Игорь Немировский - Выдающийся руководитель. Как обеспечить бизнес-прорыв и вывести компанию в лидеры отрасли
Без четкого графика отчетности всегда найдутся дела, которые члены команды должны выполнить, но до которых у них так и не будут доходить руки.
Создание графика совещаний по СВЦ для каждого подразделения вашей компании
Сделайте график совещаний по СВЦ. Пусть, к примеру, по понедельникам у вас во всех подразделениях вашей компании проходят утренние совещания по СВЦ. С помощью Skype или видеосвязи вы можете организовать совещания даже для самых отдаленных подразделений. Это позволит моментально обмениваться мыслями, идеями и пониманием результатов. На экране отражаются результаты каждого менеджера и все их сразу видят. Каждое подразделение – производство, логистика, финансы, служба персонала – имеет свои отчетные табло, размещенные по всей компании и постоянно обновляемые. А любой сотрудник компании должен с легкостью назвать СВЦ своего подразделения.
Основным фактором успеха руководителя в достижении целей является целенаправленное внимание, которое уделяется графику отчетности. Регулярные собрания по СВЦ позволяют всей компании сосредоточиться на самом важном. Если улучшение опережающих показателей не изменит запаздывающий показатель, вам и команде придется творчески поразмыслить и выяснить, в чем причина. Вероятнее всего, опережающие показатели выбраны неверно и вам нужно выдвинуть новые гипотезы для проверки. Руководителю на этих совещаниях нужно как можно чаще спрашивать у каждого члена команды: «Что я могу сделать на этой неделе, чтобы помочь вам, и вы смогли достичь необходимых результатов?»
Вот что нужно сделать руководителю во время собрания по СВЦ для своего отчета и отчета каждого подчиненного:
1. Отчитаться о выполнении своих обязательств, которые были взяты вами на прошлой неделе: «На прошлой неделе я пообещал заказать новые опоры для… чтобы моя бригада смогла… И я их заказал…»
2. Проанализировать табло. «Мой запаздывающий показатель по… В настоящее время составляет… в месяц, что выше запланированного на… %»
3. Сформулировать обязательство на следующую неделю: «На этой неделе я встречусь с прорабом 9-й, 10-й и 11-й бригад, просмотрю их показатели и проверю у каждого из них…»
4. Каждое обязательство должно отвечать двум требованиям: во-первых, оно должно представлять собой конкретное практическое действие. Никакой расплывчатости. Это обязательство должно вынуждать нести ответственность за его выполнение (конкретика), чтобы не потеряться в вихре неотложных дел. Во-вторых, обязательство должно влиять на опережающий показатель. Если оно не оказывает не него непосредственного влияния, то оно не приблизит команду к достижению СВЦ. Члены же вашей команды генерируют новые креативные идеи относительно изменения показателей отчетного табло и дают слово опробовать новые идеи, тестировать гипотезы и получать результаты.
Спрашивайте, а не говорите. Создайте вовлеченность
Хотя руководитель команды отвечает за выполнение командой СВЦ, выбирать их должны непосредственно сами участники команды. Это очень важно! Если просто отдавать указания команде, она мало чему научится. Но если члены команды будут регулярно сообщать вам, что необходимо для достижения СВЦ, они многое узнают о реализации, точно так же, как и вы. Необходимо, чтобы каждый член команды лично отвечал за выполнение взятых на себя обязательств. Как руководитель, вы можете консультировать людей, которым нелегко выбрать обязательства, имеющие важное значение, но самое главное, чтобы, в конечном счете, ЭТИ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПРИНАДЛЕЖАЛИ ИМ, а не ВАМ.
Руководитель команды и команда должны принять ОТВЕТСТВЕННОСТЬ за задачи по СВЦ. Принятие ответственности – это когда каждый сотрудник и команда скажут: «Мы сделаем это за текущую неделю». Вы должны спрашивать, что они планируют делать, а не спускать эти задачи сверху. Тогда ваши люди будут вовлечены и более активно выполнять все необходимое для достижения цели. Этот принцип можно назвать «Спроси, а не скажи». Вовлеченность требует от вас передать ответственность и полномочия команде, поставив цель, а поиск путей дать на откуп команде, так как важным для успеха является авторство изменения. Необходимо создать такую ситуацию и условия, в которых люди сами станут инициаторами перемен. Людям очень сложно принять совет других.
Научите команду самостоятельно контролировать выполнение взятых на себя обязательств
Для этого команда должна сформировать план задач по принятым обязательствам. А вы должны им привить культуру ответственности за взятые на себя обязательства. Люди, которые выполняют вовремя и в срок, а также с необходимым качеством все задачи, – должны поощряться как материально, так и с помощью признаний и вознаграждений. Они должны получать новые проекты, повышения по должности и т. д. Те сотрудники, которые не выполняют свои план и взятые на себя обязательства, должны отчитываться перед равными себе по должности. Если это руководитель, то он отчитывается перед равными себе по положению руководителями о выполнении обязательств. И если он их не выполнил, он вынужден объяснять равным себе, почему так произошло, и что они собираются делать для исправления положения. Сам факт наличия таких разговоров заставляет менеджеров стремиться избегать ситуации невыполнения своих обязательств, так как они будут стремиться попасть в ряды лучших.
В системе результативного управления руководитель не завершает совещание или разговор, не резюмировав, что должна сделать каждая из сторон.
Отчетность на собраниях по СВЦ
Та отчетность, которая рассматривается на совещаниях по СВЦ, – является личной, а не общеорганизационной. Поэтому каждый сотрудник несет ответственность за еженедельное обязательство, принятое лично и которое он в силах сдержать, вместо ответственности за общий результат, на который он не может лично повлиять. Каждый раз сотруднику придется докладывать о своих личных результатах не только руководителю, но и коллегам, что сильно повышает ответственность человека. А финальный вопрос на совещании по СВЦ прозвучит так: «Мы сделали то, что пообещали?» При положительном ответе, когда члены команды видят, как коллеги регулярно исполняют свои обязательства, они проникаются взаимным уважением и доверием. Вследствие этого резко возрастает качество работы.
Каждая команда еженедельно сообщает, что успела сделать, насколько она приблизилась к достижению СВЦ и как улучшить показатели на отчетном табло. Это формирует культуру активного вовлечения сотрудников, которые несут ответственность за результаты перед собой, руководителем и друг перед другом. Такие совещания по СВЦ несут гораздо больший заряд энергии, нежели традиционные совещания. Необходимость отчитываться перед коллегами на собрании по СВЦ служит гораздо более мощным фактором, влияющим на качество работы, чем необходимость отчитываться перед руководителем. Люди не слишком стараются не разочаровывать руководителя, но из кожи вон лезут, чтобы не разочаровать членов своей команды.
