Мария Хайнц - Семь навыков эффективных родителей: Семейный тайм-менеджмент, или Как успевать все. Книга-тренинг

Перед выполнением задания очень важно немного поднять настроение. Можно засечь время (пять минут) и посмотреть в Интернете позитивные картинки или короткий видеоролик, послушать любимую музыку. Позитивный настрой всегда улучшает качество работы. Поэтому лучше потратить несколько минут на улучшение настроения, а потом уже браться за дело.

Если вам, несмотря на настрой, трудно взяться за дело, подумайте: возможно, оно слишком большое, неподъемное. Разделите его на части и поставьте перед собой цель – сделать только одну часть. Например, вам нужно выучить текст на английском. Большой текст отпугивает, а первый абзац можно переварить без проблем. А когда первый выучите, остальное само собой пойдет.

Наш мозг любит свободу. И если мы ему досаждаем какими-то обязательными задачами, то он всячески сопротивляется их выполнению. В такой ситуации способно помочь возвращение свободы. Дайте себе возможность выбрать между двумя более-менее равнозначными по важности делами. Написать эссе для учебы в университете или сделать перевод для заказчика? Убрать на кухне или в детской? Это правило выбора с взрослыми работает так же эффективно, как и с детьми. Ребенок быстрее согласится одеться, если вы предложите ему выбор: «Красную или синюю шапку?»

Иногда для быстрого разгона нужно несколько физических упражнений или танцев под музыку, а кому-то требуется 15 минут сна.

Замечайте, что настраивает вас на работу, а что, наоборот, тормозит. Тяжелый ужин, отсутствие физической нагрузки, негативные эмоции – все это способно стать причиной долгого раскачивания. Но и в этих ситуациях можно использовать указанные выше методики для того, чтобы быстро и эффективно выполнить намеченное дело. Ищите наиболее подходящие вам средства разгона, и тогда вас будет не догнать!

Концентрация

Концентрация – это турбоускоритель. Сравните свой мозг с машиной. Расстояние от пункта А до пункта Б машина преодолевает гораздо быстрее, если не останавливается по пути. А если учитывать, что скорость ее постоянно увеличивается, вы можете представить, какое губительное воздействие оказывают остановки! Именно так работает мозг. Если вы даете ему возможность для концентрации, то вы сумеете достигать тех же самых результатов в два-три раза быстрее и качественнее, чем другие люди, которые этим навыком не владеют. Более того, люди, не умеющие концентрироваться, никогда не добираются до необходимых интеллектуальных высот и не имеют шанса достигнуть нужного результата. Если вы считаете, что природа обделила вас умением концентрироваться, попробуйте эти простые правила – и вы обгоните самых талантливых людей, не владеющих ими.

Выделение времени

Чтобы сконцентрироваться на нужной работе, необходимо выделить на это время. Учебу, другую интеллектуальную или творческую работу трудно выполнять с ребенком на руках. Именно поэтому для нее нужно использовать то время, когда дети спят или находятся под присмотром других людей. Вы сами решаете, сколько времени вам нужно. Будьте реалистичны в определении временных рамок, но используйте все свободные минуты именно на ту задачу, которую собрались выполнять. Можно позволить себе небольшой разгон, но не больше.

Специалисты по тайм-менеджменту утверждают, что лучшие временные рамки для концентрированной работы составляют от 50 минут до 1,5 часа. Вы и сами, наверное, замечали, что через какое-то время после концентрированной работы начинаешь смотреть на часы, в окно, заглядываешь в холодильник – хочется отвлечься. Если такие желания мешают вам концентрироваться в течение всей работы, нужно освободиться от внутренних отвлекающих факторов.

Одной из высокоэффективных систем концентрации признается система Pomodoro. Она предлагает концентрацию на одном деле в течение 25 минут, за которыми следуют 5 минут отдыха. 25 минут работы не вызывают у человека большого сопротивления, а 5 минут отдыха позволяют восстанавливаться и не уставать даже при больших объемах работы[17].

Освобождение от внутренних отвлекающих факторов

Чтобы сконцентрироваться на новом деле, нужно закончить предыдущее и освободить голову от мыслей о нем (а также от всех прочих мыслей). Не самая простая задача, но у тайм-менеджмента есть инструменты и на такие случаи. Простые четыре шага, чтобы освободить голову для важной работы:

1. Возьмите лист бумаги и запишите все дела, которые вам нужно сделать. Если вы эту работу выполнили вечером, то запишите дела, которые появились в течение дня. Определите, когда вы их сделаете. Отложите лист, но не далеко. Возвращайтесь к нему каждый раз, когда в голову опять придет мысль о каком-нибудь деле. Запишите ее и скажите делу «Пока!» на этом этапе. Если вы хотите сконцентрироваться на семье после работы, перед уходом из офиса запишите все задания, которые вам нужно сделать на следующий день на работе, чтобы ваш мозг вам больше о них не напоминал.

