Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Многоточие:

• Показывает, что часть информации опущена (три точки в середине предложения, четыре – в конце).

В цитате: He said, «The deal was worth our serious attention in…M&A, but that the company needed to restructure».

В конце предложения: I told him that Arthur’s idea was a problematic one…

Кавычки:

• Показывают, что слово используется в необычном значении или в ироническом смысле.

Ирония: The team leader said the prototype was «almost» completed.

Выделения и смысловые акценты

Есть мысли более важные, а есть – менее важные. Тот, кто пишет e-mail, должен знать, как привлечь внимание к главному и как правильно разместить информацию. К счастью, в английском существует много способов выделения. Иногда они сочетаются хорошо, иногда не слишком. Так же как избыток сахара в чае мешает ощутить вкус, избыток выделений мешает получателю сосредоточиться. Это особенно актуально в деловом мире, где ценится сдержанность, а экспансивность настораживает. Используйте выделения с умом и помните – зачастую достаточно малого.

Компоновка текста:

• Основную смысловую нагрузку в e-mail несет первая фраза. Именно от нее зависит решение получателя: читать письмо или нет.

• Первая фраза абзаца передает его содержание. Это приманка для получателя, который просматривает текст.

• Выделить важные слова и фразы помогают пустые строки и пробелы.

Порядок абзацев:

• Первый и последний абзац привлекают больше внимания, чем середина текста: тот, кто пробегает документ глазами, и тот, кто читает его целиком, смотрят прежде всего в начало и в конец.

Заголовки:

• Заголовки могут быть такими интересными и содержательными, что получатель будет читать только их, пропуская абзацы.

Прописные буквы:

• Слово или предложение, написанное прописными буквами, привлекает внимание, но избыток больших букв – это крик.

Курсив/подчеркивание:

• Курсив/подчеркивание слов или предложений – традиционный способ выделения. Он уступил место большим буквам в неформальных письмах, но по-прежнему играет важную роль в официальной корреспонденции.

Жирный шрифт:

• Лучше всего смотрится в сочетании с другими способами выделения, например прописными буквами и курсивом. Впрочем, среди перечисленных вариантов некоторые отдают предпочтение именно жирному шрифту.

Отступы и красные строки:

• Отступы – еще один способ привлечь внимание к деталям. Чем больше в тексте отступов, тем выше детализация данных.

Повторения:

• Намеренное повторение слов или выражений – удобный способ выделения. Если три или четыре фразы начинаются со слов «Our company…» – это неизбежно привлечет внимание к компании. Повторения должны подкрепляться использованием параллельных структур, чтобы слово, к которому вы возвращаетесь, каждый раз появлялось в одинаковом грамматическом контексте.

Метафоры и образы:

• Используя метафоры и образные выражения, вы выделяете важное с помощью аналогии. К примеру, сравнивая умение писать письма с ездой на велосипеде, мы подчеркиваем, что речь идет о навыке, который нельзя утратить.

Конкретность:

• Конкретность помогает удерживать внимание адресата. Если отправитель утверждает, что ему нужно повысить зарплату, перечень личных достижений делает его доводы более убедительными.

Выбор лексики:

• Иногда литературные обороты и лексика, которые обычно не поощряются в электронной переписке, помогают акцентировать важные моменты. Характеризуя поведение коллеги как «inappropriate», я использую нейтральный термин для неприемлемого образа действий. Но, сказав, что поведение было «reprehensible», я даю понять, что оно действительно ужасно.

Цвет:

• В деловой переписке принят черный цвет шрифта. Он придает сообщению строгий и авторитетный вид. Кроме того, черный шрифт комфортен для глаз. Чтобы не показаться легкомысленным или инфантильным, помните: цветные шрифты или фон можно использовать только в особых случаях.

Разные виды выделения:

• Длинные письма и объемные вложения со сложной структурой требуют разных видов выделения. Каждый из них должен соответствовать определенной категории информации. К примеру, основные идеи выделяются жирным шрифтом, значимые детали – большими буквами, а важные замечания – курсивом. Такой подход поможет адресату быстро ориентироваться в тексте.

Как спрятать информацию:

• Лучший способ спрятать информацию – похоронить ее в тексте. Если вы поместите неприятные сведения в одно из придаточных сложноподчиненного предложения в длинном абзаце в середине документа, они будут замаскированы лучше некуда.

Функциональные типы речи

Функциональные типы речи – это различные стратегии изложения, которые появились в глубокой древности, когда ораторы могли в два счета убедить аудиторию в своей точке зрения и побудить ее к действию. Эти учителя красноречия использовали описание, истолкование и причинно-следственные связи точно так же, как делаем сегодня мы.

Такие стратегии позволяют не только донести информацию до адресата, но и получить ответную реакцию в виде определенных мыслей или действий. Эти методы не статичны. Они не похожи на жесткую структуру документа. Они подобны двигателю. Они поставляют энергию. С их помощью оратор передает информацию слушателю, а автор текста – читателю.

Чтобы определить в e-mail понятие «competence», используется метод дефиниции. Разные абзацы будут посвящены различным аспектам обсуждаемого понятия. В одном будет рассматриваться, к примеру, техническая сторона компетентности, в другом – этическая и так далее. Если задача письма – убедить адресата, что отправитель заслуживает повышения, нужна иная стратегия изложения. Она включает повествование (рассказ о достижениях сотрудника), описание (характеристику его личных качеств) и разъяснение (причины, по которым момент для повышения настал). Разъяснение могут иллюстрировать примеры. А фраза с примерами может содержать описание.

Перечисленные приемы комбинируются и переплетаются в самых разных сочетаниях, поэтому поначалу их использование может вызывать затруднения. На самом деле мы постоянно прибегаем к ним в разговорной речи, но делаем это непроизвольно. Если мы будем применять их сознательно, шансы добиться желаемого результата возрастут.

Овладевая навыками составления электронных писем, вы будете использовать эти приемы все более уверенно и эффективно.

Пространственный принцип 1: от панорамного изображения к деталям или наоборот.

Описывая в e-mail новый офис компании, начните с описания планировки помещений и закончите логотипом над входной дверью.

Пространственный принцип 2: по часовой стрелке или против нее.

Если вы описываете новую веб-страницу, начните с шапки, а потом двигайтесь слева направо.

Пространственный принцип 3: сверху вниз или снизу вверх.

Если в письме нужно описать структуру организации, начните снизу и двигайтесь вверх.

Принцип описания нематериальных объектов 1: от общих характеристик к частным или наоборот.

Если e-mail описывает новый программный продукт, начните с описания концепции и закончите номером телефона техподдержки.

Принцип описания нематериальных объектов 2: от самого важного к наименее важному.

Если e-mail подводит итоги сетевой конференции, начните с итогов совещания и закончите самым незначительным из списка намеченных мероприятий.

Хронология: цепь событий с временными маркерами (время, день, год), указанием их очередности (первый, второй, третий) или словами-связками (тогда, потом, в конце концов).

E-mail с подробным описанием сетевой конференции.

Процесс: этапы, описанные в определенной последовательности, которые дают конкретный результат.

E-mail с описанием корпоративной процедуры возмещения расходов, от подачи заявки до поступления денег на счет.

Причинно-следственная цепочка: описание происходящего с акцентом на логику развития событий.

E-mail с описанием карьерного пути, от стартовой позиции до места в совете директоров.

Взвешенное сравнение и противопоставление: объект A рассматривается более подробно, чем объект B.