Сергей Хлыстунов - Как стать корпоративным атлетом. Система управления работоспособностью и качеством жизни
Выбор и принятие решений – это крайне энергозатратная деятельность. Чем чаще нам приходится делать выбор, тем более снижается качество наших решений и истощается наша энергия. А жизнь предоставляет нам постоянно возрастающее количество доступных нам вариантов выбора, которое намного превышает наши возможности управлять ими. Более того, постоянно возрастает не только количество доступных нам вариантов, но и сила, с которой на нас давят другие люди и обстоятельства. Если мы не делаем выбор, его за нас делают другие.
Эффективный алгоритм поведения в подобных ситуациях предложил Грэг МакКеон: «Исследуй, устраняй, действуй! Причем делай как можно меньше и с минимумом усилий, так как только соотношение между временем и результатом имеет значение. Будь предельно изобретательным в своих действиях и решениях. И постоянно отбрасывай все ненужное»[120]. Способность отбрасывать ненужное – важнейший инструмент нашей продуктивности. Не зря Питер Друкер утверждал: «Один из секретов личной производительности – большая мусорная корзина! Не делай ничего, что помогает работе других людей, трать все свои силы на свою собственную работу, и делай ее лучше всех!»[121].
В нашей жизни то, что мы не делаем, не менее важно, чем то, что мы делаем. Когда мы четко понимаем, чего не нужно делать, наступает ясность относительно того, что же действительно нужно. Чтобы сделать что-то одно, нужно прекратить делать что-то другое. Прекрасным упражнением является составление «черного списка дел», т. е. дел, которые нужно прекратить делать или никогда не начинать (Приложение № 34).
Для каждого из нас в течение всей жизни существует всего несколько по-настоящему важных дел, все остальное шум и суета. Поэтому нужно всегда искать и делать меньше, но лучше, и делать важные дела в нужное время. Для этого полезно отвечать себе на следующие вопросы.
♦ Тем ли я занимаюсь?
♦ Что из этого мне нравится больше всего?
♦ Что из этого у меня получается лучше всего?
♦ На что из этого существует больший спрос?
Нужно уметь быстро отказываться от лишних жизненных альтернатив, выбирая лишь те, которые близки к идеальным. Для этого в процессе принятия решений целесообразно использовать как можно более радикальные критерии. Такой «сверхпридирчивый» подход к принятию решений можно использовать во всех областях своей жизни. Грэг МакКеон назвал его «Правило 90 %»[122]. Суть его в том, что если при выборе вариантов или возможностей ответ не определенно положительный, то он отрицательный. Если не очевидно, что это «да», то очевидно, что это «нет». Если что-то (или кто-то) почти хорошо, то это нужно отбросить. Все, что ниже 90 %, не подходит, подходят только оставшиеся 10 % вариантов, возможностей или альтернатив (Приложение № 35).
Такой подход позволяет отказываться от большинства хороших параллельных вариантов, возможностей или альтернатив и искать ту, которая подойдет больше всего. Это очень важный момент, который точно выразил Ральф Эммерсон[123]: «Преступление, которое приводит к банкротству людей и государства, заключается в отказе от главной цели, чтобы иметь возможность работать тут и там…»
Важно всегда стремиться обрести не приблизительную ясность, а абсолютную. Это значит выбирать самое лучшее. Бывает, что мы осознаем, что совершили ошибку, уже после того как начали какой-либо проект. Тогда нужно быть готовым признать свои ошибки и отказаться от обязательств и, несмотря на издержки, свернуть проект или выйти из него.
Как справедливо заметил Ричард Кох: «В жизни побеждают не самые сильные, умные, быстрые и хитрые. Побеждают те, кто лучше умеет сосредоточиваться, у кого есть абсолютно ясное понимание своих целей, и те, кто может принимать решения и действовать в условиях неопределенности и хаоса для достижения нескольких простых вещей»[124]. Для этого нужно совсем немного:
♦ избегайте проектов без ясно сформулированной единственной цели;
♦ планируйте совещания так, чтобы на них принималось единственное решение, и как только оно принято, заканчивайте его;
♦ сводите сложные проблемы к простой и понятной всем мысли;
♦ решайте проблему в той ее части, где решение принесет наиболее ощутимые результаты;
♦ делайте все максимально простым и дешевым способом;
♦ по каждому продукту, услуге или процессу – всему, чем занимаетесь, задавайте вопрос: «Как сделать это проще?» Если ответа нет, значит, плохо подумали.
