Александр Назайкин - Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой
В приглашении обозначается главная тема пресс-конференции, перечень выступающих, место и время проведения. Если предусматривается прямая интернет-, радио– или теле– трансляция, это также указывается.
Тема описывается в достаточной степени, чтобы вызвать интерес. Вместе с тем в приглашении не приводятся подробности. Их журналисты смогут узнать, прибыв по указанному адресу в указанное время.
Не стоит указывать в приглашении дресс-код. Хотя сотрудники компании и выступающие будут в деловых костюмах, заставить надеть их журналистов очень тяжело. И не стоит наставать.
В приглашении может быть предусмотрен бланк обратной связи, с помощью которого журналисты будут иметь возможность заказать дополнительные материалы или эксклюзивное интервью с кем-либо из выступающих. Чем оригинальнее материалы компании, тем больше к ним внимания журналистов и тем больше шансов на то, что в них найдется что-нибудь для публикации. Например, при продвижении новых сканеров фирмы Kodak журналисты получили весьма любопытные приглашения на пресс-конференцию. Они были отпечатаны на наждачной бумаге. Надпись на этих приглашениях гласила: «Один из немногих типов бумаги, с которым не справится наш новый сканер».
Можно известить СМИ о пресс-конференции в два этапа. Первое сообщение разослать за одну-две недели до запланированного мероприятия, а второе накануне – за день-два.
Обычно приглашение рассылается традиционной или курьерской почтой. В экстренных случаях журналисты обзваниваются по телефону или используется электронная почта, требующая мало времени на подготовку и рассылку приглашения и обеспечивающая легкость и оперативность обратной связи. Также о пресс-конференции можно объявить через информационные агентства.
Не стоит дополнительно к разосланному приглашению обзванивать журналистов и уточнять придут ли, прикрываясь вопросом о том, не нуждаются ли они в дополнительной информации. Это раздражает журналистов. Даже, если журналист прямо подтвердит свое участие, это не значит, что он обязательно придет. Часто представители СМИ просто не знают, чего ждать от завтрашнего дня. К тому же нередко к ним поступает несколько приглашений на одно и то же время и решение, что выбрать, принимается в последний момент.
Заранее никогда нельзя сказать, сколько журналистов примут приглашение и посетят пресс-конференцию. Конечно, если в большом зале перед высшими руководителями компании окажется несколько незначительных журналистов – это будет очень неприятно. Цель пресс-конференции будет не только не достигнута, но при этом может пострадать и имидж компании.
Чтобы зал, где будет проводиться пресс-конференции, был заполнен, нужно приглашать, как можно больше журналистов. Считается хорошим результатом, когда на пресс-конференцию приходит 15–30 % приглашенных журналистов. На результат в более, чем 50 % обычно рассчитывать не приходиться. Если приходить менее 5 %, то это указатель на то, что что-то было упущено в организации пресс-конференции. Чаще всего причина малой явки журналистов – это плохой информационный повод. Также могут иметь значение ошибки при подготовке и рассылке приглашений.
Если есть хороший информационный повод, то можно сказать, что полдела по организации пресс-конференции сделано. Журналисты наверняка проявят интерес. Существенно же повысить количество откликнувшихся на приглашение представителей СМИ могут:
– время проведения,
– место проведения,
– персоны выступающих.
Как уже говорилось, чтобы журналисты смогли спланировать посещение мероприятия, приглашение им рассылается заранее. В нем указывается точное время начала пресс-конференции. Желательно, чтобы ее дата не совпадала с датой проведения какого-либо другого крупного мероприятия, посещение которого журналисты могут предпочесть. Лучше избегать предпраздничных и праздничных дней.
С точки зрения времени суток, пресс-конференцию лучше проводить в первой половине дня (11.00–11.30). Тогда корреспонденты газет смогут подготовить информацию в номер следующего дня. Если же материал не успевает в завтрашний номер, то шансы на то, что он выйдет послезавтра, существенно уменьшаются – ведь завтра в редакциях будут более свежие новости. Но для телевидения, радио и интернет время может не иметь особого значения. Поэтому пресс-конференции можно проводить и во второй половине дня до 16.30.
Понедельник – это обычно информационно не насыщенный день и может быть удачным выбором. Вторник, среда, четверг также вполне подходящи. Лучше не проводить пресс-конференцию в пятницу, в конце недели, т. к. выходные дни могут «похоронить» новость. Однако для журналов, по сравнению с газетами подготавливающимися в более медленном технологическом цикле, время проведения пресс-конференции не имеет столь уж большого значения.
Место проведения пресс-конференции должно быть удобным. Удобным как с точки зрения подъезда или подхода (в центре города, рядом со станцией метро и т. д.), так и с точки зрения комфортабельности (просторное, с хорошей акустикой, с подходящим интерьером и т. д.).
Если пресс-конференция проводится в неудобном для проезда месте, то возможно стоит организовать доставку журналистов специальным транспортом.
Достаточно часто пресс-конференции проводятся в специальных пресс-центрах, которые хорошо известны всем журналистам.
Журналисты всегда положительно реагируют на необычное место проведения информационного мероприятия. Поэтому пресс-конференцию можно проводить не только в традиционном месте (в пресс-центре), но и в самых неожиданных местах: в парке, на крыше небоскреба, на подходящей по теме выставке и т. д.
Пресс-конфренции, которым нужна солидность, проводятся в конференц-залах дорогих гостиниц и бизнес-центров. Мероприятия, связанные с искусством или творчеством, могут быть проведены и в обшарпанном подвальчике. Шарм бывает эффективнее роскоши.
Место проведения должно быть очень четко обозначено, а проезд или проход к нему внятно объяснены. Журналист не должен блуждать с приглашением, как с плохой картой, проклиная все и вся.
Когда представитель СМИ прибывает на место, там также должно быть сделано все для легкого ориентирования на незнакомой местности. Стоит размесить указатели «Пресс-конференция» со стрелкой на входе в здание, в коридорах, на поворотах, перед дверью в нужное помещение. Также следует указать место регистрации и получения информационных материалов табличкой «Регистрация». Если ест бар, буфет, гардероб, информационный центр, то на место их расположения также нужно указать. Стоит выделить отдельное помещение «пресс-комната», в котором будут проходить эксклюзивные интервью после пресс-конференции.
