Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту - Маккензи Алек

1. Предоставьте им особый электронный адрес и позаботьтесь о том, чтобы ответить на их письмо через определенное время. Сотрудники могут посылать запросы, не прерывая вашей работы.

2. Постарайтесь сделать так, чтобы сотрудники старались помочь себе сами, прежде чем прерывать вас. Вот типичный способ осуществить это: давая совет подчиненному или обучая его или коллегу тому, как справляться с проблемой, договоритесь о размещении алгоритма ее решения на общедоступном внутрикорпоративном сайте. Тогда в следующий раз при возникновении подобной проблемы у сотрудников не будет необходимости обращаться к вам за помощью.

Варианты ведения учета времени: обычные или высокие технологии

Пользуйтесь тем, что проще. Вести записи от руки быстрее, чем вы думаете, особенно если зашифровывать или сокращать их. Раз они не видны никому, кроме вас, то никто не должен понимать их. Вот некоторые простые принципы:

• кратко записывайте перерывы в работе, как только они случаются, иначе вы об этом забудете;

• изобретите сокращения или приспособьте их под себя;

• используйте инициалы или номера проектов для обозначения сотрудников или проектов;

• помечайте перерывы в работе знаком Х или галочкой;

• когда кто-то прерывает вас вопросом, ставьте вопросительный знак с инициалами человека;

• звонки можно обозначать большой буквой З со стрелочкой, указывающей на инициалы лица или от них: (З > TB значит, что вы звонили ТВ, а З < TB обозначает, что она звонила вам).

Если вы в основном применяете виртуальные средства, то удобнее будет создать электронную таблицу времени или адаптировать инструмент, который уже используете: Microsoft Outlook, Gmail, приложение Lotus Notes или простую программу по управлению проектом. Главная идея состоит в том, чтобы показать себе любые «отклонения от приоритетов» по мере отслеживания различных элементов дня.

(Поразительно, как мало люди используют программные приложения. Они не решаются нажать на кнопку «Помощь» для нахождения дополнительных видов их применения. Поискав, вы поймете, что разработчики программ обеспечили вас всем необходимым.)

А еще можете почитать книги из серий For Dummies («Для чайников») или Idiot’s Guide («Руководство для идиотов»), чтобы узнать, как отслеживать время с помощью программ, используемых вами в работе.

Скрытые подсказки: пять предупреждений

Следующий пример показывает, как с помощью простых рукописных заметок Саманта Грегорио, менеджер по сбыту в фармацевтической компании, узнала, куда уходит ее время. Если вам удастся сохранять такую же непредвзятость, как у нее, то вы обнаружите несколько сфер, в которых можно добиться мгновенного успеха.

Перед тем как приступить к делу, Саманта обдумала несколько полезных предупреждений.

1. Не записывала все, что происходило в течение дня, а сконцентрировалась только на делах «красной зоны» и перерывах, которые могли повредить им.

2. Указывала подробности. Если бы она записала десятиминутный перерыв как просто «звонок», то позднее не смогла бы оценить, принес ли ее выбор пользу.

3. Записывала такие пункты, как пребывание в мечтах, приготовление кофе или дружеское общение, даже если они казались незначительными или «просто свойственными всем людям». Ее целью было осознать последствия того, что мелкие дела крадут время у заданий из «красной зоны».

4. Делала записи по ходу действий, поняв, что не может надеяться на точное восстановление всех деталей.

5. Предвидела, что искушение выставить себя в лучшем свете будет почти непреодолимым. Поэтому никто не видел ее записи, кроме нее самой. Честный подход к ведению записей позволял ей поправлять себя прямо на месте. Так в течение дня оставалось меньше неприятных для нее ошибок.

Саманта придерживалась своего решения и никому не показывала записи. Однако позже она с занятной честностью зафиксировала свои ответы на серию наших вопросов.

Мы расшифровали их так:

В = Вопрос

О = Ответ

Опр. = Оправдания

П = Понимание (взгляды Саманты помогут всем нам защитить время для заданий «красной зоны»).

В: Вы приступили к осуществлению своей главной цели в задуманное время?

О: Нет. На самом деле я не приступала к ней до половины пятого. (Пауза.)

Опр.: Но сегодня был необычный день.

В: Что помешало вам начать?

О: В два часа я прервалась из-за кризисной ситуации с клиентом. (Молчание.)

П: Хм, должна признать, что к тому времени было уже поздно. Я отложила главный приоритет в пользу более легкого второстепенного задания, думая, что позднее у меня будет куча времени, чтобы наверстать.

В: Как бы вы могли избежать этого и не отвлекаться?

О: Я не могла этого избежать, невозможно было отложить дело того клиента! (Молчание.)

П: Но я могла придерживаться приоритетного задания утром и спокойно идти с опережением, когда в обед взорвалась эта «бомба».

В: Сколько времени вам понадобилось, чтобы вернуться к делам, после того как вы отвлеклись?

О: Я так и не вернулась, если говорить о моем приоритете номер один.

В: Как долго вы не прерывались при выполнении дел из «красной зоны»?

О: Тридцать минут, с самого утра.

В: Какой промежуток времени был наиболее продуктивным?

О: Прежде всего утро, затем недолго после обеда.

П: Я обычно хорошо работаю ближе к вечеру, но не сегодня. Я слишком устала и расстроилась.

В: Какой промежуток времени был наименее продуктивным?

О: С половины десятого до половины двенадцатого и с без четверти три до половины четвертого. (В целом 2 часа 45 минут наименьшей продуктивности.)

Опр.: Оба этих промежутка были отмечены для приоритетной работы, но мой начальник созвал чрезвычайное собрание персонала, которое съело время до полудня, а потом проблема с клиентом испортила часы после полудня. Я задержалась на работе, но так и не завершила важные дела. (Молчание.)

П: Мне следовало понять, что собрание персонала будет для меня неплодотворным. Я могла бы отпроситься. Оно задержалось на полчаса. В конце концов, поскольку там присутствовал начальник, я осталась еще на двадцать минут, чтобы получить ответы, которые понадобятся мне завтра. Думаю, что могла бы выяснить это по электронной почте, хотя личный контакт с начальником важен. И все же… я пожертвовала приоритетами…

Мы благодарны Саманте за это свидетельство и ее честные открытия. Они показывают, что мы все позволяем себе терять какое-то количество времени. Но по-настоящему вредоносные потери – те, что напрямую влияют на наши приоритеты. Будьте строги в отношении дел «красной зоны» и не будьте строги к себе в отношении потерь времени в течение дня.

Саманта продемонстрировала следующее предупреждение для всех нас: мы склонны честно признавать ущерб, но по-прежнему пытаемся объяснить причины потери времени действиями других людей. Ведя учет времени, Саманта начала поднимать на поверхность невидимые проблемы в отношении времени. Это может стать и вашим первым шагом.

Анализируйте записи, чтобы продолжать движение

Для извлечения максимальной пользы из упражнения по учету времени задайте себе те же вопросы, что помогли Саманте. Сделайте это при изучении заполненной вами таблицы. Продолжайте спрашивать себя об этом, даже закончив вести учет. Это поможет добиться понимания и сохранит усовершенствованные привычки.