Алан Игл - Как работает Google
2. При написании письма каждое слово имеет значение, в отличие от пустой болтовни. Будьте лаконичны. Если вы описываете проблему, дайте ей четкое определение. При этом вы потратите даже не меньше времени, а больше. Вам нужно написать черновик, затем просмотреть его и убрать любые слова, которые кажутся лишними. Вспомните, что ответил ныне покойный романист Элмор Леонард, когда его спросили о его успешной карьере писателя: «Я убираю отрывки, которые люди будут пропускать при чтении»[162]. Большинство электронных писем содержат чушь, которую при чтении можно пропустить.
3. Регулярно чистите свою папку входящих сообщений. Как часто вы просматриваете свой почтовый ящик, пытаясь понять, на какое письмо ответить следующим? Как много времени вы тратите на уже прочитанные сообщения? Любое время, которое вы тратите на мысли о том, к какому из писем приступить далее, – это время, потраченное впустую. То же самое касается времени, уделенного уже прочитанному ранее сообщению (по которому вы так и не приняли меры).
Когда вы открываете новое письмо, у вас есть несколько вариантов: прочитать его часть и понять, тратить ли на него свое время; прочитать и сразу же приступить к действиям; прочитать его и приступить к действиям позже, либо прочитать его позже (если сообщение достаточно важное, но не срочное и, возможно, слишком длинное, чтобы читать его прямо сейчас). Сразу же выберите какой-либо из приведенных выше вариантов, желательно склоняясь к первым двум. Запомните старый акроним OHIO – Only Hold It Once (Сфокусируйтесь на Этом Лишь Однажды. – Прим. пер.). Если вы читаете письмо и знаете, как действовать дальше, действуйте немедленно. В противном случае вы обрекаете себя на бесконечное перечитывание данного сообщения, что является стопроцентной потерей времени.
Если вы успешно справились с этим, то ваш почтовый ящик превратится в список текущих задач, состоящий только из сложных вопросов – того, что требует более глубокого осмысления (отнесите такие сообщения к категории «На внедрение» или пометьте их звездочкой, если вы используете Gmail). У вас останется несколько писем «На прочтение» – с ними вы сможете разобраться позже.
Чтобы не случилось так, что весь объем сообщений просто перемещается из папки «Входящие» в папку «На внедрение», вы должны ежедневно убирать из последней письма, по которым уже были приняты меры. Это занятие можно оставить на вечер. Ваша цель – ноль задач в категории «На внедрение», но приемлемо и любое количество до пяти. В противном случае впоследствии вы будете терять время, пытаясь понять, к какой из задач в этом длинном списке следует приступить.
4. Разбирайте письма по принципу LIFO – Last In First Out («последним пришел – первым ушел». – Прим. пер.). Иногда задачи по более старым письмам выполняются кем-то другим.
5. Помните о том, что вы – маршрутизатор. Если вы получаете письмо с полезной информацией, подумайте, кому еще она оказалась бы полезной. В конце дня вспомните все полученные письма и спросите себя: «Что я должен был переслать, но не переслал?»
6. Если вы используете функцию скрытой копии в письме, спросите себя, почему вы это делаете. Ответ почти всегда кроется в том, что вы пытаетесь что-то скрыть. Но подобное поведение является неэффективным и, возможно, нечестным в рамках культуры прозрачности. Если ваш ответ звучит именно таким образом, открыто поставьте человека в копию письма либо вообще не включайте его в список адресатов.
Единственный случай, когда мы рекомендуем использовать функцию скрытой копии в письмах, – это если вы убираете кого-то из темы обсуждения. Когда вы нажимаете «Ответить всем», отправляя письмо длинному списку адресатов, переместите тех, кто больше не имеет отношения к данной теме, в поле «Скрытая копия» и сообщите об этом в тексте письма. Они с облегчением вздохнут, когда увидят очередное, не имеющее к ним отношения сообщение, которое захламляет их папку «Входящие».
7. Не кричите. Если вам нужно повысить на кого-то голос, сделайте это при личной встрече. Кричать в электронных письмах СЛИШКОМ ПРОСТО.
8. Облегчайте контроль за исполнением задач. Когда вы отправляете письмо с вопросом, требующим принятия мер и решение которого вам необходимо проконтролировать, поставьте себя в копию и отнесите письмо к категории «На контроль». Таким образом вы облегчите процесс поиска и контроля неразрешенных вопросов; просто отправьте первоначальное письмо с новым вступлением – «Сделано ли это?».
9. Облегчайте себе поиск материалов в будущем. Если вы получили письмо, к которому, по вашему мнению, потребуется вернуться позже, перешлите его самому себе с несколькими ключевыми словами, описывающими его содержание. Задайте себе вопрос: «Как я смогу найти данное письмо позже?» Затем, когда вы будете искать его, вы, скорее всего, воспользуетесь теми ключевыми словами.
Это удобно не только в электронной переписке, но и в отношении любых важных документов. Джонатан снимает копии паспортов членов своей семьи, водительских прав и медицинской страховки и отправляет их самому себе по электронной почте с ключевыми словами. Если любой из упомянутых документов потеряется во время какой-нибудь поездки, его копию можно будет легко отыскать в любом браузере.
Разработайте тактику
Вы как руководитель контактируете с несколькими группами людей: с сотрудниками, начальством, советом директоров, консультантами, потребителями, партнерами, инвесторами и так далее. Поэтому следует разработать тактику наиболее эффективной коммуникации с каждой из представленных групп. Вот как выглядит наша:
1:1 – сравните списки
Однажды Билл Кэмпбелл предложил нам интересный подход, заключающийся в организации 1:1 (так называемые тет-а‑теты, регулярные встречи менеджера с сотрудником). Менеджер должен составить список из пяти вопросов, которые он хочет обсудить на встрече с сотрудником, последний делает то же самое. Если сравнить оба списка, то, по крайней мере, некоторые из пунктов частично совпадут. Общая цель любой встречи 1:1 должна сводиться к решению проблем, и если менеджер и сотрудник не могут по отдельности определить общие проблемы, которые им нужно решить сообща, то в процессе это приведет к еще более серьезным проблемам.
Кроме того, Билл предлагает неплохой формат таких встреч, который мы успешно позаимствовали:
