Наталья Сидорова - Тайм-менеджмент, 24 часа – это не предел

Два последних принципа не требуют пошагового подхода. Они применимы каждый раз, когда возникает необходимость, тем более что данные принципы можно использовать частями в зависимости от того, какую задачу тебе предстоит решить. Знаешь, принципов эффективного использования времени можно предложить великое множество. Главное, чтобы ты пользовался ими. Поэтому для удобства выбирай именно такие, которые тебе по душе. Выбирай то, что может стать твоим внутренним «я». Выбирай те принципы, с которыми ты можешь срастись в единое целое, и время станет твоей составляющей частью.

Глава 4

ТАЙМ-МЕНЕДЖЕР

4.1. Как стать тайм-менеджером

Вероятно, ты перечитал массу книг о том, как стать успешным тайм-менеджером. И в этой ожидал увидеть очередную порцию схем, программных раскладок по структуризации рабочего времени. Забудь. Здесь ты получишь только практические рекомендации, которыми можешь воспользоваться в любых жизненных ситуациях. Ведь не всегда твои цели и планы относятся к работе и твоему бизнесу. Жизнь включает в себя различные области. Выбирай все, что для тебя важно, интересно. С помощью выполнения специальных упражнений и решений стоящих перед тобой задач делай то, что приносит необходимый тебе эффект. Ты в любой момент можешь возвратиться на отправную точку, и в любой момент времени ты можешь прыгнуть далеко вперед.

Перед тем как ты продолжишь чтение, ознакомься с обязательствами успешного тайм-менеджера.

1. Постоянно иметь под рукой личный план «полного потенциала», органайзер и ежедневник.

2. Ежедневно 15 мин утром и вечером использовать на утреннее планирование и вечерний анализ (оценку).

3. Использовать свой ежедневник в течение дня.

4. Заносить в свой ежедневник все обязательства, информацию, которую ты получишь в течение дня.

Если ты готов выполнять предложенные обязательства, но у тебя возникли вопросы, то после прочтения этой главы вернись к обязательствам, поставь дату и собственную подпись:

День____________________месяц____________________год____________________. Подпись: ____________________.

Как ты думаешь, о ком будет эта глава? До сих пор не знаешь? Хорошо. Как ты считаешь, кто с сегодняшнего дня, да, собственно, и до сих пор твой тайм-менеджер? Ладно, хватит мучаться. Так и быть, открою эту тайну. Твой тайм-менеджер – это ты сам. Надеюсь, ты рад! В этой главе мы с тобой подробно разберем все твои действия для создания оптимального режима. Рассмотрим все то, что происходит в настоящем. Это глава создана с эффектом интерактивного тренинга. Твоя задача – следовать рекомендациям и выполнять намеченное. Тебе понадобятся определенные инструменты:

1) органайзер;

2) дневник для ежедневных записей;

3) часы, желательно с будильником (и перестань использовать для этого собственный телефон или компьютер). После того как необходимый набор будет готов, перейдем

к следующему.

В данной главе тебе нужно соблюдать определенные правила. Предлагаю их твоему вниманию.

1. Быть вовремя всегда и везде.

2. Создать пирамиду «полного потенциала».

3. Вести собственный дневник (расписание, органайзер).

4. Каждое утро составлять расписание на день.

5. Каждый вечер анализировать прошедший день.

6. Доводить каждое запланированное дело до завершения. Особенно мелочи.

7. Выполнять каждую рекомендацию, полученную в процессе тренинга, даже если она создает определенный дискомфорт.

8. Выполнять выстроенную личную программу по тайм-менеджменту в течение 90 дней без изменений и дополнений.

9. По завершении курса тренинговой программы провести аналитику и с учетом полученного эффекта произвести определенную коррекцию.

Если ты согласен, то поставь дату прочтения предложенных правил и собственную подпись: ____________________.

