Екатерина Шестакова - Кадровый учет для «упрощенцев»

3. Работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Приказ можно составить в произвольной форме с указанием всех необходимых реквизитов или воспользоваться типовой формой – приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6 или № Т-6а (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Приведем пример приказа о предоставлении отпуска.

На основании приказа осуществляется оплата отпуска.

4. Оплата отпуска. Бухгалтерия начисляет отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Частой ошибкой является начисление отпускных во время отпуска. Отпускные начисляются исходя из среднего заработка.

В 2014 г. произошел ряд изменений в части расчета отпускных.

Во-первых, теперь сумма отпускных рассчитывается с учетом изменений в праздничных днях: 29,3.

Сумма отпускных теперь равна:

Средний заработок за 12 календарных месяцев: 12: 29,3 х количество дней (календарных, рабочих) отпуска.

Ранее применялся коэффициент 29,4.

Во-вторых, увеличена до 14 дней максимальная продолжительность отпусков без сохранения заработной платы, при превышении которых эти периоды не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

5. В личную карточку вносятся соответствующие данные о предоставлении отпуска.

6. В табеле учета рабочего времени указывается, что работник находится в отпуске. В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 и № Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Следует обратить внимание, что в некоторых случаях отпуск может быть перенесен. Перенос отпуска также осуществляется по заявлению работника. Работодатель не может перенести отпуск только по собственному желанию.

Рекомендации:

1. Оформите отпуск работника документально. В противном случае возможны риски административных штрафов.

2. Не забудьте выплатить работнику отпускные. Учтите, что отпускные с 2014 г. рассчитываются по новым правилам.

3.2. Неоплачиваемый отпуск

Основанием для предоставления отпуска без оплаты является ст. 128 ТК РФ. Так, неоплачиваемые отпуска предоставляются по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению.

Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.

В некоторых случаях предоставление отпуска без оплаты является обязанностью работодателя.

Таблица 6

Обязанность работодателя предоставить отпуск

Вместе с тем, иные случаи также рекомендуется прописать в локальном акте.

Алгоритм предоставления отпуска без сохранения заработной платы следующий:

1. Работник пишет заявление о предоставлении отпуска с указанием причин. Например, работник планирует заключить брак и просит предоставить отпуск без сохранения заработной платы. На самом деле, работодатель может пойти навстречу работнику и предоставить ему оплачиваемый отпуск.

2. Работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Для этого используется собственная форма заявления или применяется унифицированная форма № Т-6 или № Т-6а (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Обратите внимание, что, в отличие от оплачиваемого отпуска, в этом случае не будет графика отпусков и оплаты.

3. На основании приказа делается отметка в личной карточке работника.

В карточке нужно указать:

• вид отпуска – «без сохранения заработной платы»;

• количество календарных дней отпуска;

• даты начала и окончания отпуска;

• основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).

4. Заполняется табель учета рабочего времени.

Рекомендации:

1. Установите случаи и продолжительность неоплачиваемого отпуска либо в локальном акте, либо в распорядительном документе.

2. Неоплачиваемый отпуск можно в исключительных случаях заменить оплачиваемым путем переноса очередного отпуска.

3.3. Дополнительные отпуска

В Трудовом кодексе РФ предусмотрено несколько оснований для предоставления дополнительного отпуска. Представим основания для дополнительных отпусков в таблице.

Таблица 7

Основания для предоставления дополнительных отпусков

Например, дополнительный отпуск полагается работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда:

• на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах;

• в зонах радиоактивного заражения;

• на других работах, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов.

Если ваша компания занимается разработкой карьеров, то работникам нужно будет предоставить дополнительный отпуск.

В связи с этим алгоритм установления дополнительного отпуска будет следующим:

1. Определите в локальном акте порядок предоставления дополнительного отпуска работникам.

2. Отразите дополнительные отпуска в графике отпусков. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ).

3. Напомните работнику о том, что он имеет право на дополнительный отпуск, уведомлением.

4. Если работник отказывается брать дополнительный отпуск, то дополнительный отпуск можно заменить денежной компенсацией. Приведем пример приказа на замену части дополнительного отпуска денежной компенсацией.

Общество с ограниченной ответственностью

«РЕЗЕРВ»

107023, Москва, Измайловская ул., д. 5 ОКВЭД 52.21.

Приказ № 87

«20» мая 2014 г. г. Москва

О замене части дополнительного отпуска денежной компенсацией в соответствии со ст. 126 ТК РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Главному бухгалтеру Сидоровой В. С. заменить денежной компенсацией часть оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, в количестве трех календарных дней.

Основание: заявление Сидоровой В. С.

Руководитель Генеральный

организации директор Лукьянчук Л. Н. Лукьянчук

(должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)