Дмитрий Ковпак - Антистресс-тренинг
Итак, ТЕСТ (по Д. Льюису).
За каждый положительный ответ («ДА») записывайте себе один балл.
1. Я считаю себя неорганизованным человеком.
2. Усердие – единственный способ сделать больше.
3. Моя работоспособность не изменяется в течение всего рабочего дня.
4. Полностью спланированная жизнь – это скучно.
5. Мне планирование не нужно. Когда я знаю, что завтра крайний срок, – делаю все.
6. Чтобы быть успешным, нужно полностью контролировать свое время.
7. Я стараюсь все делать сам, так как только в этом случае уверен, что работа будет выполнена хорошо.
8. Единственный способ сэкономить свое время – это перепоручить (делегировать) работу.
9. Я так загружен работой, что мне не до планирования.
10. «Точность – вежливость королей».
Результаты тестирования.
Вы набрали:
0 баллов. Вы, вероятно, близки к совершенству! У вас не должно быть никаких проблем в организации времени. И по жизни вы идете достаточно уверенно, планируя цели и достигая намеченного.
1-3 балла. В целом ваш подход к организации времени достаточно конструктивен, однако некоторые убеждения мешают вам стать более продуктивным при распоряжении собственным временем.
4-6 баллов. Вашу способность организовать время подрывают отрицательные представления, т. е. предубеждения.
7-10 баллов. Вашему умению организовать время существенно вредят бесполезные и неверные убеждения. Вероятно, в настоящий момент времени вы сильно сомневаетесь в том, что в ваших силах сделать жизнь более легкой и менее напряженной. Но, изменив некоторые негативные убеждения на положительные и применяя предлагаемые нами методики управления временем, вы сможете стать более эффективным в профессиональной деятельности и личной жизни.
Теперь проанализируем каждое из упомянутых убеждений в тесте.
1. «Я считаю себя неорганизованным человеком».
Заявляя это, вы можете констатировать лишь отсутствие необходимых для организации собственного времени знаний и навыков. Но это же не врожденный порок развития, который неизлечим и лишает вас возможности жить полноценной жизнью. Развить нужные навыки и приобрести необходимые знания – в ваших силах, нужно только ваше желание.
2. «Усердие – единственный способ сделать больше».
В течение какого-то ограниченного времени это высказывание действительно справедливо: например, сроки поджимают, перепоручить некому, делать больше нечего. Но если вам приходится пользоваться этой формулой постоянно, то это может обернуться разрушительными последствиями как для здоровья, так и для дела. По многим наблюдениям, некоторые из самых усердных работников – наихудшие организаторы времени. Слишком много работая и перенапрягаясь, такие сотрудники демонстрируют низкую производительность с посредственным качеством труда, затрачивая на это долгие часы работы. Причина в том, что возможности организма человека небеспредельны и требовать от него большего, чем он может дать, – бессмысленно. В состоянии утомления в коре головного мозга развивается торможение, все процессы замедляются. Эффективность любой деятельности снижается. В таком случае самым правильным решением будет отдых, пусть даже кратковременный, в течение нескольких минут. Но его положительное влияние не замедлит сказаться на состоянии организма и результате деятельности.
3. «Моя работоспособность не изменяется в течение всего рабочего дня».
На самом деле так бывает крайне редко, практически никогда. Причина кроется в цикличности существования всех живых организмов. Живые организмы устроены так, что испытывают колебания с чередованием пиков снижения и подъема активности, в основе которых лежат физиологические механизмы, так называемые биоритмы. На пике активности интеллектуальная и физическая деятельность наиболее результативна. Колебания периодов активности индивидуальны: кто-то преисполнен энергии, способен четко сосредоточиться и решить непростую задачу в первой половине дня, кто-то ощущает подъем к вечеру, а кто-то за день проходит несколько периодов. Однако не все люди способны заметить данные изменения в состоянии своего организма. Несмотря на то что такие колебания существуют у каждого человека, степень их выраженности отличается у разных людей. А у совсем небольшого числа людей биоритмы не отражаются на работоспособности.
Знание собственных колебаний активности можно конструктивно использовать: наиболее важные, сложные, энергоемкие, требующие максимальной нагрузки дела планировать именно на период подъема субъективной активности. Это один из способов планирования времени.
