Грем Олкотт - Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

«Совещания просто незаменимы, когда не хочется ничего делать».

Однажды я почувствовал, что совещания в нашей компании стали проводиться чаще обычного. Мой ежедневник пестрел записями: «полчаса на обсуждение этой проблемы». Иногда к моменту наступления этого «получаса» моя помощница обнаруживала, что кроме названия ничего больше нет. Никто не помнил, зачем вообще был назначен этот разговор. Поставить диагноз оказалось очень просто. У меня были две напряженные недели. Когда люди задавали мне вопросы, я откладывал решение, просто, потому что у меня не было сил дать им немедленный ответ. Поэтому я говорил: «Мне нужно об этом подумать. Давайте назначим получасовой разговор и там примем решение, хорошо?»

На первый взгляд я поступал вполне разумно: совещание обещало быть коротким, назначенный срок стимулировал принятие решения и анализ проделанной работы. На самом деле это было пустой тратой времени и сил. Как бы ни было это тяжело, старайтесь принимать решения сразу же. Избавляйте себя от лишних встреч и переговоров. Умение слушать своих коллег на месте – качество более полезное, чем привычка откладывать решение до сбора целого совещания.

ВМЕСТО ОРГАНИЗАЦИИ СОВЕЩАНИЯ ДЕЛАЙТЕ ЧТО-ТО ДРУГОЕ

«Разница между творчеством и обсуждением инноваций – это разница между рассуждениями о том, как что-нибудь сделать, и реальным действием».

Это сразу же повысит вашу продуктивность. Просто говорите «нет». Удовлетворяйте потребность в социальном контакте иным образом. Мы собираемся по самым разным причинам, но всегда есть лучший способ провести те самые полчаса или полдня, чем тратить время и внимание на совещание, которое, честно говоря, никому не нужно.

НЕ НАДО ТЯНУТЬ

Если можно решить проблему без проведения множества переговоров и совещаний, сделайте это. Помните, всегда лучше потом извиниться, чем заранее просить разрешения.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Хотя при необходимости скоординировать работу группы людей наше первое желание – собрать их в одной комнате, на самом деле гораздо проще использовать для той же цели электронную почту. У почты есть дополнительные преимущества: пытаясь достичь согласия или получить разрешение на действие, человек, принимающий решение, скорее найдет нужный ответ, если ему не придется придумывать поводы для того, чтобы этого не делать.

Электронную почту часто недооценивают. Метод мозгового штурма эффективен, потому что дает возможность собрать множество идей от большого количества людей. Потом эти идеи объединяются в нечто большее, чем просто сумма частей. Электронная почта может сыграть свою роль в этом процессе: с помощью почты можно быстро собрать лучшие идеи от каждого – и на это уйдет пять минут, а не целый час, проведенный в душной комнате. Такой вариант всем понравится. Если в конце обмена электронными письмами вы так и не получите решения, на какое рассчитывали, всегда можно разослать всем еще одно письмо с перечислением лучших идей и предложением их обдумать. А если и тогда решение не будет найдено, то можно будет собрать нескольких человек (тех, чьи идеи были наиболее интересными) для короткого совещания.

ТЕЛЕКОНФЕРЕНЦИЯ

Хотя это практически равносильно совещанию, проводимому в одном помещении, хорошо организованная телеконференция почти всегда занимает вдвое меньше времени, чем хорошо организованное совещание. Люди больше сосредоточены на основной теме. Поскольку во время телеконференции труднее вскочить и высказать свое мнение, люди более тщательно взвешивают свои замечания и идеи. Такие сервисы, как Skype, постепенно вытесняют обычные совещания из корпоративной культуры. Думаю, это к лучшему.

КОЛЛЕКТИВНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Такие технологии, как Google+ или сайты wiki, приобретают все большую популярность. Преимущество их понять несложно: если вы работаете над документом или идеей, то можете привлечь к этой работе тех, кого пригласили бы на совещание – например, руководителя финансового отдела. В подобной ситуации человек может пропустить все обсуждения, не относящиеся к его сфере компетентности, и сосредоточиться только на финансовом аспекте проекта.

