Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

• Получатель должен ощущать, что отправитель позаботился о его комфорте.

• Прочитав письмо, получатель должен узнать нечто новое.

Как поздравить с личным торжеством

Свадьба

Mia,

Радостное событие

Энтузиазм

I’m writing to tell you how happy I am to hear your good news! Congratulations on your recent marriage. I’m certain it’s going to be a wonderful, new phase of life for you. I wish you all the best.

Chao Thorn Business Unit Manager Vector, Inc. [email protected] Награждение

Jess,

Радостное событие

Результат

Подтверждение доброй воли

Congratulations on your Better Business For The New Economy nomination! This is a fitting tribute to your accomplishments here at Vector and in the community. I am very happy that your achievements have been acknowledged by your business peers. I am forwarding the announcement of your nomination to Vector Direct so readers on the intranet can applaud your accomplishment, too.

Colin Corel Director, Operations and Strategy Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Позвольте себе пару восклицательных знаков

В поздравительном письме не обойтись без восклицательных знаков. Подчеркивая эмоции – приятное удивление и восторг, – этот знак препинания задает теплый сердечный тон, не свойственный, к примеру, точке с запятой.

Восклицательный знак в начале письма придает тексту радостно-приподнятую интонацию, а в конце – помогает завершить речь на позитивной ноте. Восклицательные знаки ставятся после комплиментов, добрых пожеланий или выражения сильных эмоций. Это что-то вроде дружеского хлопка по плечу – от него становится хорошо на душе.

Но, опять-таки, не переборщите. Избыток восклицательных знаков вызывает обратный эффект, заставляя усомниться в искренности отправителя.

Говорите по существу

Если вы пишете поздравительное письмо, достаточно трех-четырех фраз. Упомяните причину торжества, выразите свою радость и отметьте значимость события. Если оно связано с работой, подчеркните, что усердие вознаграждается. Завершите e-mail добрыми пожеланиями.

Не выпячивайте свое «я»

Если вы поздравляете человека с личными достижениями или семейным торжеством, говорить о себе – дурной вкус. Ссылаться на личный опыт уместно, если у другого случилась неприятность. Если в чужой жизни произошло радостное событие, не нужно привлекать внимание к своей персоне, чтобы не показаться завистником или эгоистом.

Делитесь хорошими новостями

Некоторые трубят о своих достижениях на каждом углу. Но одно дело – похваляться своими победами, другое – радоваться успехам ближнего. Рассказывайте коллегам о чужих успехах. Такая информация распространяется через новостные рассылки, публикации в корпоративной сети, выступления на совещаниях. Люди будут признательны за внимание к их достижениям и за то, что вы укрепляете командный дух в компании.

Как сказать спасибо

Рождественский подарок

Heraton,

Выражение признательности

I want to thank you for the wonderful Christmas gift you left in my office. The Calendar of Ancient Monuments and Antiquities is perfect! Please know that your kind thoughtfulness is appreciated.

Catherine Heally Compensation Analyst Vector, Inc. [email protected] Подарок-экспромт

Sergio,

Выражение признательности

This is just to thank you for the playoff tickets. I wasn’t aware that you knew of my fanaticism in this area! I’ll give you a full report after the game. Thanks again.

Anya Ralavitch IT Systems Coordinator Vector, Inc. [email protected] Помощь на рабочем месте

Camille,

Выражение признательности

Обещание

I want to thank you for loaning me your backup computer yesterday. I was in a real jam in terms of the Strategic Initiatives deadline, and you saved the day. Please count on me to do you a good turn when you need it.

August Rollins Business Strategy Consultant Vector, Inc. [email protected]

Помощь на рабочем месте

Bill,

Ситуация

Выражение признательности

Thanks for covering for me at work yesterday. I was so ill from the bad food at the buffet that there was no way I could even sit at my desk. The timing could not have been worse. Please know that I really appreciated your help!

