Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Если в спешке вы не структурировали текст e-mail должным образом, вы показываете, что цените свое время выше, чем время адресата. Ему придется самому отыскивать в письме главное.

Если вы не проверили письмо перед отправкой, чтобы исправить мелкие недочеты, адресат понимает, что вас не заботит его комфорт. Он будет сам отыскивать ваши ошибки.

Не забывайте, что коммуникация – это двусторонний канал. Если вы не постарались изложить свои мысли понятно и просто, вы перекладываете свою ношу на адресата. Это выставляет вас не в лучшем свете.

Как выразить соболезнования

Соболезнования коллеге

Alyce,

Соболезнования

Конкретное предложение

I am deeply sorry to hear of your loss. Donal’s passing must have been a shock. Give yourself time to recover. If I can take over any of your workload, please know that I am ready to do so. You are in my thoughts.

Mica Lair Creative Services Coordinator Vector, Inc. [email protected] Соболезнования супругу / родным скончавшегося коллеги

Jenn,

Соболезнования

Воспоминания

Формула вежливости

I want you to know how badly I feel at this difficult time. Everet’s loss saddens us all. He was a close colleague, one who I will miss daily. I will always remember his consideration toward his coworkers and his elevator jokes, which make me smile even now. Please accept my deepest condolences.

Dowa Anaganostopolus Financial Analyst Vector, Inc. [email protected]

Совет

Выразите соболезнования как можно быстрее

Краткое письмо с соболезнованиями отправляют сразу, как только стало известно, что человек скончался. Если прошло более суток, письмо должно быть более длинным. Если вы узнали о случившемся уже после похорон, отметьте это в e-mail. Тогда ваше поведение не будет истолковано превратно.

Не упоминайте причину смерти

Достаточно написать «loss» или «passing». Не стоит вдаваться в подробности случившегося, особенно если человек скончался после длительной тяжелой болезни.

Расскажите о своих отношениях с покойным

Если вы были хорошо знакомы с покойным, выражая соболезнования, расскажите о вашей дружбе. Если вы не знали покойного, но знакомы с его близкими, проявите внимание к ним.

Вспомните покойного добрым словом

Смерть тесно связана с памятью. Близкие хранят в памяти теплые воспоминания о покойном и делятся ими после утраты. Выражая соболезнования, вспомните жизнь ушедшего, хорошие поступки, которые он совершил, расскажите, чем и когда он помог вам.

Если ваши отношения были достаточно тесными, вы можете рассказать две-три истории про светлые моменты в вашем совместном прошлом. Это поможет вам пережить потерю и даст близким покойного почувствовать, что он оставил след в жизни других людей.

Разделите горе близких

Признайте, что случившееся – тяжелая утрата. Сообщите близким, что разделяете боль потери. Если вы промолчите, потрясенный чужой бедой, это не облегчит страдания скорбящих. Выразив сочувствие, вы облегчите их ношу.

Предложите посильную помощь

Обязательно предложите нечто конкретное. К примеру, взять на себя обязанности коллеги, пока тот отсутствует, или привезти ему домой нужные вещи. И не забудьте сделать то, что предложили.

Отправьте цветы или пожертвуйте деньги на похороны

Но помните: это не заменяет выражение соболезнований! Чтобы отдать дань уважения покойному, вы должны написать скорбящим.

Не ждите благодарности за цветы, деньги или соболезнования

У людей, на которых обрушилось горе, не всегда есть время и силы отвечать на письма. Это не значит, что ваше участие осталось незамеченным. Даже в минуты страшных потрясений человек способен оценить искренние соболезнования друзей и знакомых. И заметить, кто остался в стороне.

Спустя некоторое время позвоните или напишите еще

Потеря близкого – это рана, которая затягивается очень медленно. После похорон боль становится еще острее. Короткое письмо или звонок, которые напоминают скорбящим, что про них не забыли, очень важны, даже если вы не друг семьи. Это еще раз показывает родным покойного, что он остался в сердцах друзей и знакомых.

