуг по их эксплуатации, например продажа автомобилей, бытовой техники, компьютеров.

Глава 11. Организация работы бухгалтерии (финансовой службы), взаимодействие служб…

Ясно, что финансовая и бухгалтерская работа на фирме должна выполняться при любых условиях. Любая работа важна, но несомненно, что финансовая и бухгалтерская работа важна особенно, так как требования по ее выполнению определены законодательно. Поэтому понятно желание собственников, руководителей наиболее оптимально организовать работу финансово-бухгалтерской службы.

11.1. Виды организации финансово-бухгалтерской службы…

Можно выделить три вида организации финансово-бухгалтерской службы в компании.

1. В небольших фирмах, где нецелесообразно и нерентабельно принимать для этих целей на работу отдельного человека, финансово-бухгалтерскую работу по совместительству выполняет кто-либо из руководства компании. Так подпункт «г» пункта 2 статьи 6 Федерального закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) дозволяет вести бухгалтерский учет лично руководителю.

Недостатком данного подхода является то, что в подавляющем большинстве случаев руководители предприятия не являются специалистами данного дела, и даже не имеют начальных базовых навыков и знаний в этой области, что не может не наложить свой отпечаток на качество выполняемых работ. Кроме того, совмещение с основными обязанностями такой работы руководителями, которые, как правило, подотчетны только самим себе, также не может не сказаться на уровне работ.

Достоинством этого варианта ведения финансовых работ является экономия денежных средств, что немаловажно для небольших развивающихся фирм. Хотя наш практический опыт показывает, что такая экономия часто оказывается лишь желаемой. Поначалу руководителю, который никогда финансово-бухгалтерскую работу не выполнял, кажется, что там нет ничего сложного и трудного. Возможно, это действительно так. Однако, как и всякая работа, финансово-бухгалтерская требует определенного внимания, времени, сил. И зачастую руководители, которые даже способны выполнить эту работу, не имеют возможности выполнить ее качественно из-за нехватки времени.

Нет невыполнимой работы для человека, который не обязан делать ее сам.

В любом случае, выполняя бухгалтерскую работу самостоятельно и экономя на зарплате специалисту, руководитель что-то теряет в уровне своей работы, что оборачивается для фирмы потерями в деловых контактах, а в конечном итоге – доходах. Таким образом, экономия получается относительной. Впрочем, использование данного способа может оказаться полезным для тех фирм, которые не имеют средств для оплаты бухгалтеру.

2. Ведение финансово-бухгалтерских работ может быть передано на договорных началах централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту (подпункт «в») пункта 2 статьи 6 Закона о бухгалтерском учете).

С одной стороны такой подход можно только приветствовать, ведь работа будет поручена специалистам, и будет выполняться профессионально и на надлежащем уровне. В то же время такой подход будет иметь определенные недостатки. Как правило, такая работа обходится фирме дороже, чем работа сотрудника в штате. Может страдать текущая работа. Одно дело, когда работник находится постоянно на рабочем месте, постоянно в курсе дел компании, и ему можно поручить выполнение какого-нибудь срочного экономического расчета, подготовку справки и т. д., и совсем другое дело, когда приходится искать такого договорного специалиста, вводить его в курс дела, договариваться о том, чтобы он выехал в командировку по важному для фирмы вопросу и т. п. Кроме этого далеко не у всех специализированных организаций уровень обслуживания находится на должной высоте.

3. Организуется самостоятельная финансово-бухгалтерская служба, которая в зависимости от объема работ и финансовых возможностей организации может состоять из одного или нескольких человек.

Такая возможность предусмотрена подпунктами «а» и «б» пункта 2 статьи 6 Закона о бухгалтерском учете, в соответствии с которыми может быть учреждена бухгалтерская служба как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером или введена в штат должность бухгалтера. На наш взгляд, это наиболее оптимальный путь организации финансово-бухгалтерской работы в компании. В конечном итоге заработная плата хотя бы одному бухгалтеру не составит такие большие суммы, которые бы поставили под угрозу финансовую прочность организации.

11.2. Определение оптимального количества сотрудников бухгалтерско-финансовой службы…

Многие собственники и руководители хотели бы получить точный и ясный совет относительно того, какое число работников им принять на работу. Иногда встречаются и такие советы, что, например, при величине выручки (дохода) компании до 1 000 000 руб. в месяц достаточно иметь в штате одного бухгалтера. Иногда численность работников финансово-бухгалтерской службы пытаются поставить в зависимость от общей численности работников предприятия.

Вот что писали мы в книге «Составление финансовых планов: методы и ошибки» (М.: Вершина, 2006. – С. 16): «На наш взгляд с финансовой работой в компании с численностью до 50 человек вполне реально справиться и одному человеку».

Сразу определимся, что такие подходы без учета конкретной специфики работы будут в корне ошибочными. И, к сожалению, нельзя потребности предприятия в трудовых ресурсах определять унифи-цированно по объему доходов без учета специфики предприятия. И именно поэтому в книге «Составление финансовых планов: методы и ошибки» мы продолжали свою мысль: «В то же время данное мнение нельзя использовать как руководство к действию. Такая привязка к количеству работников сделана достаточно условно и количество работников в большинстве случаев не может выступать показателем, влияющим на организацию финансовой работы. Предположим, в инвестиционной компании всего десять человек работающих, но при этом компания участвует в десятках проектов и планирует участвовать в новых инвестиционных проектах, требующих постоянных серьезных и масштабных расчетов. В такой ситуации одного финансиста будет явно недостаточно. Поэтому численность финансовой службы должна определяться масштабностью и трудоемкостью решения стоящих перед ней задач» (М.: Вершина, 2006. – С. 16–17).

Обратите внимание!

При определении оптимальной численности сотрудников бухгалтерско-финансовой службы нельзя брать за основу величину выручки компании.

Пример 11.1

Рассчитаем количество накладных, которое должно быть выписано при определенном обороте. Допустим, оптовый склад имеет выручку (доход) 990 000 руб. в месяц. При этом сумма большинства закупок составляет от 200 руб. до 1000 руб. В этом случае количество выписанных накладных может лежать в интервале от 990 штук (990 000 руб.: 1000 руб.) до 4950 штук (990 000 руб.: 200 руб.).

Попробуем пронормировать время, необходимое работнику для выполнения своих служебных обязанностей.

Пример 11.2

Рассчитаем, какое время потребуется на выписку накладных в случае, когда их количество максимально. Предположим, что в среднем на выписку одной накладной тратится 3 минуты при условии осуществления бесперебойной работы. Тогда для случая, описанного в предыдущем примере, для выписки 4950 штук накладных понадобится 14 850 минут (4950 шт. Ч 3 мин.). В часах это составит 247,5 часов (14850 мин.: 60 мин.). Беря за основу расчета 8-часовой рабочий день, получим, что для выписки такого объема документов понадобится 30,94 дня (247,5 ч.: 8 ч.).

Понятно, что один человек не сможет без выходных работать целый месяц. Кроме того, нами взят самый оптимальный вариант, при котором техника не дает сбоев, не происходит поломок, отключений энергии, данный финансовый работник не отвлекается на телефонные звонки, вызовы начальства, коллег, чай и т. п. и печатает накладные, словно автомат, не отводя взгляда от компьютера. Фактически это, конечно, не реально, и на практике это приведет к увеличению среднего числа минут на обслуживание одного покупателя.

В конечном итоге это будет приводить к возникновению очередей, от чего пострадает и имидж склада и его доходы.