Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

Таким образом, бизнес-процесс берет свое начало с момента возникновения спроса клиента и заканчивается его удовлетворением.

Процессно ориентированные организации стараются минимизировать проблемы, возникающие на стыке зон ответственности подразделений во время выполнения одного бизнес-процесса.

Бизнес-процессы должны быть организованы так, чтобы:

• Создавать ценность для клиентов;

• Максимизировать прибыль для компании;

• Исключать всю лишнюю работу.

От их эффективности напрямую зависит конкурентоспособность и прибыльность фирмы. Благодаря формализации и оптимизации бизнес-процессов владельцы и менеджмент компании:

• Формируют четкое понимание того, как работает их компания;

• Получают стандартизированные рабочие процессы;

• Снижают свои издержки;

Получают возможность осознанно улучшать деятельность компании;

• Повышают управляемость организации, ее сотрудники лучше осознают цели компании.

• Повышают качество конечного продукта.

В каждом процессе нужно искать то, что сможет улучшить его качество. Если в вашем производстве 10 % брака, нужно определить, в чем причина изъяна. Выявление «узких мест» позволяет при минимуме усилий добиться существенного улучшения общего результата. Если мы выясняем, что от одного процесса зависит 80 % результата, а от другого – 20 %, то совершенствовать надо, разумеется, первый.

3.6. Какие процессы нужно описывать и оптимизировать?

Вы скажете, что теории достаточно – что конкретно и, главное, как самим без привлечения консультантов описать и опитимизировать бизнес-процессы? Огорчу – не факт, что Вы сможете сделать все сами. Если Ваша компания крупная, амбициозная, да еще есть планы «тиражировать» бизнес, то лучшим выходом будет обратиться к профессионалам.

Более того, конкуренция растет, и в связи с вступлением страны в ВТО российским предприятиям приходится соответствовать международным стандартам, а это потребует автоматизации основных бизнес-процессов.

Перечень процессов, которые нуждаются в автоматизации, зависит от вида деятельности компании. Например, бизнес с большой сырьевой составляющей требует, в первую очередь, оптимизации и автоматизации процессов управления запасами. В компаниях, где основные затраты приходятся на персонал, нужна автоматизация процессов управления персоналом. Для фирм, оказывающих услуги или продающих товары в онлайн-режиме через интернет (когда большое количество клиентов самостоятельно заказывает конкретный перечень услуг или товаров через веб-интерфейс), чрезвычайно важно иметь автоматизированные фронт-офисные процессы.

Но если Вы все-таки решили научиться описывать и оптимизировать бизнес-процессы сами, то я могу Вам помочь! При этом как я выше писала, Вам все равно придется что-то автоматизировать. А это удел профессионалов.

Самым главным вопросом становится, что именно описывать – все или какую-то часть?

1 Вариант. Описывать все бизнес – процессы в компании, то есть полностью задокументировать все бизнес-процессы сразу.

2 Вариант. Выявить, какие бизнес-процессы на вашем предприятии не приносят желаемой отдачи.

Обратите внимание на снижение уровня продаж, увеличение себестоимости, срыв графиков отгрузки продукции и завоза сырья, избыточные складские запасы и т. д. Какой именно из процессов выбрать, иногда можно определить на основе анализа себестоимости или операционных затрат: где издержки больше всего – там и требуется оптимизация. В общем, приблизительно так – «что болит, то и лечим».

Для того чтобы понять, где именно «болит», существует отличный инструмент – «Контрольный листок». Это бланк-формуляр или специальная форма, предназначенная для регистрации данных.

Использование контрольных листков дает ценную информацию для решений, где именно требуется усовершенствование – ведь проблемных участков может быть очень и очень много, и выбрать приоритет часто бывает нелегко.

Заполнение контрольного листка обычно имеет несколько этапов:

1. Соглашение о том, какие события надо в него вносить. Сомнений в том, имело ли место событие на самом деле, быть не должно. Желательно также включить в контрольный листок позицию «Прочее», чтобы регистрировать инциденты, которые трудно отнести к какой-то категории.

2. Определение периода регистрации данных и его удобного деления на интервалы.

3. Разработка самой формы (бланка) контрольного листка, используемого для регистрации.

4. Сбор данных происходит в течение всего согласованного периода времени.

Предварительно следует убедиться в том, что все принимающие участие в сборе данных одинаково понимают суть происходящего. Тогда собранные разными людьми данные будут достоверными.

5. По окончании сбора данных они анализируются для выявления тех событий, которые происходят наиболее часто. Так вы определите приоритеты проблемных областей бизнес-процесса для расстановки акцентов в работе по их совершенствованию.

3 Вариант. Описание и оптимизация только тех бизнес-процессов, которые обеспечивают движение к главной цели компании, реализацию стратегии.

Этот вариант особенно хорош для тех, кто против полной регламентации и стандартизации всей деятельности компании.

Маленькая ремарка для тех, кто вообще против любого прописания чего бы то ни было. Дорогие мои, бизнес-процессы – это повседневная деятельность компании. У вас они уже есть, вопрос только в том, насколько они эффективны.

Речь идет только об умении отображать, анализировать, оптимизировать и более эффективно управлять повседневной деятельностью. Кстати, учиться отображать и анализировать бизнес-процессы полезно даже в маленьких компаниях. Это самый эффективный инструмент для анализа действий персонала.

Я отдаю предпочтение варианту номер 3. Объясню, почему: моя задача состоит в том, чтобы Ваша компания как можно быстрее получила запланированную прибыль, а в качестве приятного бонуса еще ответственных и инициативных сотрудников. Естественно, я не занимаюсь описанием и оптимизацией всех бизнес-процессов фирмы: для этого есть другие профессионалы, специализирующиеся в данной сфере.

Я занимаюсь оптимизацией только тех бизнес-процессов, которые в первую очередь необходимы для реализации стратегии компании и достижения главной цели компании – то есть стараюсь сделать все быстро и хочу получить результат. Более того, я, руководствуясь принципом, «делаем все быстро и сразу, одновременно прописываем и оптимизируем несколько бизнес-процессов – ну ее, эту последовательность»! Если кто-то сказал «фи» в мою сторону, приведу аргументы для оправдания своей позиции.