С настоящего момента и в течение 90 дней для тебя действует индивидуальная программа личного тайм-менеджера. На первом этапе тебе предстоит следующая работа:

1) определение слабых и сильных сторон взаимоотношений со временем;

2) создание пирамиды полного потенциала;

3) создание коллажа на год;

4) оформление органайзера.

Хватит заниматься подготовительными разговорами, приступим к делу.

Открывай свой собственный дневник (для этого подойдет любая общая тетрадь) и рисуй таблицу. В каждый столбец ты можешь соответственно заносить все то, что считаешь тем или иным параметром (все по отношению ко времени). Предлагаю тебе примерный вариант.

У тебя, конечно, получится собственный список сторон. И чем полнее и подробнее он окажется, тем эффективней выстроится наша с тобой работа. Сколько времени тебе понадобится на выполнение этого задания? Запиши ____________________. Посмотри на часы и запланируй время, в которое ты приступишь к следующему шагу. Если это произойдет не сегодня, то укажи дату и время. Запиши дату продолжения тренинга в органайзер на то время, на которое запланировал. До встречи. Будь вовремя.

Ты вернулся? Посмотри на то время, которое ты запланировал. Оно соответствует действительности? Ты пришел именно в то время, которое запланировано? Позже или раньше – НЕ ВОВРЕМЯ! Да, да, именно так. Если ты пришел раньше, это тоже не вовремя. Ты неверно рассчитал необходимое тебе время на предыдущее дело или просто сбежал от чего-то. Если ты пришел к занятию позже указанного времени, значит, ты избегаешь тренировок или затягиваешь выполнение предыдущих дел. Прекрасно, есть над чем работать. Возьми себе на заметку. От чего именно ты испытываешь ощущение дискомфорта? Фиксируй каждое такое мгновение на деле, которым в данный момент занимаешься. Лучше, если ты станешь делать краткие записи в своем дневнике, для того чтобы впоследствии разбирать подробно и искать причины дискомфорта. Все то, что заполнило вторую колонку в приведенной выше таблице, станет задачами, над которыми тебе надо работать. Ищи причины, по которым происходит то, что происходит. Если твои опоздания или срыв сроков происходят по причине страхов («Я не смогу это сделать профессионально», «Мой вариант не идеален», «Я буду выглядеть идиотом», «Я не желаю отвечать за это» и подобные варианты), то это отдельная история. Здесь мы рассмотрим только варианты неэффективного использования времени. Ищи истинные причины. Если не можешь сделать это самостоятельно, попроси поддержать тебя человека, которому доверяешь, или обратись к профессиональному психологу (психиатр – это совсем другое).

