Татьяна Белоусова - Этикет. Полный свод правил светского и делового общения. Как вести себя в привычных и нестандартных ситуациях
• Кабинеты, рассчитанные на нескольких служащих, часто выполняют «присутственные» функции. Таковы, например, бухгалтерии или всевозможные инспекции - у них есть приемные дни и часы для визитеров, когда можно не стучать. В неприемное время в двери таких кабинетов следует стучать - у людей есть другая работа, требующая сосредоточения.
• В кабинеты и офисы, предлагающие какие-либо услуги (например, полиграфические или юридические), стучаться не принято - их производственная задача заключается, в частности, и в ожидании нас, клиентов. А дверь может быть закрыта, скорее, для сохранения тепла или уюта.
NOTA BENE
Пример расхождения деловых правил общения и светских приличий.
Когда в помещение входит женщина или же человек старший по возрасту или званию, принято вставать. Однако представьте себе современный офис, где одновременно трудятся около сотни лиц обоего пола, перемещающихся с почти космической скоростью, где постоянно кто-то входит и выходит. В такой карусели невозможно соблюдать именно это правило.
! Конечно, правило приветствия вставанием при визите важных персон или непосредственного начальника остается в силе и теперь.
§ 2. О визитных карточках
Искусство не писать - опустите лишние слова.
Стив Круг
! При обмене визитными карточками обязательно следует посмотреть на нее и прочитать вслух имя (фамилию), должность (профессию) того, кто предложил вам карточку, затем предложить свою.
10 требований делового этикета к визитной карточке
I. Именная карточка представляет лично вас, поэтому в ней крупно пропечатываются фамилия, имя, отчество. Название фирмы, возможные логотипы, ваша должность - набираются более мелким шрифтом.
II. В рабочей визитке указывают должность, звания, юридический (фактический) адрес и рабочие телефоны, реже - мобильные номера.
III. На лицевой стороне не указывают личный (домашний) телефон, его номер можно вписать от руки на оборотную сторону карточки, но тогда необходимо зачеркнуть фамилию и отчество (что означает короткое знакомство).
IV. Визитка - компонент делового имиджа, и она должна быть отпечатана на хорошей мелованной бумаге светлых оттенков, но не глянцевой.
V. Печать выполняют черным (темным) шрифтом, так как золотые или светлые надписи, блеск глянцевой бумаги «бликуют» и затрудняют прочтение текста. Это в деловом этикете считается дурным тоном.
VI. Текст и реквизиты печатаются обязательно на родном языке.
VII. Если есть необходимость, то на иностранном языке делают второй комплект (или более, в зависимости от количества иностранных партнеров).
VIII. Недопустимо печатать иноязычный вариант на оборотной стороне карточки - она служит для пометок.
IX. Горизонтальное расположение текста предпочтительнее для делового человека. (Вертикальное расположение использует преимущественно богема, представители шоу-бизнеса.)
X. Кроме деловых визитных карточек, содержащих информацию о месте работы и должности, существуют именные карточки, на которых указывают ФИО и личный номер телефона, что очень удобно для представления и знакомства на приемах, для жен (мужей) во время официальных встреч. Возможны и совместные - семейные визитки.
Расположение информации на поле визитки
Желание как дизайнеров, так и заказчиков создать оригинальную визитку вполне понятно. Так, прочтение визитной карточки одной юной художницы становилось весьма увлекательным занятием: текст можно было усвоить, лишь поворачивая карточку по часовой стрелке.
Однако в мире бизнеса любые нестандартные решения должны быть оправданы смыслом. Поэтому некоторые «затеи» на поле визитки затрудняют восприятие нужной информации и ослабляют профессиональный имидж.
Требования делового этикета опираются на особенности восприятия объекта глазом человека и помогут создать «правильную» визитную карточку, где второстепенная информация не мешает восприятию значимого сообщения.
На схеме представлены особенности визуального восприятия объекта. Пунктирными линиями отмечено действительное горизонтальное и вертикальное деление объекта «пополам». Сплошными линиями обозначено деление, кажущееся нашему глазу.
Данное искажение исследовано давно и носит романтическое название - золотое сечение. Действительно, человек не воспринимает визуальное поле целиком и одновременно, а видит его неравномерными зонами:
1. Зона преимущественного внимания (первого взгляда) - правый верхний угол листа.
2. Зона второго взгляда - левый верхний угол.
3. Меньше внимание у зрителя вызывает правый нижний угол объекта, к нему «присматриваются».
4. Левый нижний угол занимает наименьшее внимание (обычно его осваивают волевым усилием).
! Беглый взгляд на визитную карточку должен давать заинтересованным лицам ценную информацию быстро и легко!
Грамотный выбор типов и размеров шрифтов также создает визуальную иерархию текста и смысла. Однако быстрее всего зрителями усваиваются промахи изготовления - плохая бумага, неровный обрез, «слепая» печать. Многие важные детали могут создать весьма нежелательные эффекты.
§ 3. Деловые мероприятия: презентации, конференции, приемы
В деловом мире многие моменты являются официальными, даже встречи между давними партнерами. Конечно, рабочие переговоры по текущим вопросам носят менее официальный характер по сравнению, например, с подписанием договоров по долгосрочным и крупнобюджетным проектам.
Время и повод – формальные признаки деловых мероприятий
Формат мероприятия определяется временем его проведения и поводом!
I. Время
• С 9 до 17 часов - дневное рабочее время, время деловых встреч и переговоров, некоторых официальных приемов.
• С 17 до 20 часов - переходное время, в которое обычно проводятся торжественные открытия конференций, разнообразные презентации, другие мероприятия разной степени формальности, а также «прелюдии» к официальным вечерним событиям - как пространство для неформального общения.
• После 20 часов - вечерние мероприятия, и к ним, если они носят официальный характер, нужно относиться особенно внимательно.
II. Поводы для официальных деловых мероприятий могут быть весьма разнообразными, например:
• вступление в должность;
• презентации новых проектов, продуктов, открытий и т. п.;
• завершение крупных проектов;
• удачное завершение деловых переговоров;
• уход на пенсию прежнего руководителя и многое другое.
10 правил организации презентаций
I. Презентация - это способ проведения официального делового мероприятия, но не прием. Ее суть -представление широкой общественности и партнерам своей фирмы или продукта, нового офиса или же очередного достижения компании.
II. Цели проведения презентации сугубо прагматичны - это развитие бизнеса, расширение круга партнеров, клиентов и т. п.
III. Для проведения презентации обязателен повод, который выбирают соответственно целям. Поводом могут служить: открытие нового офиса, ремонт старого, юбилеи, новые продукты и технологии и др.
IV. Для оповещения гостей о предстоящей презентации, времени и месте ее проведения, о ее теме используют письменные приглашения. Это - требование делового этикета.
V. Самая удобная форма - отпечатанные приглашения с просьбой подтвердить присутствие, так можно заранее узнать количество гостей.
VI. Официальная часть презентации длится не более 30—40 минут.
VII. Выступления должны соответствовать цели и теме презентации. Желательно сопроводить их демонстрацией образцов, фото- и видеоматериалов, слайдов и диаграмм.
VIII. После официальной части обязательно выделяют время для свободного общения участников, установления новых знакомств и контактов (незаменимый помощник - визитная карточка).
IX. В зависимости от ситуации и торжественности повода после официальной части презентации может быть организован какой-либо прием [18] («кофе-брейк», «фуршет», «бокал шампанского» или «коктейль»).
