Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

Примеры

1. Например, цель компании – разработка и выпуск новой продукции. Мелкие процессы: покупка технологии, оборудования, подготовка кадров, покупка сырья. Технологии покупаются по следующей схеме: выбор продавца, сбор прайс-листа, сравнение цены, составление договора, оплата, получение и внедрение технологии.

2. Другой пример того на какие действия и операции можно разбить бизнес-процесс: «Управление ассортиментом».

Выбор поставщиков:

1. Заключение/перезаключение договоров поставки с поставщиками.

2. Проведение переговоров с поставщиками, получение информации об условиях работы с поставщиком.

3. Принятие решения о работе с новым поставщиком.

4. Занесение необходимую информацию в базу данных «Поставщики».

• Формирование структуры товарного ассортимента:

1. Сбор обратной связи о потребностях клиентов.

2. Сбор информации о ценах конкурентов.

3. Получение информации о новых видах товара у поставщиков.

4. Проведение анализа маркетинговой информации.

5. Формирование Структуры товарного ассортимента.

6. Планирование продаж.

• Ценообразование:

1. Определение размера базовой наценки и формирование перечня базовых наценок по товарным группам.

2. Внесение размера базовых наценок в справочник товара.

3. Формирование бюджета/ графика поставок и оплат на месяц.

4. Формирование прайс-листа.

• Закупка и доставка товара от поставщика:

1. Формирование заявок на закупку товара и их согласование с поставщиком.

2. Согласование заявок на закупку (руководством компании).

3. Получение спецификации/ накладной на товар от поставщика.

4. Анализ несоответствия цены, количества и ассортимента товара указанного в заявке на закупку и спецификации.

5. Получение от поставщика спецификации на фактически отгруженный товар.

6. Расчет общего объема товарной партии (м3) и количества мест, отгружаемых поставщиками.

7. Контроль доставки груза в транспортную компанию/ на склад.

• Оплата товара и транспортных услуг:

1. Получение счетов-фактур на оплату товара/ транспортных услуг.

2. Передача полученных счетов-фактур в бухгалтерию.

3. Формирование/ согласование заявок на оплату товара/ услуг транспортной компании.

4. Оплата товара/ услуг транспортной компании в соответствии с заявками на оплату.

5. Ведение взаиморасчетов с поставщиками. Проведение сверок с поставщиками по взаиморасчетам.

• Оприходование и приемка товара на складе:

1. Формирование базы данных «Справочник товара» по новым товарным позициям.

2. Занесение необходимой информацию о приходе товара в БД ПК (информация о товаре в пути).

• Оприходование и приемка товара на складе:

1. Организация подготовки склада к приемке товара.

2. Разгрузка и размещение товара на складе.

3. Приемка товара у представителя транспортной компании (по каким параметрам).

4. Приемка товара на складе (по каким параметрам).

5. Составление акта приемки/ несоответствия (кому передается, для чего).

6. Подтверждение приемки товара и занесение информации о несоответствиях в БД ПК.

7. Передача сопроводительной документацию на принятый на склад товар (кому).

8. Оприходование/списание товара в БД ПК в соответствии с актом.

9. Разрешение разногласий с транспортной компанией/ поставщиком.

• Подготовка товара к продаже

1. Определение товара для доставки в магазин (на основании чего).

2. Предпродажная подготовка товара.

3. Выписка расходных накладных.

4. Подготовка товара к доставке и доставка товара в магазин.

Используйте разные уровни обобщения. Первый уровень – обозначьте самую общую последовательность, а уже на втором уровне включите в описание подробности и детали. На третьем обозначьте все еще более подробно и т. д.

Самостоятельно принимайте решение о том, надо ли вам детализировать процесс до уровня рутинных операций: взял бумагу, вставил в факс, поднял трубку, нажал кнопку «Старт» и т. д. Целесообразнее остановиться на уровне действий, которые предпринимают работники: подготовил предложение, отправил сообщение, провел презентацию.

При этом очень важно не смешивать в одном описании разные уровни детализации, чтобы не получилось неразберихи!

Верхнеуровневый анализ хорош лишь для целей бизнес-диагностики, то есть выработки решений и рекомендаций, куда продвигаться и развиваться далее (какие области наиболее проблемные и что теоретически с ними можно сделать). Вообще говоря, для того чтобы улучшить деятельность, а не закончить одними только лозунгами (или, как последнее время стало модно называть – «принципами»), мы вынуждены доходить до уровня исполнителей и их действий.

Чтобы стало все ясно, приведу понятия уровней детализации бизнес-процессов:

• Операция – минимальная для анализа часть деятельности отдельного сотрудника, выполняемая им «автоматически», без проведения осознанного контроля.

• Действие – несколько последовательно выполняемых операций, после реализации которых исполнитель осуществляет осознанный контроль (выделяя операции и действия, необходимо ориентироваться не на уровень начинающего работника, а на уровень профессионала).

• Процедура – несколько последовательно выполняемых дейст вий, осуществляемых конкретным исполнителем. У процедуры должен быть результат: документ, продукт или недокументированная информация (устное сообщение, электронное письмо, факс), в зависимости от процесса.

• Бизнес-процесс базового уровня – последовательность взаимосвязанных процедур, выполняемых различными исполнителями и приводящая к получению законченного и значимого результата для организации. Например, заключенный договор, акт сдачи-приемки, товар на складе и т. п.

• Направление деятельности – укрупненная часть деятельности компании, состоящая из одной или нескольких групп бизнес-процессов базового уровня.

Приведу пример оптимальных уровней детализации:

Таблица 3.6. Уровни описания основных бизнес-процессов

Для каждой конкретной компании должно быть определено свое число уровней описания производственных процессов, которое позволит без проблем анализировать процесс и составить регламентирующую документацию.