Дмитрий Ковпак - Антистресс-тренинг
! написать максимально большее количество видов комнатных цветов;
! написать инструкцию;
! написать художественный рассказ, и т. п.
Упражнение можно выполнять как всей группой (тренер фиксирует хронометраж задания), так и индивидуально (один участник работает, группа наблюдает).
Упражнение демонстрирует особенности поведения при решении поставленных задач в условиях ограниченных временных ресурсов.
Теория. Искусство хроносейвинга
Для того чтобы овладеть искусством хроносейвинга, или оптимального обращения с собственным временем, ознакомимся с составляющими правильного планирования времени. Алгоритм планирования состоит из пяти шагов, но, чтобы он заработал, первым делом необходимо приобрести инструмент эффективного планирования времени – ежедневник, поскольку принципиально важно составлять план в письменном виде. Итак:
Алгоритм планирования
Шаг первый. Постановка целей.
Шаг второй. Планирование.
Шаг третий. Принятие решений.
Шаг четвертый. Реализация и организация, т. е. воплощение в действительность.
Шаг пятый. Контроль, или оценка достигнутого и самокорректировка в зависимости от результата.
Рассмотрим каждый шаг по отдельности.
1. Цели.
Это то, к чему мы стремимся, то, чего хотим добиться. Цели бывают профессиональными (например, карьера) и личными. Они могут быть долгосрочными, нацеленными на перспективу, или же краткосрочными, охватывающими ближайший период времени, например следующий день.
Еще древнеримский мыслитель Луций Анней Сенека говорил, что «для корабля, не имеющего пристани, ни один ветер не бывает попутным». Значимость постановки целей не вызывает сомнения. Ставить перед собой цель – значит смотреть в будущее. Четко, ясно, конкретно, реалистично сформулированные цели побуждают к действиям, направленным на их достижение. Есть старинное изречение мореплавателей: «Плыву не как ветер дует, а как парус поставлю». Свои цели необходимо не только продумывать и придавать им максимально реалистичный вид, но и записывать. Кроме того, размышляя о целях, предполагайте возможные сроки их достижения.
Все цели (цели на день, на неделю, на месяц, на год и т. д.) можно распределить по трем категориям:
1 – «Почему», т. е. «Почему я хочу достичь этого?», «Что мне это даст?», «Для чего это необходимо?», «Зачем мне это нужно?»
2 – «Что», т. е. «Что именно, чего именно я хочу достичь». (Конкретное представление цели.)
3 – «Как», т. е. «Как я буду достигать этого». (Пути достижения поставленных целей. Определение промежуточных целей и способы их достижения.)
Если вы найдете ответы на все эти вопросы, вы обретете необходимые жизненные ориентиры, которые будут «маяками» для продвижения вперед. Четкое знание как долговременных целей, так и целей на «день грядущий» будет способствовать более успешной самореализации.
Формулируя цели, вписывайте не только желаемые материальные достижения, например, приобретение новой машины, дома или увеличение заработной платы. Включайте в цели и такие достижения, как, например, установление доверительных отношений с близкими, друзьями или более близкое общение с детьми.
Упражнение на постановку целей
Делаем раз.
Возьмите лист бумаги. Подумайте о своих мечтах, стремлениях, желаниях, существующих во всех проявлениях вашей жизни: в работе, в личной жизни и т. п. И чтобы этот поток сознания привел к желаемому результату, сделайте следующее.
В центре листа нарисуйте круг и впишите в него свое имя. Затем от круга нарисуйте лучи, которые будут обозначать значимые для вас сферы жизни. Например:
Количество лучей может быть сколь угодно большим, так как у каждого есть свои, важные для него аспекты бытия. Делаем два. (Почти «Мозговой штурм».)
Затем от каждой сферы проведите еще луч, в конце которого укажите, чего именно вы хотите достичь в данной сфере. Причем пишите любой «бред», который придет на ум. И для каждой идеи – свой отдельный луч. Например:
Теперь поразмышляйте, какую выгоду вы будете от этого иметь, как это отразится на указанных сферах. Около каждой сферы запишите посетившие вас мысли. Это – мотивирующие факторы. Например: «Если я стану главным над всеми главными, то я смогу»:
а) СЕМЬЯ – обеспечить семью;
б) ЗДОРОВЬЕ – консультироваться у самых высокооплачиваемых и высококомпетентных специалистов;
в) ФИНАНСЫ – получать баснословные гонорары (ну, по крайней мере значительно больше, чем сейчас) и т. п.
