Ричард Ньютон - Управление проектами от А до Я
Шаг 4.1. Начинайте проект
Проекты не начинаются сами по себе, после того как вы разработали план. Необходимо дать соответствующий сигнал команде.
Но прежде желательно провести итоговую встречу с заказчиком, во время которой необходимо:
• утвердить описание проекта и убедиться, что заказчик не хочет внести в него никаких изменений;
• еще раз обсудить план проекта, удостоверившись, что заказчика устраивают стоимость и сроки выполнения проекта (включая резерв) и он согласен с ними;
• подтвердить доступ к необходимым ресурсам и ваше право начать их использование.
После этого можно запускать проект. Перед началом стоит еще раз проверить, что каждый член вашей команды знает:
• свою роль в проекте, порученные ему задачи и их последовательность;
• сроки выполнения работ по этим задачам;
• ресурсы, предоставляемые ему для выполнения работы;
• порядок информирования менеджера о ходе выполнения работ.
Обязательно следует поинтересоваться у членов команды, есть ли у них вопросы, идеи и предложения. (Еще не поздно изменить план, если кто-то знает, как улучшить его.) Не менее важна и мотивация исполнителей, так как мотивированные сотрудники работают лучше и результативнее.
В небольшом проекте этого можно добиться, встретившись лично с каждым членом команды. В большом проекте разумнее провести так называемую стартовую встречу, на которую собирают всех членов команды, знакомят их с описанием проекта и его планом и, удостоверившись, что каждый из них знает, какую роль он выполняет в проекте, отвечают на возникающие вопросы.
Шаг 4.2. Планируйте свой день
Итак, у вас есть описание, план и бюджет проекта. Вы проинструктировали членов команды, и они приступили к работе. Из чего будет складываться ваш рабочий день? Хотя вы собираетесь управлять задачами, изложенными в плане, ваша собственная работа в качестве менеджера проекта не распланирована. А дел у вас хоть отбавляй!
Ваша задача – следить, чтобы было сделано все, что нужно для успешного выполнения проекта. Случиться может все что угодно, поэтому начинайте каждый день с анализа текущего положения дел. Продумайте:
• что в данный момент вызывает наибольшие сложности (обычно это касается хода выполнения проекта и проблем);
• что, вероятнее всего, вызовет сложности в будущем (обычно речь идет о рисках и изменениях);
• какие действия следует предпринять;
• какие вопросы необходимо решить в первую очередь.
Как только вы поймете, что вам необходимо сделать, вы сможете спланировать свою работу на день. Каждый раз при появлении проблем этот план придется корректировать, тем более что возникать они будут постоянно.
Запомните: менеджер проекта отвечает не за работу (если, конечно, он не является единственным исполнителем в проекте), а за выполнение проекта командой. Менеджер – словно дирижер в оркестре: ему не нужно играть на инструментах, но без его руководства музыка превратится в какофонию.
Вам ясна ваша цель и способ ее достижения. У вас есть инструменты и методы, позволяющие управлять проектом. Именно об этом и пойдет дальше речь:
• шаги 4.3–4.7 позволят вам собрать информацию о проекте и определить, что требует вашего внимания;
• шаги 4.8–4.10 – это те действия, которые вы предпримите, разобравшись в ситуации.
Шаг 4.3. Собирайте информацию, составляйте отчеты
Для того чтобы успешно выполнять свои обязанности, необходимо быть в курсе всего, что происходит в ходе выполнения проекта. Когда вы сами ведете проект, это происходит само собой. Если же в проекте много исполнителей, то приходится налаживать сбор информации.
Часть сведений вы получите из бесед с исполнителями, когда будете давать им поручения, часть – из их отчетов. Полезно раз в неделю проводить небольшие рабочие совещания с членами вашей команды, во время которых необходимо остановиться на следующих вопросах:
• Что члены команды сделали за истекшую неделю, как идет выполнение плана?
• Что члены команды намерены делать на следующей неделе и насколько это отвечает утвержденному плану?
• Появились ли какие-либо новые проблемы или риски, нужно ли вносить изменения в план?
• Чего добились исполнители, ответственные за решение существующих проблем, снижение рисков или проведение изменений?
По итогам совещания обычно составляют отчет для заказчика, в котором должно быть отражено следующее:
• Общий статус проекта – соблюдается ли график работ?
• Если есть какой-то сбой, что вы предпринимаете, чтобы его устранить?
• Ваш текущий прогноз по поводу сроков выполнения проекта.
• Резюме сделанного за истекшую неделю и планы на следующую.
• Решения, которые должен принять заказчик (например, утверждение изменений).
Отчет о ходе выполнения работ должен быть простым, объемом не более одного листа формата A4 (образец такого отчета приведен в табл. 4.1).
Несмотря на краткость и простоту отчета, его вполне достаточно, чтобы заказчик вошел в курс дела. Ваша цель – не перегружать заказчика подробностями, а четко обрисовать ему ситуацию, проинформировать о проблемах и заверить в успешном завершении проекта.
Шаг 4.4. Отслеживайте ход работ
Менеджер проекта должен постоянно отслеживать ход работ. Это делается в рабочем порядке, а также во время еженедельных совещаний. Мониторинг и управление проектом основаны на учете завершенных задач и сверке с планом. Вам необходимо прояснить для себя следующее:
• Соблюдается ли календарный план? Нет ли каких-либо тенденций, которые могут внушать беспокойство?
• Если есть отставание по срокам, насколько оно серьезно? Входят ли задачи, по которым возникло опоздание, в критический путь или нет?
• Насколько велико отставание? Сколько времени нужно наверстать, чтобы войти в график? Есть ли вероятность превышения резерва?
• Какие есть возможности наверстать упущенное время?
• Какая из этих возможностей оптимальна?
Ключевые факторы успеха
4
Постоянно стимулируйте выполнение проекта
У проекта есть цель, которую нужно достичь в определенные сроки. Одни работы будут идти хорошо, другие – не очень. Возможно, какая-то задача будет слишком сложной или возникнет проблема, которую не удастся решить сразу. Может оказаться и так, что в какие-то дни вдохновение и энтузиазм покинут членов вашей команды. Никто не может все время работать с полной отдачей, но вы, как менеджер проекта должны постоянно поддерживать рабочий настрой своих сотрудников.
