Грем Олкотт - Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

1. Что хорошего?

2. Над чем сегодня работаем?

3. Насколько мы продвинулись на пути к тому, чтобы занять ведущее положение в своем бизнесе?

4. Какие проблемы?

5. Готовы ли мы к завтрашней «пятиминутке»?

Правил здесь немного, но пару советов я все же дам. Во-первых, все затронутые проблемы, на решение которых требуется больше минуты, решаются после «пятиминутки». Во-вторых, «пятиминутки» проводятся ежедневно в одно и то же время (в нашей компании Think Productive мы собираемся в 9.40, чтобы в те дни, когда в 10 часов начинается семинар, я успел подготовиться к нему, принять участие в «пятиминутке» и вовремя появиться в учебном классе, имея 5–10 минут в запасе). Мы ведем нашу «пятиминутку» по очереди. В хорошие дни наша «пятиминутка» действительно занимает пять минут, но никогда не длится дольше пятнадцати.

КАК УКЛОНИТЬСЯ ОТ ЧУЖИХ СОВЕЩАНИЙ

«Когда говоришь «да» другим людям, убедись, что тем самым не говоришь «нет» самому себе».

Все, о чем мы только что говорили, помогает нам избавиться от множества непродуктивных, требующих много времени совещаний. А что делать, если организатор совещания – не вы? Когда кто-то приглашает вас на совещание, кажется, что отказаться невозможно. Вы испытываете чувство вины – и соглашаетесь. Но если вы знаете, что совещание совершенно бесполезно для вас, что вы даром потратите драгоценное внимание и время, то поступите, как истинный ниндзя: уклонитесь.

«У МЕНЯ ЕСТЬ БОЛЕЕ ВАЖНЫЕ ДЕЛА»

Конечно, это правда, но не стоит говорить именно так. «Мне нужно срочно закончить проект Х», «Мой начальник попросил меня посвятить эти дни исключительно проекту Y». Не грубо, но вполне безжалостно.

«В ЭТО ВРЕМЯ Я ЗАНЯТ»

Удобная фраза, особенно если вас приглашают на совещание «для украшения», а не по серьезной причине (чаще всего так и бывает – поскольку люди, которые организуют совещание, сосредоточены только на выполнении своей задачи и совсем не думают о вашем времени и внимании).

«Я НЕ СМОГУ ПРИСУТСТВОВАТЬ, НО…»

Вместо того чтобы идти на совещание и тратить час-два своего времени, потратьте пять минут на то, чтобы узнать тему, и изложите свои соображения в письме. Это позволит вам внести свой вклад и защитить свое время и внимание. Чаще всего организаторы совещаний ценят такое внимание к затронутой теме.

«МОЖЕТ БЫТЬ»

Этот прием особенно хорошо работает с Outlook, где можно использовать опцию «возможно, я буду присутствовать». Не считайте себя обязанным объясняться – вы изъявили свою готовность, но подобную фразу обычно истолковывают так: «Я постараюсь прийти». На самом деле вы скорее всего постараетесь не приходить. Могут использоваться также вербальные или электронные эквиваленты этой особой кнопки.

Возможно, вы, прочитав мои советы, подумали: «Ну, если все будут так поступать, нам никогда не собрать ни одного совещания. А нам же нужно взаимодействовать, иначе наша организация попросту рассыплется». И в этих словах есть своя правда. Подобные приемы уклонения следует использовать лишь при необходимости. Однако не забывайте, что оспаривать статус-кво бывает очень полезно. Как бы то ни было, если вы начнете использовать уловки настоящего ниндзя, то поразитесь тому, насколько редко люди будут замечать, что вы уклоняетесь от совещаний.

Хорошее совещание может изменить мир

Порой бывают моменты, когда решить проблему может только реальное совещание. Вот несколько ситуаций, где совещание будет наилучшим выбором. Тогда – и только тогда – вы можете спланировать самое продуктивное совещание своей жизни.

«80 % профессиональных бизнесменов считают, что можно позитивно повлиять на результаты совещания с помощью правильно выбранного качественного печенья». (Опрос в гостиничной сети Holiday Inn, 2008)

ВСТРЕЧАЙТЕСЬ НА НЕБЕ, НЕ НА ЗЕМЛЕ

Совещания нередко портит то, что люди используют их для детальных обещаний, а не для решения глобальных проблем, таких как:

✓ Каким должен быть общий подход?

