Максим Кузнецов - Показываем бизнес-процессы
Таблица 8.2.1
Документ «Порядок разработки положений о структурных подразделениях» устанавливает последовательность разработки, согласования, утверждения, изменения, учета положений о структурных подразделениях, а также контроль за их соблюдением (табл. 8.2.1).
Раздел «Общие положения» включает следующую информацию:
• назначение и документы, на основании которых Порядок был разработан;
• понятие структурного подразделения компании – это департамент, управление, служба, отдел, сектор или группа, находящиеся в непосредственном подчинении генерального директора либо одного из его заместителей;
• область применения;
• срок действия;
• порядок пересмотра;
• порядок разработки, оформления, утверждения и учета Положений о структурных подразделениях.
Раздел «Требования к составу и содержанию Положения о структурном подразделении» включает следующую информацию:
• структура Положения о структурном подразделении (общие положения, основные задачи, основные функции, права, ответственность) и состав приложений:
• перечень должностных инструкций работников подразделения;
• перечень нормативных документов, которыми руководствуется структурное подразделение;
• структурная схема подразделения;
• состав раздела «Общие положения» (полное наименование подразделения, его подчиненность, цель деятельности подразделения, типовой или особый проект организации труда).
В разделе «Основные задачи» содержатся возложенные на подразделения задачи исходя из цели и направлений его деятельности, кем возглавляется подразделение, порядок назначения на должность и освобождения от должности руководителя подразделения, квалификационные требования к нему (согласно Квалификационному справочнику должностей служащих). Здесь также должны быть изложены внутренняя структура подразделения, число и специализация заместителей руководителя, подчиненные им участки, их взаимодействие. При этом специализация направлений деятельности внутри подразделения должна увязываться с основными его задачами и функциями.
В разделе «Основные функции» формулируются функции подразделения, необходимые для реализации возложенных на него задач. При этом следует тщательно разграничить функции внутри подразделения, чтобы исключить дублирование в работе, а также обеспечить включение всех функций в положение о подразделении. При перечислении функций указывается, какие задачи подразделение решает самостоятельно, а в решении каких лишь принимает участие.
В разделе «Права» определяется круг полномочий и прав подразделения, необходимых для реализации возложенных на него задач (не повторяя при этом функции подразделения). Права подразделения используются его руководителем, а также другими должностными лицами, в соответствии с установленным распределением обязанностей. Это, в частности, право принимать решения и давать указания по вопросам, входящим в сферу ответственности подразделения, подписывать или визировать документы, представительствовать от имени компании, получать необходимую информацию, осуществлять проверку, контроль и т. д.
В разделе «Ответственность» устанавливается ответственность руководителя и персонала за своевременное и качественное выполнение всех порученных подразделению функций, за рациональную организацию труда, перечисляются конкретные нарушения и отступления от выполнения обязанностей и использования прав, за которые руководитель подразделения несет ответственность в дисциплинарном или ином порядке.Таблица 8.2.2
«Порядок разработки должностных инструкций» устанавливает требования, предъявляемые к порядку разработки, изменения, согласования должностных инструкций для работников компании (см. табл. 8.2.2).
Раздел «Общие положения» включает информацию о назначении, области применения и составе документа.
Раздел «Общие требования» содержит:
• определение должностной инструкции;
• порядок разработки должностной инструкции, подготавливаемой руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений – самим специалистом, занимающим рассматриваемую должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-разработчиком, согласовывается с заместителем генерального директора, в непосредственном подчинении которого находится подразделение, юридической службой, руководителем службы управления персоналом и утверждается генеральным директором или лицом, им уполномоченным;
• порядок пересмотра, ознакомления и регистрации должностной инструкции, срок действия.
Раздел «Требования к оформлению и содержанию должностной инструкции» включает следующую информацию:
• документы, на основании которых разрабатывается должностная инструкция, и требования к наименованию должностей;
• содержание должностной инструкции (табл. 8.3.6);
• содержание раздела «Общие положения» :
1. Категория должности, которая определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) – руководитель, специалист, технический исполнитель.
2. Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью. Этот пункт разрабатывается на основе положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик по должностям служащих.
3. Порядок назначения и освобождения от должности.
4. Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия. Пункт разрабатывается на основании раздела «Должен знать» квалификационных характеристик должностей служащих.
5. Перечень должностных лиц, которым подчиняется сотрудник.
6. Перечень структурных подразделений и/или отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе. Данный пункт может быть включен в раздел «Должностные обязанности».
7. Порядок замещения и исполнения должностных обязанностей в случае временного отсутствия сотрудника.
Пункты 3–7 разрабатываются на основе Положения о структурных подразделениях. В раздел включаются требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности, например, группа по стратегическому проектированию; местонахождение рабочего места и в соответствии с каким типовым проектом оно организовано.