В общем, нужно всегда стремиться упрощать свою жизнь в целом, и свой труд в частности. Понимать, что важно, а что нет в комплексе явлений, а затем сводить происходящее к чему-то узнаваемому и понятному. Находить в составе всего комплекса небольшие элементы, важные и узнаваемые, и формулировать идеи, продукты или услуги в виде краткой понятной фразы. Решения должны вызывать эмоциональный отклик, привлекать простотой и элегантностью. «Наш разум способен воспринимать очень небольшое количество простых вещей. Хочешь быть высокорезультативным – пропускай через свой разум только простые послания»[125].
Четвертый шаг – это установление личных границ. Важно полностью избавиться от «неясностей» во всех сферах жизни и установить четкие границы распорядка дня, труда, сна, отдыха, повседневного поведения и общения. Если мы не устанавливаем такие границы, то их для нас, как правило, быстро устанавливают другие. Четкие границы позволяют нам избавиться от требований и препятствий, которые отвлекают нас от приоритетов.
«Правила игры» лучше устанавливать самому, а не ждать, когда это сделают другие. Чем более четко и конкретно мы устанавливаем правила общения с окружающими нас людьми, тем меньше трений вызывают наши отношения и тем реже нам приходится говорить «нет» всему тому, что отвлекает нас от наших приоритетов.
Пятый шаг – это создание резервов в личной и профессиональной жизни. Неожиданности в нашей жизни случаются всегда, поэтому целесообразно готовиться к ним заранее, на тот случай, когда удача «отвернется» от нас. Нужно создавать резервы из энергии, времени, денег, договоренностей и других ресурсов. Поэтому, планируя новый проект в своей личной и профессиональной жизни, имеет смысл ответить на несколько следующих простых вопросов.
♦ Чем я рискую в случае неудачи проекта?
♦ Какие препятствия и ограничения могут встретиться на моем пути?
♦ Можно ли удалить эти препятствия и ограничения на системном уровне?
♦ Из каких ресурсов мне нужно создать резервы, чтобы спасти проект, если все пойдет не по плану?
♦ Какие из моих активов подвержены рискам, и как их защитить в случае неудачного хода событий?
Вопрос устранения препятствий и ограничений – это вопрос нашей работоспособности. При планировании цели нужно сразу определять эти препятствия и ограничения и систематически устранять их. Таким образом, можно увеличить свою продуктивность, сокращая, а не увеличивая объем выполненных работ. Принцип здесь прост: чем больше удаляешь, тем больше получаешь, чем больше думаешь, тем меньше нужно делать.
Шестой шаг – это избавление от изживших себя отношений с другими людьми. Если взглянуть на человеческие отношения масштабно, то становится ясно, что каждый из нас что-то «продает» в обмен на время других людей: свои мнения, идеи или желания. Важно всегда осознавать, что продается в каждый конкретный момент времени. Высокая работоспособность невозможна без умения говорить «нет».
Имеет смысл регулярно проводить инвентаризацию партнеров по общению по критериям важности и временных затрат. Михаил Литвак рекомендует в целях экономии энергии и повышения результативности сужать круг общения до следующих лиц[126].
1. Я сам (учитывать энергию и время, которую мы тратим на себя лично).
2. Партнер по производственной деятельности (в идеале это супруг).
3. Сексуальные партнеры (те, кто есть, и хотелось бы иметь).
4. Дети.
5. Родители (свои и супруга).
6. Друзья и духовно близкие родственники.
7. Начальник и/или деловые партнеры.
Своевременный и корректный отказ от изживших себя отношений это свойство человека, который ценит свою энергию и свое время. Если этого не делать, мы никогда не сможем придерживаться четкой операционной системы – ее все время будет кто-то ломать. Причем в большинстве случаев это будет не острая необходимость, а блажь другого человека.
Нужно помнить, что чрезмерная ответственность перед окружающими это безответственность перед самим собой, и сводить деловые встречи к минимуму. Каждое данное кому-то обещание и взятое на себя обязательство распыляет наши энергию, ресурсы и время. И чем больше у нас дел, тем ниже результативность в каждом из них.
