Георгий Мтвралашвили - Прибыльный ресторан. Советы владельцам и управляющим
Полезны также периодические проверки, обязательны инспекторские, подсадные проверки. Возможно подключение охраны к простому подсчету пришедших гостей, чтобы сравнить потом количество гостей с количеством чеков, оплаченных столов.
Управленческий контроль
Поговорим об организации контроля и управленческого учета, методах борьбы со злоупотреблениями, документации и автоматизации.
Ресторан начинается от замысла его создателя и заканчивается контролем его функционирования.
Менеджмент = оптимизация вложенных ресурсов посредством контроля.
Проконтролируем весь путь товара к потребителю, то есть всю производственную деятельность ресторана. Итак, производственная деятельность ресторана включает:
♦ прогнозирование торгового оборота ресторана;
♦ закупку;
♦ получение заказа;
♦ хранение/выдачу;
♦ производство пищи;
♦ обслуживание.
Контроль, как и любая деятельность, основывается на:
1) изучении ситуации;
2) планировании работ (и по контролю в том числе);
3 реализации контроля;
4) коррекции.
Всем известна истина: заработав рубль, проследи его путь в банк, а потратив рубль, проанализируй, действительно ли трата была необходима.
Контроль обеспечивает накопление нужной информации, на основании которой руководство может принимать оперативные решения. Необходимо признать, что предприятия питания несут существенные потери из-за воровства и недостаточного контроля со стороны руководства, причем большинство владельцев ресторанов редко признаются (даже себе) в том, что в их заведении данная проблема стоит достаточно остро.
Помимо этого существуют и другие различные причины потерь продуктов. Мы можем отнести сюда приемку недоброкачественных продуктов, их порчу, кражи, хищения и различные махинации. Происходит это из-за того, что персонал любого ресторана имеет прямой доступ к продуктам, материальным ценностям и наличным деньгам.
Воровство = персонал + гости.
Кто у кого ворует и как? Приведем возможные схемы:
♦ персонал – персонал;
♦ персонал – гость;
♦ персонал – предприятие;
♦ гость – гость;
♦ гость – персонал;
♦ гость – предприятие.
Распространенные методы воровства: обслуживание без чека; повторное обслуживание по чеку; недолив; принос гостем своего напитка; разбавление дорогого напитка менее дорогим; «игры» с кредитными картами и т. д.
Рекомендуемые дополнительные меры: компьютерная система («+» и «-»); рейды (раздевалки, мойки, шкафчики баров и т. д.); контрольные закупки (кухня и бар); выборочные сверки; запрет посещения ресторана персоналом в нерабочие дни и т. д.
Рекомендуемая документация: должностные инструкции; правила внутреннего распорядка; договоры о материальной ответственности; трудовые контракты; план-схема ресторана; листы для резерваций; листы инвентаризации (бар, производство, инвентарь, хозтовары); акты контрольных закупок; акты контрольного снятия остатков по бару; акты списаний; акты по любым операциям с чеками; акты задержания сотрудников; обходные листы.
Учет:
♦ это важнейшая категория и форма управления предприятием;
♦ это фундамент планирования;
♦ позволяет объективно оценить фактическое состояние дел;
♦ позволяет оценить деятельность работников.
Требования к учету, отчетности и контролю: достоверность состояния дел; полнота охвата; соответствие нормам, требованиям, документам.
Ответственный за организацию учета в ресторане всегда руководитель.
Воровство на производстве и в торговом зале. В соответствии с нормативными документами заведующий производством ежедневно должен составлять план-меню и на его основании оформлять требование-накладную для передачи в кладовую.
Для контроля над движением и сохранностью сырья готовых изделий на кухне, в баре, буфете должна быть оформлена «Ведомость учета движения продуктов, или Товарный отчет».
Денежные потери в ресторане можно разделить на: 1) потери на производстве; 2) потери в зале.
Потери на производстве (снабжение, кухня) примерно составляют:
♦ махинации с закупочными ценами и количеством товара – 5–7 % и более;
♦ потери при хранении на складе – 2–3 % и более;
♦ потери при хранении на производстве – 2–4 % и более;
♦ хищения, воровство – 10 % и более.
Потери в зале (официанты, бар) примерно составляют:
♦ сокрытие официантами – 5–7 %;
♦ потери при хранении в баре – 2 % и более;
♦ хищения, воровство – 2–8 % и более;
♦ обсчет и обман клиентов – 10–15 % и более;
♦ махинации с кредитными картами и картами на скидку;
♦ махинации с обменом валюты.
Кроме того, существуют потери от службы охраны и даже от менеджмента ресторана.
Самыми простыми способами выявления «неладного» являются регулярное слежение за статистикой ресторана и периодический обсчет статистических данных по самым простым схемам:
♦ закупка продуктов для бара / выручка бара (пример формулы: уровень реализации (%) = себестоимость продуктов бара / выручка бара);
♦ закупка продуктов в кладовую / выдача продуктов в подразделения;
♦ закупка продуктов для кухни / выручка кухни;
♦ оборот месяца / прибыль месяца.
Уровень реализации, например в баре, 16–20 % считается нормальным. Внезапное изменение коэффициентов может подсказать о существовании проблем.
Есть еще несколько методов решения проблемы воровства в ресторане: «полицейский» (видеокамеры, подслушивающие устройства, система стукачей, постоянные осмотры персонала и т. д.), «бандитский» (разборки с определенными людьми или простое увольнение всего персонала) и профессиональный (выполнение определенных правил, должностных инструкций, законов).
При профессиональном методе особое внимание уделяется:
♦ поиску и назначению грамотного управляющего, менеджера с широкими полномочиями;
♦ тщательному подбору менеджмента среднего звена;
♦ подбору персонала, разработке, внедрению должностных инструкций, правил внутреннего распорядка, договоров о материальной ответственности и контролю их выполнения;
♦ квалифицированной бухгалтерии;
♦ кассовой системе;
♦ отлаженной системе поставок (поставщик – склад – ресторан);
♦ мотивации к честной работе, премированию сотрудников по итогам работы (так, для сотрудников отдела закупок можно предложить премии (%) по итогам работы за экономию средств при закупке продуктов, при сохранении их качества, для кладовщиков – премию за сокращение потерь при хранении).
Отметим особо: весь персонал должен знать, что он постоянно контролируется, что проводится постоянная работа по выявлению нерадивых работников и возможно применение самых жестких мер к нарушителям, даже при малейшем подозрении на нарушение. О возможности увольнения (в соответствии с законом) необходимо оповестить сотрудника еще на стадии приема на работу, это позволит отсечь сотрудников, способных воровать.
