Грем Олкотт - Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело

Упражнение: тактические приемы, методы принятия решений и мои привычки

Просмотрите список тактических приемов и отметьте: 1) те, которые вы уже используете; 2) те, что намерены активно использовать (и когда); 3) хотели бы испробовать когда-нибудь в будущем; 4) не уверены, но, возможно, попробуете и 5) те, что кажутся вам бессмысленными и никогда не появятся в вашем Еженедельном контрольном списке.

А вы – ниндзя?

✓ Ниндзя безжалостен в отношении своих действий. Он использует оригинальный подход, чтобы найти самые быстрые, самые простые и самые эффективные способы выполнения своей работы.

✓ Ниндзя выполняет работу в состоянии расслабленного дзен-спокойствия.

✓ Ниндзя подвижен и гибок, поскольку всегда готов и во всеоружии, что позволяет ему выполнять свою работу максимально эффективно.

10. Управление проектами и встречами в стиле ниндзя

«Давайте не волноваться заранее, а заранее думать и планировать!»

Что такое проект?

Итак, вы разобрались с папкой «Входящие» и очистили ее, организовали всю свою информацию, прояснили все вопросы, подготовили списки действий и контрольные списки и можете приступить к раскладыванию вишенок на пирожные. Осталась последняя проблема – другие люди. Работа с людьми может доставить величайшую радость, но она же способна стать одной из самых неприятных сторон вашей деятельности. В этой главе мы с вами поговорим, как справиться с этой проблемой. Сначала мы обсудим, как она может повлиять на вашу способность к завершению групповых проектов, а затем более детально рассмотрим, как использовать способности других людей для повышения эффективности и результативности встреч и совещаний в стиле ниндзя.

Если говорить упрощенно, то проект – это то, что вы должны завершить и для чего требуется более двух этапов (действий), а дата завершения отстоит от сегодняшнего дня больше, чем на неделю. Это довольно широкое определение, но я дал его сознательно. Все, что можно назвать проектом, попадает в ваш список проектов, поэтому чем шире определение, тем ближе ваш список проектов к полному списку всего, над чем вы работаете.

В этой книге основное внимание мы уделяем управлению действиями – и тому есть причина. Сосредоточенность на действии создает благотворную сосредоточенность на выполнении. Однако управление проектами – не менее важный навык. Проекты придают нашим идеям и действиям ощущение структуры и цели. Сами по себе действия могут быть хаотичными, а в рамках проекта те же действия способствуют прогрессу.

Оглядитесь вокруг. Все, что вы видите, потенциально может быть проектом. Очень эффективно воспринимать отдельные задачи (и даже увлечения и разрешение семейных споров) как проекты. Ниндзя постоянно ищет новые проекты. И тогда можно собрать и зафиксировать идеи и разобраться с ними на этапе организации. В результате у нас получается проект, который поддается управлению. Все, что нас окружает, может стать проектом – и тогда начнется настоящее волшебство.

На самом деле более традиционное определение проекта родилось из старого и болезненного опыта. Проектами мы считаем сложные задачи, которые оценивают другие люди. Мы считаем их тяжким трудом – возможно, нам вспоминаются скучные и неуклюжие школьные проекты, где процессы размышлений и планирования перевешивали процессы действия и достижения. Мы вспоминаем профессиональных менеджеров проекта, этих неприятных людей, чья работа, похоже, заключается лишь в том, чтобы приставать, надоедать и действовать на нервы.

Кроме широкого определения проекта, мне хотелось бы предложить вам значительно более простой подход к осуществлению большинства проектов. Все то, о чем мы уже поговорили в этой книге, и особенно привычка к улавливанию необходимой информации, упорядочиванию, организации и обзору, дает вам возможность во время составления Еженедельного чек-листа регулярно использовать очень эффективный, но в то же время легкий подход к управлению любым проектом. Каждую неделю вам нужно просто анализировать все проекты, определяя необходимые конкретные действия и включая их в основной список действий. Делая это, вы будете одновременно проверять состояние всех реальных проектов и вносить изменения в список проектов – добавлять новые, удалять завершенные или те, работу над которыми следует прекратить.