Делаем три.
Пришло время критически оценить высказанный «бред» и подумать, что в ваших силах сделать, что является реалистичным и возможным. Иными словами, объективно оцените, что сейчас для вас наиболее достижимо. Сфокусируйтесь на этом. Затем тщательно, предельно конкретно, ясно и детально сформулируйте каждую свою цель и впишите ее в схему. Эта цель и будет тем, к чему стоит стремиться. Сходным образом проработайте цели для каждой сферы. Например:
Делаем четыре.
Теперь, конкретизировав свои устремления, т. е. определив ЧТО, решаем КАК этого достичь.
Рисуем таблицу, состоящую из трех колонок. Но заполняем ее как в арабской традиции правописания, т. е. справа налево.
И ее третья, правая колонка называется «Чего я хочу достичь». Заполняете ее, вписывая конкретно сформулированные, реалистичные, ясные и детализированные цели.
Затем переходим к самой первой, левой колонке. Ее нужно назвать «Что есть». Напишите в ней, что есть у вас в наличии, какие ресурсы присутствуют в вашем персональном арсенале для достижения нужной цели, включив:
• личные качества;
• профессиональные навыки;
• опыт работы;
• контакты (которые могут помочь в реализации намеченного);
• другие ресурсы.
И теперь соединяем первую и третью колонки таблицы средней колонкой, которую называем «Что нужно сделать». В этой колонке распишите, какие конкретные шаги вы предпримете для достижения соответствующей цели. У вас должна получиться такая таблица:
2. Планирование.
Планирование – это подготовка к реализации намеченных целей, это структурирование, упорядочивание времени.
Планирование может осуществляться на год, на месяц, на неделю, на день или на другой период времени. Планировать можно долгосрочные и краткосрочные цели. Наиболее практичным и удобным является планирование каждого дня.
Есть «золотое» правило резервирования планируемого времени, которое гарантирует вам защиту от неожиданных незапланированных обстоятельств:
60 % рабочего времени охватываются планом и 40 % резервируются для неожиданных, незапланированных дел.
Конечно, эти цифры могут варьировать. Но важно при планировании всегда оставлять некоторое количество времени для успешного преодоления различных непредсказуемых ситуаций.
Проводить планирование предстоящего дня необходимо накануне вечером. Алгоритм планирования дня выглядит следующим образом:
1. Составление задач. Все задачи необходимо записать, включив:
а) текущие актуальные задачи;
б) задачи из недельного, месячного или годового плана;
в) невыполненные накануне задачи;
г) время для восстановления и отдыха.
2. Оценка времени, необходимого для выполнения каждой задачи. (напротив каждой задачи указывается предположительно затрачиваемое время), т. е. определение сроков решения каждой поставленной задачи.
3. Распределение задач в течение дня с учетом резервирования, правила Парето, приоритетов.
4. Запись в ежедневник. А именно:
! вначале составляете список всех задач на следующий день;
! затем определяете предполагаемые затраты времени для выполнения каждой задачи;
! далее оцениваете каждую задачу по срочности и важности (и именно этому посвящен следующий шаг).
3. Принятие решений.
Этот шаг включает рациональное ранжирование поставленных задач. Собственно сама стратегия принятия решений представляет собой распределение задач по значимости. Необходимо определить приоритетность каждой задачи, т. е. установить степень ее важности (значимости) и срочности выполнения. Для этого существует соответствующая схема:
По приоритетности задачи могут быть:
1 – срочные и важные. Их необходимо выполнять без промедления. «Их делаю сам в первую очередь».
2 – важные, но несрочные. «Их делаю сам, но позднее». Необходимо установить сроки выполнения этого типа задач.
3 – срочные, но менее важные. Сюда входят задачи, подлежащие делегированию. «Их перепоручаю».
4 – задачи, которые отправляются в «корзину». Не срочные и не важные. Для задач этого типа составляется отдельный список и решается необходимость их выполнения вообще. Если ответ утвердительный, то определяются сроки либо решается вопрос об их перепоручении.