✓ Если противопоставить это тому, то что лучше выбрать?

✓ Кого мы пытаемся удовлетворить этим решением?

✓ Что важнее – качество или цена? Когда ответ на этот вопрос изменится?

Это вопросы небесного уровня, основанные на стратегическом мышлении и умении видеть картину в целом. Найдите ответы на них – и можно будет действовать, не собирая нового совещания для прояснения мелких деталей.

«Верблюд – это лошадь, дизайн которой выбирал комитет».

СОБИРАЙТЕСЬ, КОГДА НУЖНО РАЗРЕШИТЬ ЭМОЦИОНАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ

Нет смысла прятаться за электронными письмами, когда принятие определенных решений требует общения с глазу на глаз. Но хочу предупредить: решайте эмоциональные проблемы только в том случае, если они важны для вас. Если Джон проработал в компании 27 лет, а сейчас его должность оказалась ненужной, это важно. Если Бил собирается устроить истерику из-за того, что вы отдали предпочтение не тому дизайну, который он выбрал, это не важно. Пусть устраивает истерики кому-нибудь другому. Желательно дома.

СОВЕЩАНИЕ ДОЛЖНО СОЗДАВАТЬ ИМПУЛЬС, ПОТОК, ЭНЕРГИЮ

Начинайте проекты с «вступительного совещания». Главная цель такой встречи – сплотить команду и подготовить ее к следующему этапу проекта. На совещании нужно создать атмосферу momentum, ощущение потока и силы – благодаря этому дальнейшее сотрудничество будет более эффективным и гармоничным. Поскольку основная задача – завязать личные контакты и сблизить участников проекта, то такие совещания можно проводить в оригинальной обстановке. Наберитесь смелости и пригласите всех в соседний боулинг или ресторан.

Как добиться магической встречи

Если вы нашли себе оправдания и уклонились от 60–70 % совещаний, а также сократили число собственных совещаний процентов на 90, осталось лишь сделать эффективными немногие оставшиеся. Ставки в этой редкой игре чрезвычайно высоки. В свое время мне довелось побывать на нескольких подобных совещаниях. Надеюсь, мне тоже удалось провести пару достойных совещаний, но об этом судить другим, а не мне!

Одну из замечательных встреч, на которых я присутствовал, проводил Мартин Фаррелл, настоящий маг и волшебник из нашей компании, верный друг и заслуживающий доверия коллега. Именно Мартин познакомил меня с самым замечательным принципом совещаний, какой только мне доводилось слышать. Этот принцип предложили Лоис Грессл и Джордж Гавлински – они вместе с Мартином работали над книгой «Совещаемся вместе». Принцип этот заключается в континууме 40–20–40.

Континуум 40–20–40

Если вам понадобится провести совещание и вы хотите, чтобы оно прошло успешно, используйте континуум 40–20–40. Это значит: 40 % внимания сосредоточьте на подготовке и обеспечении совещания до его начала; 20 % внимания можно посвятить самому совещанию – времени, когда все участники будут вместе; а затем 40 % внимания следует посвятить реализации решений.

Как любое золотое правило, этот принцип кажется простым и даже, на первый взгляд, очевидным. Однако на деле им пользуются редко – потому что это нелегко. Нам хочется уделить все свое внимание самому совещанию: какой должна быть повестка, как построить весь процесс и т. п. На самом деле гораздо важнее найти правильное место, подготовить персонал и все точно организовать. Чтобы совещание действительно принесло плоды, надо внимательно проследить за всем, что произойдет после.

40 % – подготовка

Правильно готовьте совещания – я имею в виду, по-настоящему правильно! Только тогда вам удастся добиться настоящей магии. Вы должны продумать все аспекты подготовки, и я уверен: это займет у вас гораздо больше времени, чем вы ожидали. Конечно, следует напечатать повестку дня, обеспечить все необходимые документы и информационные материалы. Очень важно позаботиться о печенье! Но еще важнее задолго до начала совещания все продумать самым тщательным образом. Главная задача – не в том, чтобы потратить на совещание минимум внимания и времени. Главное – получить максимальную отдачу от своих вложений. И вот несколько ситуаций, в которых хорошая подготовка приносит прекрасные плоды.