Следующий шаг, который тебе необходимо выполнить, – создать пирамиду «полного потенциала». Что это такое? Это твои цели, которые ты ставишь перед собой на ближайшие 10 лет. В данном случае можешь воспользоваться принципом «Полет орла». В пирамиду «полного потенциала» также включаются все достижения, которые для тебя важны и как промежуточные этапы, и как значительные вехи. Например, 5 лет, 3 года, 2 года и 1 год. Почему именно пирамида? Может, назовешь другую геометрическую фигуру, более устойчивую, чем пирамида? Итак, берешь достаточно большой лист бумаги (формат А3 очень хорошо подойдет) и рисуешь на нем пирамиду конусом наверх. Горизонтальными чертами делишь всю фигуру на необходимое число блоков. Самый нижний станет основой, тем, что вдохновляет тебя на движение, поступательное, планомерное и безостановочное, тем, что является твоей жизненной целью на ближайшие 10 лет. Можешь описать свое достижение подробно. И обязательно в настоящем времени. Представь, прошло 10 лет, и вот твой план реализован. Ты достиг того, о чем мечтал много лет. Бери скорее ручку и все записывай. Хватит терять время! Следующая работа потребует от тебя определенных усилий, возможно, расчетов или просто вдохновения. Все зависит от того, что приносит максимально эффективный результат. Если ты привык рассуждать логически и твоя цель каким-то образом связана с капиталовложениями, вооружайся калькулятором и календарем – и вперед. Если ты человек творческий, то просто вдохни в свои цели образы и жизнь. Опиши их максимально подробно. Перестань обращать внимание на какие-либо сомнения. Главное – создать основу. Все остальное придет со временем. Ты сам и привнесешь в свою цель жизнь и, наоборот, вдохновившись, осуществишь все в реальности. Как только завершишь работу над платформой пирамиды, переходи к следующему блоку. Теперь перед тобой открываются возможности. Тебе предстоит подумать над тем, каких результатов необходимо достичь через 5 лет, чтобы план «полного потенциала» оказался реализован в полной мере. Приложи все усилия и точно таким же образом заполни и более верхний блок, рассчитанный на потенциал 3 лет. Соблюдай при этом условие вести все записи в настоящем времени. Например: «В 2010 г. я живу в собственной квартире площадью 250 кв. м» или «С 2012 г. я работаю в международной корпорации в должности топ-менеджера, в моем подчинении 120 человек, мой доход 250 000 рублей в месяц». Хватит пользоваться моими мозгами, создавай собственные цели! Заполнив блоки пирамиды «полного потенциала», отведенные для 10, 5 и 3 лет, перейди к созданию более подробного плана. Он рассчитан на ближайший год. Если тебе сложно, то можешь предварительно поставить задачи и цели на 2 года. А затем перейти и к одногодичному плану. Вот здесь твои блоки станут иметь меньший формат. Каждый будет рассчитан на 1 месяц этого года. Начинаешь с самого дальнего срока и постепенно приходишь к текущему месяцу. Получается, что ты раскручиваешь время в обратном направлении. Если ты планируешь в январе, то начинаешь не с этого месяца, а с января будущего года, затем берешь декабрь текущего, ноябрь, и так до февраля. Твоя задача – выстроить перед собой задачи таким образом, чтобы их выполнение привело к результатам, поставленным на год. Подобный подход имеет отношение ко всем задачам и целям. Выполнение и достижение каждого пункта подразумевают приближение и достижение конечной цели, подробным образом изложенной в основе пирамиды «полного потенциала». Расписывая цели и задачи по месяцам, создавай устойчивое движение к выполнению намеченного. Пусть весь этот путь, пока выстроенный на бумаге, станет вдохновляющим звеном в твоих устремлениях. Не позволяй себе наполнить пирамиду «полного потенциала» песком и щебнем. Вспомни о принципе «АВС», притче. Поэтому в первую очередь планируй шаги, которые реально могут привести тебя к цели. Расписывая собственные задачи по месяцам, ты создаешь временной план действий, выполнение которого и станет твоей персональной тайм-программой. Как только завершишь работу над годовым планом, обрати пристальное внимание на планирование задач на текущий месяц. Здесь необходимо вести более конкретную работу. Займись постановкой задач на месяц. Постоянно задавай себе вопрос: «Что необходимо сделать сегодня для того, чтобы прийти к результату, запланированному на 2017 г.?» Надеюсь, что революция в твои планы не входит. Или ноябрь навевает на мысль? Выбери созидательную программу. Твоя задача – расписать текущий месяц, как минимум, понедельно, а для большего успеха – набросать предварительный ежедневный план. Этот этап заполнит верхние блоки пирамиды. Как только ты завершишь эту работу, можешь праздновать – твоя пирамида «полного потенциала» готова! Поздравляю. Ты заслужил награду, если на выстраивание ушло гораздо меньше времени, чем на постройку пирамиды Хеопса. Оптимальный вариант, если ты использовал 1 неделю. Некоторые, наиболее активные, умудряются возвести пирамиду и за выходные дни. Как правило, подобные постройки не выдерживают испытания временем и не дают для создателя необходимого эффекта. Так что используй достаточное количество дней и создай «полный потенциал», который действительно вдохновляет тебя и работает на твой успех. Открою тебе один из секретов времени.