Dorothy Worden Sales Management Director Vector, Inc. [email protected]

Инструменты

Благодарите кратко

Структура благодарственного письма проста. Если вы говорите «спасибо» за подарок, упомяните подаренную вещь, дайте понять, что вы оценили ее, и в заключение еще раз выразите свою признательность.

Если вы благодарите за услугу, структура письма аналогична: назовите оказанную услугу, подчеркните важность помощи и еще раз поблагодарите в конце.

Двух фраз недостаточно

Мало просто упомянуть подарок или услугу, а потом сказать спасибо. Дайте адресату понять, что вы оценили его благородный жест. Даже если вам преподнесли пресловутый галстук, который вы никогда не наденете. Найдите у него достоинства, которые заслуживают похвалы. Или расскажите, почему помощь адресата была важна для вас. Если вы не напишете пару теплых слов о подарке или услуге, вы рискуете показаться нелюбезным, а ваша благодарность будет выглядеть формальной.

Социальные навыки – ключ к успеху

Чтобы написать благодарственное письмо, нужно всего несколько минут, но в памяти адресата оно останется на годы. Вы наверняка хотите, чтобы вас считали учтивым человеком с хорошими манерами, а не самовлюбленным невежей. Если кто-то не пожалел сил и времени, чтобы сделать вам приятное или оказать помощь, выразите ему признательность. Не нужно думать: «Ларри знает, что я в восторге от новой ручки!» или «Я сказал тебе “спасибо” по дороге в офис – этого вполне достаточно». Чтобы ваше «спасибо» заметили, отправьте его письмом. Так вы упрочите деловые отношения с коллегами, которые и впредь будут с удовольствием помогать вам.

Письмо – это не только мышление

Письмо – это сложный психофизиологический процесс. В нем участвуют многие мышцы тела, органы зрения и слуха. Внутренний голос проговаривает то, что пишет рука, а внутреннее ухо слушает эту речь.

Краткий грамматический справочник

Особенности языка e-mail

Английский в e-mail отличается от языка, который вы учили в школе и видите в прессе. Основная задача электронной почты – быстрый обмен информацией, поэтому здесь нет места литературному языку в привычном смысле слова. Язык e-mail ближе к разговорной речи, чем к газетам и учебникам. Сложные предложения и приподнятый тон уступают место будничным интонациям и кратким фразам, порой из одного слова. Тому, кто пишет e-mail, нужно соблюдать несколько общих правил. Вот некоторые из них.

• Сформулируйте главную мысль письма в первом предложении.

• Делайте абзацы короткими.

• Оставляйте пустые строки между абзацами – это поможет адресату ориентироваться в тексте.

• Снабдите фрагменты текста заголовками – это сделает письмо удобным для просмотра.

• Начинайте каждый абзац с самого важного, а затем переходите к подробностям.

• Старайтесь, чтобы фразы были короткими.

• Используйте предложения из одного слова.

• Следите, чтобы фразы имели простую структуру: подлежащее, сказуемое, дополнение.

• Не бойтесь местоимения «I».

• Выбирайте простые общеизвестные слова.

• Будьте лаконичны.

• Не скупитесь на тире (–).

• Не злоупотребляйте специальной лексикой.

• Избегайте сокращений, принятых в чатах и СМС.

• Избегайте украшательства и неуместных визуальных эффектов.

• Помните, прочесть ваше письмо может кто угодно.

Структура предложений

Грамматисты до сих пор затрудняются точно и однозначно определить, что такое предложение. Обычно в предложении есть подлежащее и сказуемое. Но электронная почта изменила наше видение предложения. В e-mail все чаще употребляются фразы нетрадиционного вида. Фактически идет замена структур письменной речи разговорными. Если фраза соответствует нормам разговорной речи, скорее всего ее можно использовать в электронной переписке.

Простейшие варианты

Вот предложения, которые широко используются в e-mail.