Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников
3. Структура управления
• Подумайте, характерны ли для Вашей организации такие ситуации и насколько часто они происходят?
• Руководитель компании ставит задачи каждому сотруднику и контролирует их выполнение;
• Руководители подразделений согласовывают каждое решение с первым руководителем;
• Сотрудники выполняют любое задание, которое им поручает один из руководителей;
• Обязанности сотрудников определяются в устной договоренности с начальством;
• Информация о состоянии дел передается устно.
4. Система управления в компании
• Существует ли четкое закрепление функций и областей ответственности сотрудников (Имеются ли формализованные должностные инструкции)?
• Доводится ли информация сверху вниз своевременно и четко, без искажений?
• Насколько последовательно внедряются управленческие решения? Если нет, то почему? (Соблюдение сроков и контроль качества выполнения распоряжений руководства)?
• Возникают ли сбои между подразделениями/ сотрудниками при обмене/ передачи информации?
• Насколько систематизировано оформление и передача управленческой информации (формализована ли эта система, существует ли в компании ситсема документооборота):
• Существуют ли формализованные системы оперативного контроля, оплаты труда персонала?
• Какая система оплаты труда сотрудников существует в компании? Есть ли отличия в подходах к оплате для различных категорий сотрудников?
• Какие категории сотрудников оцениваются по количественным показателям? Какие это количественные показатели (автоматизировано ли получение данных для расчета системы оплаты труда)?
• Существуют ли четкие обоснованные критерии эффективности работы компании, ее подразделений, сотрудников (особенно задействованных в продажах)?
• Соответствует ли уровень заработной платы в компании среднерыночному размеру по отрасли (особенно торгового персонала)?
• Какие формализованные процедуры есть в организации (какие документы доступны для анализа)?
• Каков уровень нагрузки руководства, как руководителя компании, так и менеджеров среднего звена (работают по 10–12 часов; работают нормальный рабочий день с редкими авралами; частые авралы)?
• Каковы сновные причины повышенной нагрузки/возникновения авралов и сбоев в работе?
5. Анализ организационной структуры и существующих бизнес процессов
• Вам необходимо определить распределение функциональных обязанностей между сотрудниками и структурными подразделениями по бизнес-процессам и организационной структуре и ответить на следующие вопросы.
Должность_____________________________________
Ф.И.О.________________________________________
Основные обязанности (функции), выполняемые сотрудником ____________________________________
• Насколько эффективна работа сотрудников при существующей организационной структуре? В чем заключается неэффективность? С чем это может быть связано?
Следует обратить особое внимание на решение следующих задач (Какие задачи являются первоочередными для решения)_____________________________
Так же вам может помочь данный список вопросов для анализа должности.
Пример 1
Список вопросов анализа должности (образец)
Таким образом, собирая информацию для описания бизнес-процессов, Вы должны использовать, как минимум, следующие инструменты:
✓ анализ производственной документации и существующих регламентов;
✓ проведение интервью с ключевыми сотрудниками для описания последовательности выполнения работ;
✓ письменное анкетирование;
✓ изучение работы сотрудников на местах;
✓ обсуждение в рабочих группах.
В результате, Вы должны получить ответы на следующие вопросы:
1. Процесс.
Какой процесс Вы анализируете?
• Какие единицы оргструктуры или зоны функциональной ответственности в них участвуют?
• Когда и какие функции, необходимые для завершения процесса нужно выполнять?
• Что представляют собой результат этих функций?
• Каков результат данного процесса?
Любой процесс всегда должен завершаться измеряемым и значимым для фирмы результатом. Исходя из этого, процессы разделяются не по границам бизнес-подразделений, а по продукту или результату. Иными словами, бизнес-процесс – полный цикл действий, целью которого является доведение до «внутреннего» или «внешнего» клиента определенного продукта (результата).
2. Сам процесс работы.
• Какие этапы в нее включаются и как они должны выполняться?
• Каково время исполнения заказа?
• Какие затраты?
• При помощи чего соблюдаются этапы работы?
• Какие требования к качеству выполнения работы предусмотрены?
3. Материальный поток.
Какие виды ресурсов требуются?
Каковы необходимые потребности в мощностях
• Какой объем имеется в наличии?
• Существует ли резерв незадействованных мощностей?
• С какой частотой происходят колебания использования мощностей?
4. Информационный поток.
• Откуда поступает информация (вход)?
• Какие данные?
• По какому пути поступают?
• Как обрабатываются данные?
• Куда поставляется исходящая информация (выход)?
В дальнейшем, мы с вами должны будем осуществить следующие шаги:
• Смоделировать процессы «как есть»;
• Проанализировать бизнес-процессы;
• Смоделировать процессы «как должно быть»;
• Разработать регламенты осуществления процессов;
• Внедрить необходимые изменения.
Не «перескакивайте» через этапы и не меняйте их местами! Составлять регламенты без схем невозможно, а моделировать «как должно быть», не видя «как есть» – серьезная ошибка. Это означает попытку оптимизировать процессы, которые работают так, как вы их себе представляете. Однако, как правило, это не те процессы, которые существуют на самом деле.
