Александр Назайкин - Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой
Далее ведущий следит за соблюдением регламента, дает знак выступающим или журналистам о том, что их время на вступление, вопрос или ответ истекло.
Если после выступления не прозвучало никаких вопросов, то можно ответить на те, что были предусмотрительно подготовлены самим выступающим.
Пресс-конференцию можно завершить как аплодисментами, так и обойтись без них, просто вежливо попрощавшись с присутствующими.
После пресс-конференции даются заранее согласованные интервью. Также журналисты могут неформально пообщаться с участниками мероприятия. Поэтому выступающим стоит задержаться в помещении, а не убегать из него, снижая тем самым эффективность пресс-конференции.
Если план пресс-конференции объявлен, то он должен неукоснительно выдерживаться. Иначе журналисты начнут раздражаться.
Для того, чтобы облегчить работу журналистов с информацией пресс-конференции, им выдают медиакит, включающий в себя пресс-релиз, тезисы выступлений, биографии выступающих, фотографии, образцы товара и т. д. (Подробнее о медиаките см. раздел «Материалы для публикации. Медиакит»).
Все материалы, подарки лучше раздавать журналистам на выходе, чтобы им не пришлось таскаться с ними в течение всего мероприятия. Внимание должно постоянно сопутствовать работе журналистов на пресс-конференции. Нельзя игнорировать их просьбы, пожелания, пытаться унизить, используя фразы вроде «продажная пресса» и т. д… Не стоит и задабривать их. Лучшее, что могут сделать организаторы пресс-конференции для журналистов – создать комфортные условия для работы, как во время официальной части, так и позже при неофициальном общении на фуршете.
На пресс-конференции не стоит устраивать большой обед, но напитки и легкие закуски будут вполне уместны. Причем чай, соки можно предложить и перед конференцией.
Главное при проведении пресс-конференций – это, конечно, безусловная важность распространяемой информации. Но, как уже говорилось, на высоком уровне должны быть организованы и такие сопутствующие получению информации аспекты, как место проведения конференции, удобства. Ведь если журналист чем-то будет недоволен по ходу получения информации, его недовольство перенесется и на подготавливаемый к печати материал.
При проведении пресс-конференций и других мероприятий важно понимать, что журналисты постоянно посещают мероприятия. Это их обычная повседневная работа. И имея опыт работы на десятках, а то и сотнях пресс-конференций, они волей-неволей сравнивают очередное мероприятие с предыдущими: «А там-то было лучше… А здесь вот как…»
Конечно, не стоит соревноваться в роскоши, в ублажении журналистов. Но продумывать приемлемый уровень комфорта следует обязательно. И самое главное специалист по медиарилейшнз в любой момент должен быть доступен, чтобы дать необходимую информационную справку, организовывать встречу с кем-либо из выступающих и т. д.
Если по книге регистрации видно, что кто-то из журналистов не пришел на пресс-конференцию, следует отослать ему всю информацию в редакцию. Возможно, она все-таки пригодится. Ведь сотрудник редакции мог не прийти по какой-то вполне весомой причине. А присланную информацию он возможно использует для публикации.
Отправить информацию стоит не только приглашенному, но не пришедшему журналисту, но и его неприглашенным коллегам.
По итогам пресс-конференции необходимо подготовить аналитический отчет: сколько журналистов пришло, сколько из них опубликовали материал, какие из неприглашенных СМИ опубликовали материл и т. д.
Кроме распространения информации пресс-конференцию можно использовать и для сбора информации о журналистах, уточнения их списков, тематических и контактных данных, и т. д.
Различные виды пресс-конференций
Современные технологии позволяют использовать различные виды пресс-конференций. Так, можно провести телеконференцию, т. е. связать с помощью многоканальной телефонной связи представителя или представителей компании с журналистами, которых вовсе не обязательно собирать вместе. Они могут находиться в своих редакциях или вообще в разных частях света и при этом напрямую задавать вопросы и получать ответы. «Согласно опросу, проведенному Национальным институтом отношений с инвесторами (National Investors Relations Institute, NIRI), почти 75 % из 500 крупнейших компаний, входящих в рейтинг журнала Fortune, пользуются селекторной связью для публикации своих квартальных финансовых отчетов. Кроме того, по оценке NIRI каждая третья американская компания проводит телеконференции не реже одного раза в месяц.»[105]
Пользуются этой эффективной технологией компании уже достаточно давно. Так, в 1998-99 г.г. фирма Kodak совместно с агентством Ira Thomas Associates (ITA) продвигали на рынок новые сканеры. Чтобы быстро и эффективно проинформировать как можно больше аналитиков, с представителями Kodak была проведена телеконференция. Для этого с помощью компьютерной программы Power Point была организована презентация, которую затем разместили в Интернет. Такие действия дали возможность аналитикам войти в суть проблемы и сделали телеконференцию в высшей степени интерактивной. Тот же самый прием был использован в 1999 г. для индивидуальной конференции с ведущими аналитиками и СМИ.
Также используются радио– и видео конференции, во время которых журналисты общаются с представителями компании через радио– или видео канал. Все действо происходит в прямом эфире, за которым следят рядовые слушатели или зрители. Причем последние и сами могут задавать вопросы с помощью телефона или электронной почты. Таким образом информация распространяется сразу и для представителей СМИ, и для их аудитории.
В последнее время все чаще используются интернет-конференции, которые предоставляют все выгоды теле, радио– и видео конференции, но при этом обходятся значительно дешевле.
Брифинг
Брифинг происходит от английского briefing (brief – краткий). Это короткое мероприятие, предусматривающие оперативное выступление представителя компании по свежим следам важных событий перед журналистами. Обычно на брифинге озвучивается официальное заявление, меморандумом, только что принятый важный документ. После этого представитель компании коротко отвечает на несколько вопросов.
Часто к формату брифинга прибегают при проведении международных мероприятий, встреч официальных лиц с представителями СМИ, на которых в концентрированном виде излагается официальная позиция по определенному вопросу.
Обычно весь брифинг проходит в течение 15–30 минут, из которых 5-10 минут приходится на выступление и 10–20 – на блиц-ответы на вопросы журналистов.