КАК УПРАВЛЯТЬ ПРОЕКТАМИ, НЕ ПРЕВРАЩАЯСЬ В МЕНЕДЖЕРА ПРОЕКТОВ

Старые методы управления проектами, как и прежние списки дел, редко бывают продуктивными в современных условиях. Чаще всего они сводятся к чрезмерно детализированному планированию при отсутствии регулярного обзора и поправок. Когда мир меняется (а это происходит постоянно!), проект не может быть исполнен, а часы, потраченные на планирование, оказываются потраченными впустую. Мир и люди просто уходят вперед! Легко спланировать великолепный проект в теории, но потом в дело вмешиваются другие люди, которые устанавливают на дороге барьеры, не держат слово и становятся источниками путаницы и конфликтов. Еженедельный анализ проектов в ходе работы с контрольным списком даст вам возможность не сбиться с пути. В этом отношении подвижность гораздо важнее готовности. Старайтесь меньше времени уделять планированию, и гораздо больше – проверке и обзору.

Конечно, бывают проекты сложные, с сотнями взаимосвязей и взаимозависимостей, где приходится искать «критический путь» среди деталей и осложнений. Я вовсе не призываю вас отказаться от идеи планирования проекта.

МОДЕЛЬ ПРОЕКТА «ПЯТЬ ВЕХ»

Работая над повседневными проектами, следует 20 % времени посвящать планированию, а 80 % – регулярному управлению, анализу и корректировке. Один человек может управлять сложным проектом, который выполняет самостоятельно, но как только в действие вступают другие люди, ситуация быстро осложняется. Идеальный план регулярного и легкого управления должен включать не более пяти вех. Вехой мы называем реальные моменты, когда нужно ответить на вопрос: «Как понять, не ушли ли мы в сторону?» Однако зачастую такие вехи становятся орудием микроуправления и порождают осложнения и путаницу, вместо того чтобы прояснить ситуацию. Именно поэтому в каждом проекте этих вех должно быть от одной до пяти – не больше пяти и не меньше одной!

ПРОСТОЙ ПРОЕКТ ПОДОБЕН ХОРОШЕЙ КНИГЕ: В НЕМ ЕСТЬ НАЧАЛО, СЕРЕДИНА И КОНЕЦ

Когда в осуществлении проекта принимают участие другие люди, вначале необходима серьезная детализация. Она позволит вам понять, действительно ли проект развивается так, как вы ожидали. Подумайте о том, что чем больше деталей вы кому-то поручите, тем больше путаницы возникнет – несмотря на самые лучшие намерения и навыки, которыми располагаете вы и другие участники. Именно так и произойдет. Поэтому постарайтесь не поддаться соблазну чрезмерного усложнения. Модель «Пять вех» – вот что вам действительно требуется:

1. Определение проекта

2. Ведение проекта

3. Середина пути

4. Завершение

5. Празднование

Давайте рассмотрим все эти пять вех.

1.  ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Определение проекта – это сбор и анализ всех ресурсов и установление, каким будет проект в целом. На этом этапе вы должны поделиться своими мыслями, совместно согласовать вехи и разделить ответственность за каждый этап проекта между теми, кто будет им заниматься.

2.  ВЕДЕНИЕ

Приступив к проекту, нужно постоянно контролировать направление движения. Я, как правило, стараюсь проверять достигнутый прогресс в первые несколько дней или после нескольких первых действий. Иногда я поручаю это кому-то другому. Это очень полезно, если вы хотите придать новый импульс процессу или если тому, кто отвечает за проект, не хватает опыта, и вы хотите его поддержать. Представьте, что вам нужно разработать новый буклет или интернет-сайт. Эта веха дает вам возможность обсудить первые идеи с дизайнером, а также выявить некоторые проблемы, которых вы не предвидели изначально.