2. Если вы знаете, что не сможете приступить к работе, не выполнив какие-то мелкие дела, отведите себе 5–15 минут (в зависимости от времени, которое есть в вашем распоряжении) и выполните их настолько быстро, насколько возможно. Это высвободит вашу энергию на более важные задачи.

3. Когда вам нужно закончить какое-то дело, чтобы погрузиться в следующее, скажите себе: «У меня сейчас есть … часов (минут), чтобы сделать то, что я очень хотел(а) или что очень нужно сделать». Сформулируйте вслух, зачем вам то, что вы хотите сделать (вспомните о вашем главном мотиве). «Всего … часов (минут). Другого времени не будет». Закрывая дверь офиса, вспомните, что вы – босс собственной жизни, и скажите: «Работа на сегодня окончена, теперь начинается мое личное время».

4. Переключите внимание на то, что вас окружает, и на свои действия. Проговаривайте про себя: «Я включаю компьютер, открываю файл и начинаю читать то, что уже написано».

Эти четыре шага действительно работают. Мысленно пройдитесь по ним еще раз. Запишите на лист бумаги все дела, мысли о которых вас отвлекают. Это раз! Быстро выполните мелкие дела, которые крадут ваше внимание. Это два! Сконцентрируйтесь на запланированном деле и дайте себе понять, что другого времени, чтобы его выполнить, у вас не будет. Это три! Осознавайте то, что вы делаете. Это отлично помогает сосредоточиться на процессе. Это четыре!

Если вы выделили время и освободили голову от мыслей, но тут вдруг звонит подруга и начинает рассказывать об очередной ссоре с мужем, то как быть в этом случае?

Нейтрализация внешних отвлекающих факторов

Внешние отвлекающие факторы – это самые главные «воры концентрации». На этом по статистике теряется до половины времени. Понятно, что если маленький ребенок заплакал во время сна, то с этим ничего не поделаешь – нужно подойти к нему (хотя всегда можно немножко подождать, дети часто успокаиваются сами), но с другими отвлекающими факторами можно и нужно бороться как со злейшими врагами.

Если вы работаете за компьютером, выключите все социальные сети, электронную почту, программы, оповещающие о том, что пришло письмо, а если возможно, то и телефон. Телевизор, радио – это тоже отвлекающие факторы. Музыка может использоваться для настройки на интеллектуальную работу, но потом ее лучше выключить.

Если вы любите поговорить по телефону, то заранее включите автоответчик. Перезвоните, когда наступит время паузы и отдыха.

Только от вас зависит, сможете ли вы создать себе обстановку, подходящую для того, чтобы сконцентрироваться на работе. Будьте креативны в поиске решений. Чтобы не отвлекаться на Интернет, уйдите в какое-нибудь кафе, в котором нет Сети, и вы увидите, что потратите на выполнение задания гораздо меньше времени, чем обычно.

Правило законченного цикла

У многих родителей с появлением детей появляется привычка бросать недоделанное дело на полпути. Складывали белье после стирки в шкаф, маленький заплакал – побежали к нему. Маленького успокоили, побежали к плите. В итоге к концу дня может накопиться дюжина недоделанных дел, при одной мысли о которых болит голова. Даже когда дети подрастают и срочности в выполнении детских просьб уже нет, укоренившаяся привычка мешает сохранению порядка в доме, а также гармоничному внутреннему состоянию. Любое недоделанное дело – это энергетический вампир. Даже если мы заняты более важными делами, он сидит внутри и высасывает из нас энергию: «Надо доделать. Надо доделать…»

Если дело выполняется полностью, то взяться за следующее гораздо проще. Нас не тянут назад, не тормозят незавершенные дела. Поэтому очень полезно приучать себя к правилу законченного цикла. В самой простой форме оно звучит так: «У нас порядок такой: поел – убери за собой». То есть если где-то что-то разложили, разобрали, нарушили порядок, прежде чем взяться за следующее дело, нужно разобраться с этим. Конечно, бывают разные ситуации, но стоит стремиться к завершению каждого дела.