ЗАХВАТ СТОЛА

Овладейте искусством захвата стола! И тогда вам не придется встречаться с людьми, чтобы попросить у них разрешения или спросить их мнение. Захват стола происходит двумя способами – запланированным и незапланированным. Запланированный способ более вежлив: отправьте короткое электронное письмо: «Привет, я работаю над проектом, и мне нужен твой совет. Ты будешь в офисе сегодня или завтра? Я заскочу, и мы поболтаем». Если ответа нет или вам кажется, что человек вас избегает из-за каких-то проблем, прибегните к незапланированному способу: просто подойдите к его столу.

Когда вы окажетесь за одним столом, эффективность общения заметно возрастет. Вы стоите над ним в очень неудобном положении. Кроме того, вы отвлекаете одного-двух коллег. Они это знают и постараются избавиться от вас как можно быстрее, поскольку в такой ситуации всем неудобно. В конце концов, вы получите сообщение по электронной почте, которое ваш собеседник с удовольствием напишет в тишине и покое, избавившись от вашего общества. А вы избавите себя и его от нужды тратить полчаса на совещание, в ходе которого половина времени уйдет на вводную часть.

РАССЫЛКА ЭЛЕКТРОННЫХ ПИСЕМ

Для эффективного общения и рабочего настроя очень важно, чтобы все члены команды работали в одном темпе и были в курсе дел друг друга. Это жизненно необходимо большинству компаний, где «радар новых возможностей» у каждого работника постоянно включен и работает на полную силу. Электронная почта – прекрасное средство, позволяющее держать всех в курсе. По внутренней связи человек может разослать другим членам команды информацию о своих достижениях. Это гораздо удобнее, чем собирать всех в одной комнате и целый час об этом рассказывать. Кроме того, много интересного можно узнать, столкнувшись с коллегами в коридоре или собравшись выпить в пятницу вечером.

КОРИДОРНЫЙ КОНСЕНСУС И УПРАВЛЕНИЕ ВО ВРЕМЯ ПРОГУЛКИ

Управление во время прогулки – фантастически полезное средство для любого менеджера, обладающего навыками общения, но не имеющего времени. Это очень просто, хотя эффективно использовать такой прием может не каждый. Раз в день или два-три раза в неделю прогуливаясь по этажам, вы даете людям возможность поговорить с вами. В такой ситуации можно пообщаться не только с членами своей команды, но и с теми, кто не находится в вашем подчинении, но в чьем опыте вы нуждаетесь. Я видел, как прекрасные руководители делали это, не имея под рукой ни блокнота, ни смартфона. Но если у вас, как и у меня, память, словно сито, не бравируйте: возьмите с собой блокнот и запишите все мысли и идеи, которые возникнут в результате такого общения. Когда у вас выдастся свободное время, составьте список тех людей, с которыми рассчитываете встретиться, когда будете прохаживаться по коридорам, и список проблем, которые можно было бы обсудить. Такая «прогулка» должна стать постоянной частью основного списка действий. Если вы все сделаете правильно, то она принесет вам не только профессиональную, но и социальную помощь. Кроме того, потратив менее получаса, вы сможете обсудить полдесятка важных проблем.

ЕЖЕДНЕВНЫЕ «ПЯТИМИНУТКИ»

Это своеобразная уловка, хотя по сути своей это настоящее совещание! Существует множество книг, в которых обсуждается идея коротких ежедневных совещаний. Мне больше всего нравится книга Верна Харниша «Правила прибыльных стартапов», в которой рассказывается о том, что лидерство в развивающемся бизнесе – это «1 % видения и 99 % дисциплины». Одна из разновидностей дисциплины – это умение напоминать всем об основных целях, на которых следует сосредоточиться. Именно этому и посвящены ежедневные обсуждения. Такие совещания длятся не более 15 минут, но избавляют от нужды организовывать другие встречи и совещания, поскольку очень просты по форме и регулярны. Я каждый день провожу такую «пятиминутку» со своей командой (мы обычно сидим, но если народу много, то можно собраться в углу комнаты, в коридоре или там, где всем хватит места). На такой «пятиминутке» мы ежедневно задаемся пятью вопросами: