Шаа Васмунд - Делай меньше, получай больше. Как работать по-умному и жить своей жизнью

Нам не удастся выключить электронную почту на целую неделю, однако, что бы мы ни предприняли – начали бы выключать телефон по вечерам или стали бы проверять почту только несколько раз в день, – прекратив постоянно прерывать свою работу, мы будем меньше нервничать и более продуктивно трудиться. Думаю, ради этого стоит попробовать.

Вы по делу или в Facebook?

Креативная и авантюрная часть моей натуры всегда готова к изучению нового, но я стала замечать, что меня слишком многое отвлекает: блоги, сайты, приложения. Всем известно, что я могла навязать своей команде новый инструмент управления проектом, а спустя неделю от него отказаться. Это совсем не продуктивно.

О том, как избегать подобных явлений, написаны десятки книг, но они не всегда годятся для реальной жизни. На самом деле самый полезный инструмент – тот, что удобен именно вам. Теперь я пользуюсь только Evernote и Asana.

Когда мне нужна цифровая детоксикация, я начинаю с того, что отписываюсь от всей ненужной почты, которая ко мне приходит. Второй шаг – отделить входящие письма от диспетчера задач и списка дел. Имейлы нужно использовать только для общения, то есть если они находятся в ящике входящих писем, значит, на них нужно ответить. Если их нужно отложить для чего-то на будущее, сохраните их и внесите в список задач. Все остальное можно отправить в архив или удалить.

Хотя это представляется невозможным, вечером нужно выключать компьютер, особенно если вы сидите за ним целыми днями. По вечерам, в идеале за два часа до того, как вы ляжете спать, выключайте компьютер и телефон. Вы будете лучше спать и, надеюсь, отвыкнете хвататься за телефон, когда просыпаетесь среди ночи. (Испытала на собственном опыте!)

В течение дня постарайтесь отключить все звуки на телефоне, чтобы он без нужды не пищал. Проверяйте почту порциями (да, это работает), когда можете отвечать на письма сосредоточенно, а не тогда, когда они обрушиваются на вас потоком, а вам необходимо заниматься чем-то другим.

Нет сомнения в том, что меньше значит лучше, если речь идет об оптимальном использовании социальных сетей. Я не говорю, что нужно заходить в них раз в месяц, но, если у вас нет специальной команды для работы в социальных сетях, вам придется понять, какие платформы полезнее для вас, и сосредоточиться на них. Время, проведенное в социальных сетях, приносит мне высокую отдачу. Основное в онлайн-маркетинге – это список рассылки, а не подписчики. Сформулируйте для себя, зачем вы заходите в социальную сеть, и если ваша цель – общение, то это само по себе прекрасно, но не делайте вид, будто это нужно для работы. А если это работа, то создавайте качественный контент, которым вы делитесь, – тут важно не только количество. Помните истину: меньше, но лучше.

Пусть вы всегда находитесь в доступе, но это еще не значит, что вам обязательно брать работу в отпуск. Конечно, бывает, что выбора нет – вы просто обязаны принять участие в телефонной конференции или ответить на важное письмо, – но это должно быть исключением, а не правилом. (Между прочим, я редактировала эту книгу, будучи в отпуске, но, когда ты занимаешься любимым делом, умеешь сосредоточиться на главном и просматриваешь текст между купаниями в бассейне, это совсем не кажется работой.) Люди, не научившиеся регулярно отвлекаться от работы, идут прямым путем к выгоранию, рискуют разлюбить свою работу или бизнес. Расставаться иногда полезно даже с самыми любимыми людьми.

Пусть в нашей близости будут расставания.

Конечно, нам приятно, что наши сотрудники нуждаются в нас, даже когда нам следовало бы расслабляться на пляже, но самый большой комплимент нашему умению управлять – это команда, на которую можно положиться. Хороший метод: уезжая, отключить электронную почту и дать свои контакты лишь паре человек. Вы удивитесь, как в действительности мало в жизни неотложных дел и проблем.

Работаете над проектом, но зашли в тупик?

Утратили мотивацию?

Теряете творческий накал?

Не можете найти решение?

• Выйдите вон!

Да, это просто, но реально работает. Идите туда, где сможете проветрить мозги: в парк, на реку, на пляж. Ничего такого около вашего офиса нет? Ничего, сгодится библиотека, церковь, крыша небоскреба. А можно просто пройтись по улице: даже если вокруг бетонные джунгли, это все равно поможет прочистить мозги. Вы когда-нибудь чувствовали, что застряли или попали в ловушку «круговорота дел», что вы держите в руках все нити и не можете их бросить? Выйдите вон из помещения и подышите. Чем меньше вокруг вас будет отвлекающих факторов, тем быстрее вы найдете ответ.

Системы

Технические решения могут оказаться прекрасным подспорьем, помочь делать меньше и достигать большего. Во-первых, чтобы делать меньше, нужно создать систему. Творческие люди часто бегут от систем, боясь, что они их свяжут, но на самом деле все наоборот. Системы дают свободу, они не позволят вам повторяться и тратить время зря.

Научившись разбивать время на этапы (см. главу 12), найдите технические решения, которые помогут использовать его по максимуму.

Такие приложения, как Evernote, помогают записывать все свои идеи и не потерять ни одной. Например, фотографируйте в Evernote все свои квитанции, чтобы не тратить время на поиски.

Я только что посчитала приложения на своем телефоне – их 237, но если бы мне можно было сохранить только одно, какое бы я оставила? Evernote. Я пользуюсь Evernote, чтобы систематизировать свою жизнь; в нем была написана эта книга, в нем я храню сканы всех рабочих квитанций и записываю идеи для блога, в нем хранятся все мои визитные карточки. Это мой «ящик Вилли Вонка»[4]: всё волшебным образом появляется здесь, когда мне нужно. Я неделями разыскивала бумаги, которые не смогла вовремя отсортировать, поскольку была слишком занята. Это свойственно большинству людей, поэтому, вместо того чтобы мучиться, нужно найти решение, которое подойдет нам и будет соответствовать нашему образу жизни. Для меня это делает Evernote. Это приложение все упрощает. Оно создает системы и структуры, которые дают мне больше свободы. Каждый раз, получая квитанцию, я сканирую ее, затем отправляю в шредер. Теперь она уже не потеряется. На мероприятиях я пользуюсь камерой Evernote в своем телефоне – я фотографирую визитные карточки, которые мне дают, чтобы а) не потерять их и б) можно было сразу сделать заметки о тех, с кем я встречалась. Этот сервис помогает мне в творческой работе. Каждый раз, когда мне на глаза попадается нечто, достойное стать темой поста в моем блоге, я вношу это в Evernote – фотографирую или быстренько делаю запись в папке идей. Хорошие идеи слишком быстро теряются в суете жизни.

Каждый может найти для себя удобное приложение, хотя мне кажется, что я уже все их попробовала. Суть в том, что вы пользуетесь лишь тем, что полезно вам. У большинства из них есть бесплатные версии, поэтому опробуйте их одно за другим, пока в конце концов не найдете то, которое вам захочется сохранить.

У вас нет времени, чтобы прочесть все книги, которые хочется? Загрузите их в Audible и прослушайте по дороге на работу. Хотите всегда быть в курсе последних новостей в своей сфере, не читая кучи бумажных отчетов и исследований? Загрузите подкасты авторитетных экспертов в своей области. Можно прослушивать их, даже пока вы плаваете (да, плаваете!), например в бассейне.

Выбрасывайте мусор

Легко убедить себя, что смириться с хламом проще, чем его убрать. Я никогда не забуду, как лектор и индивидуальный коуч Лаура Берман Фортганг сказала, что если мы отвлечемся, то наша жизнь быстро начнет притягивать к себе всякую дрянь; каждая малая толика мусора, от которой мы не избавимся, прилипнет к нам и в конце концов в жизни не останется места для хорошего.

Принято считать, что только крупные проблемы не дают нам развиваться, добиваться желаемого результата, но есть множество крошечных раздражителей, которые окружают нас и забивают нам голову. Приложив немного усилий, вы сможете избавиться от всего мусора зараз: устройте санитарный день и переделайте все мелкие дела, которые постоянно откладывали. Вас удивит, какую легкость вы ощутите и сколько места освободите, когда расчистите все завалы, попросите домашних починить все то, до чего не доходили руки, отвезете машину на техобслуживание или на мойку.

Пора «отпустить»