Важность структуры

Структура помогает отправителю расположить информацию в правильном порядке, а адресату – быстро найти нужные сведения.

Как пожелать скорейшего выздоровления

Хирургическая операция

Sal,

Выражение сочувствия

Подтверждение доброй воли

I just found out that you’ve had to undergo surgery. I imagine it isn’t much fun! Do what the doctors say, and you’ll recover soon. We’re holding down the office until you get back. Let me know how you are when you get a chance.

Victor Naples Market Concept Analyst Vector, Inc. [email protected] Несчастный случай

Jay-Lin,

Слова поддержки

Ободряющее замечание

Подтверждение доброй воли

I was surprised to learn that you’ve broken your leg during your skiing trip. Hap told me though that the outlook is quite favorable, and that you should make a full recovery in the coming weeks. If you’re as good at mending bone as you are at crunching numbers, I’m sure you’ll be back in the office in no time. Until then, let me know if I help with the telecommute.

Fran Suki Financial Officer Vector, Inc. [email protected] Болезнь

Homer,

Выражение доброй воли

Ободряющее замечание

I am so sorry to hear of your recent illness. If there’s anything I can do to help at work or at home, please don’t hesitate to let me know. Be thankful that you’ve at least been given a reprieve from the budget meeting on Friday! I wish you a rapid recovery.

Nan Ventoux Deputy Director, Information Manager Systems Vector, Inc. [email protected]

Совет

Дорога ложка к обеду

Иногда люди оправляются от болезни быстрее, чем можно ожидать. Если вы будете тянуть время, вместо пожеланий скорее поправиться вам придется поздравлять со скорым выздоровлением.

Не путайте сочувствие с жалостью

Грань между сочувствием и жалостью тонка. Сочувствие вызывает у нас положительные эмоции: Эдит беспокоится обо мне, Антонио написал мне письмо, Мэтт заметил, что меня нет на работе.

Жалость производит обратный эффект – мы испытываем печаль и неловкость. Не переборщите с сочувствием: дайте понять, что вы в курсе дела, но не муссируйте детали, рассуждая о боли и страданиях.

Предотвратить смерть или внезапные невзгоды не в нашей власти. И все же бытует мнение, что человек сам виновен в своей болезни, ибо подсознательно желал ее. Разумеется, это вздор, тем не менее болезни часто сопутствует чувство вины.

Особенно тяжело переживают болезнь трудоголики. Физическая слабость и уязвимость – тяжелое испытание для амбициозных и энергичных натур. Поэтому достаточно упомянуть о болезни вскользь, не вдаваясь в подробности. Пусть адресат не беспокоится, что коллеги будут обсуждать натуралистические детали его болезни.

Если возможно, сделайте ободряющее замечание

Если вы напишете нечто вроде: «Жаль, что тебя не было на совещании по бюджету», – это порадует адресата и поможет ему отвлечься. Шутливое легкомысленное замечание, брошенное мимоходом, напоминает человеку, что рано или поздно невзгоды останутся позади.

Предложите свою помощь, даже если вы знакомы не слишком близко

Лучше всего предложить что-то конкретное: привезти документы из офиса, сделать важный телефонный звонок, купить свежевыжатый фруктовый сок. Если вам неловко предлагать определенные услуги, ограничьтесь стандартным «if you need anything, let me know». Возможно, ваша помощь не понадобится, но адресат оценит ваши добрые намерения.

Для получателя, не для отправителя

• Получатель должен быть способен понять e-mail.

• Получатель должен уметь быстро найти в письме главное.

• Получатель не обязан заниматься дешифровкой невразумительных писем.

• Получатель не обязан просить разъяснений у отправителя, который не умеет внятно излагать свои мысли.

• Получатель заслуживает уважения – не заставляйте его читать многократно повторяющиеся мысли и фразы.

• Получатель заслуживает уважения – не отправляйте ему текст с грамматическими ошибками.