Кстати, известно, что в Японии благодаря учету биоритмов сотрудников удалось сократить количество несчастных случаев на 60 %.
4. «Полностью спланированная жизнь – это скучно».
Умение планировать свое время не означает скучную и предсказуемую жизнь. Во-первых, распланировать все – невозможно и необязательно! Во-вторых, планирование – это набор приемов, которые необходимо применять там, где без планирования невозможно! Например, в деловой сфере тщательное планирование необходимо, а при хорошей организации своего рабочего времени в сфере досуга предоставится больше возможностей для спонтанности в своих действиях.
5. «Мне планирование не нужно. Когда я знаю, что завтра крайний срок, – делаю все».
С этим утверждением соглашаются любители получать экстремальные ощущения от времени. Это определенный стиль поведения. В целом, конечно, адекватность или неадекватность этого утверждения зависит от человека.
Есть люди, которые устраивают свою жизнь таким образом, что в ней постоянно возникают какие-то напряженные, требующие максимальной мобилизации как умственных, так и физических способностей ситуации. Во многом это обусловлено особенностями биохимических процессов: необходимостью стимулировать выделение адреналина для полноценного существования. Кто-то удовлетворяет свою потребность в острых ощущениях, занимаясь экстремальными видами спорта. Поэтому неудивительно, что есть люди, которые откладывают решение ответственных задач на последнюю минуту и, находясь под давлением предельных сроков, решают их, причем решают успешно. Действительно, пребывая в цейтноте, мы склонны исключать второстепенные дела и все усилия интенсивно направлять на выполнение единственно важного задания. Но необходимо учитывать, что некоторые события происходят в нашей жизни «в первый раз», т. е. неожиданно, непредсказуемо! И если внезапно возникнет нечто срочное, непредвиденное, требующее к себе внимания и существенных временных затрат, то выполнение первоначально намеченного дела может быть сорвано, так как будут исчерпаны все временные ресурсы. Привычка откладывать все на последний день может привести к неприятным последствиям и в другой ситуации: если будет допущена ошибка, то времени для ее исправления уже не останется.
6. «Чтобы быть успешным, нужно полностью контролировать свое время».
Определяющим является то, как вы представляете себе «полный» контроль. В этой позиции теста речь идет о стремлении к абсолютному, тотальному контролю над своим временем. Абсолютный контроль над временем неосуществим. Как бы прекрасно человек ни умел организовывать свое время, он не сможет добиться полного контроля над ним. Даже будучи самым педантичным, пунктуальным человеком, он потерпит фиаско. Как бы вы ни распланировали свой день, всегда будут непредвиденные звонки, пробки, начальники, коллеги, которые вынудят вас поменять планы. Стремиться необходимо не к жесткому контролю, а к овладению умением справляться с неожиданностями, безболезненно интегрируя их в свой план. Иными словами, тщательно составляйте план, но всегда оставляйте время для неожиданных и непредвиденных ситуаций, сохраняйте за собой простор для тактических маневров при достижении стратегических целей.
7. «Я стараюсь все делать сам, так как только в этом случае уверен, что работа будет выполнена хорошо».
Психологически весьма непросто передоверить другому то, что привык делать сам, так как кажется, будто другой выполнит работу хуже. Особенно если руководитель поручает подчиненному то, за что ответственность несет самолично. Мысленно рисуются самые грустные исходы ситуации, делаются пессимистичные прогнозы. Однако, стремясь все сделать самостоятельно, дабы «нерадивые и бестолковые» сотрудники ничего не испортили, мы берем на себя дополнительный груз, а принятие излишних обязательств на себя чревато развитием хронического чувства усталости. В состоянии утомления человек априори не может выполнить работу хорошо. В результате добрые намерения, стремление к лучшему оборачиваются плачевным исходом. Естественно, существуют дела, которые мы можем сделать только сами. Но есть и такие, которые можно, в принципе, перепоручить другим и освободить свое время для более важных дел. О том, как отличить более важные дела от менее важных, мы поговорим подробно чуть позже. Для того же, чтобы делегирование прошло успешно, необходимо соблюсти следующие пункты:
