Игорь Немировский - Выдающийся руководитель. Как обеспечить бизнес-прорыв и вывести компанию в лидеры отрасли
Хочу еще раз подчеркнуть, почему выработанная система и регулярный график отчетности имеют огромное значение. Это связано с тем, что большинство сотрудников будут до последнего надеяться, что, возможно, стратегически важную цель, вовсе и необязательно реализовывать. В этом заключается психология большинства людей. И чтобы это психологию изменить, нужно создать систему, которая заставит выполнять поставленные цели каждому. Тут-то и нужен строгий график отчетности. Каждый член вашей команды обязан отчитываться перед непосредственным руководителем и друг перед другом постоянно. Минимально раз в неделю каждый сотрудник отчитывается о том, какое одно или два важнейших действия, влияющие на реализацию СВЦ, он сделал за прошедшую неделю. А также какие одно-два действия он сможет сделать на следующей неделе вне зависимости от ежедневной текучки, чтобы обеспечить выполнение опережающих и запаздывающего показателей. Каждый ваш подчиненный поочередно отчитывается, выполнил ли он все взятые на себя обязательства на предыдущую неделю. После отчета каждый сотрудник берет на себя обязательства по выполнению действий по реализации СВЦ на следующую неделю. Все это должно занимать всего несколько минут, не более трех – пяти минут на одного сотрудника.
Как руководитель обязательно пользуйтесь доской с информационным табло по текущим показателям эффективности подразделения и каждого сотрудника. Это дает возможность команде вести измерения показателей, для того чтобы в любое время сказать, насколько она приблизилась к выполнению необходимых показателей и есть ли где-то отклонения от запланированного. Сотрудники будут работать намного эффективней, когда будут измерять свою работу и отчитываться о своих успехах. Разница в эффективности между командой, которая раз в месяц отчитывается об опережающих и запаздывающих показателях, и той командой, которая ежедневно в курсе своих показателей – огромна. Поэтому показатели должны быть отражены визуально на доске показателей каждого подразделения и обновляться ежедневно. Если этого не происходит, СВЦ теряется в ежедневной рутине.
Особенность этой доски показателей – простота. Сотрудники должны иметь возможность с первого взгляда оценить, выходят они на запланированные результаты или нет. В Дисциплине 3 СВЦ вашей команды, как запаздывающие, так и опережающие, выносятся в привлекающее внимание информационное табло.
Любое эффективное подразделение или команда в любой момент могут доложить о своих текущих показателях. Они знают, где находятся с точки зрения выполнения плана, и каковы их отклонения от запланированных показателей, как они выглядят на фоне других подразделений – выигрывают они или проигрывают. По содержанию отчетного табло команда должна моментально определить свое фактическое текущее состояние, выполнение плановых показателей и планируемые отклонения, а также тенденцию выполнения плана месяца (недели). Руководителю важно понимать, что эффективная команда не сможет эффективно работать без отчетного табло, которое мотивирует ее на действие. Без него энергия и активность сотрудников будет значительно ниже.
Возможно, вы пользуетесь отчетами на компьютере, размещенными в Excel, но внимание должно быть сосредоточено на отчетном табло для команды. Если ваше визуальное табло содержит сложные данные, это не даст нужного эффекта. Главная задача визуального табло для сотрудников команды – мотивировать их на выполнение запланированного.
Отчетное табло для вашей команды побуждает к конкретным действиям и имеет несколько простых граф:
• Вот здесь мы должны быть – наш план.
• Вот здесь мы находимся в настоящий момент – фактическое состояние.
• Мы опережаем план или не дотягиваем до него – это можно определить с одного беглого взгляда.
• Сотрудники будут работать иначе, когда будут измерять результаты работы и вывешивать их на всеобщее обозрение. Важно, чтобы сотрудники сами измеряли результаты своей работы.
Характеристики визуального информационного табло для сотрудников:
• Оно простое. Не поддавайтесь искушению усложнять табло избыточными и вспомогательными данными (неактуальными тенденциями, сравнением с прошлым годом). Все то, что отвлекает сотрудников от результатов, на которые им необходимо ориентироваться, не должно попадать на табло.
• Быть на виду у вашего подразделения. Визуальное отчетное табло должно быть хорошо видно сотрудникам подразделения, чтобы сразу можно было определить лидирующую команду. Если информация хранится в компьютере или в распечатанном виде висит на двери кабинета, считайте, что для команды ее не существует. Без находящегося в пределах видимости табло стратегически важные цели и опережающие показатели быстро утонут в потоке ежедневных текущих дел.
• Визуальная информация и ее всеобщее обозрение повышают ответственность каждого. Для каждого сотрудника результаты работы превращаются в личную ответственность, особенно когда отчетное табло расположено там, где его всем хорошо видно. Не единожды мы наблюдали, когда производственная бригада отказывалась от обеденного перерыва и выходила в выходной день, чтобы выполнить свой план и улучшить свои цифры на визуальном отчетном табло. А бригада, приходящая в ночную смену, первым делом смотрела показатели дневной смены.
• Табло должно содержать как опережающие, так и запаздывающие показатели, чтобы понимать и видеть динамику движения к цели. Члены команды должны видеть, что они делают (опережающие показатели) и что получают в результате (запаздывающий показатель). Как только команда видит, что запаздывающий показатель меняется в результате ее работы с опережающим показателем, это сильно влияет на вовлеченность команды и на мотивацию, потому что они знают, что могут непосредственно влиять на результат. Команда с первого взгляда на табло должна определить, где находится, и опережает она план или отстает от него. Как команда выглядит относительно коллег (других подразделений) – внутренний бенчмаркинг.
Взгляните на свои отчеты, содержащие еженедельные показатели. Можете ли вы моментально определить, опережаете ли вы план или отстаете от него? Это называется правилом «пяти секунд». Если в течении пяти секунд вы не смогли определить, выигрываете или проигрываете, значит, тест вы не прошли. Ниже представлены два отчета (рисунок 10).
Различия на табло (вариант 2) служат дополнением, указывающим на то, где команда должна находиться, иллюстрируется «тигром». Из этого графика мы сразу видим, что команда отстает.
