Эрин Доланд - Всё по полочкам: Как избавиться от беспорядка, даже если у вас нет времени

• Изучите, какие документы, касающиеся налогов, нужно хранить физически, согласно законодательству вашей страны/штата, и как долго следует это делать (чеки, документы о передаче акций, в общем, любые бумаги, сведения о которых необходимо будет внести в налоговую декларацию, и прочие документы). Налоговое управление США требует сохранять эти бумаги в течение трех лет в том случае, если в вашей компании аудит проводится на государственном уровне, но в некоторых штатах этот срок даже больше. Если вы не можете найти такую информацию онлайн, проконсультируйтесь с бухгалтером. Каждые несколько лет проверяйте, не изменились ли эти данные.

• Просмотрите свои подписки на журналы и обратите внимание на те, которые вы не читаете от корки до корки. Если такие найдутся, зайдите на сайт, где оформляется подписка, и отмените автоматическое обновление. Если у вас нет автоматического обновления подписки, просто сделайте пометку в календаре о том, что не нужно продлевать подписку, когда ее срок истечет. Если вы не знаете, какие именно подписки обновляются автоматически, попробуйте найти эту информацию на упаковке доставки. Владельцам планшетов, возможно, будет удобнее перейти с подписки на бумажное издание на цифровое.

• Пометьте файлы в папках наклейками с надписями – напечатайте их на принтере или напишите на них маркером. Чем легче прочитать, что указано на наклейке, тем быстрее будет процесс поиска файла.

• В соответствующих учреждениях запросите дубликаты наиболее важных документов и положите их в несгораемый сейф на случай непредвиденной ситуации. Это могут быть: свидетельство о рождении, браке, разводе, смерти, полис социального страхования и военный билет. Копии этих документов можно хранить в папках с файлами, чтобы их было легче достать.

• Если у различных служб в вашем районе есть конкуренты (например, операторы кабельного телевидения, уборка мусора), узнайте, не переплачиваете ли вы за услуги – возможно, существуют более выгодные предложения без потери качества. Любая компания всегда стремится удержать своих клиентов, поэтому позвоните по горячим линиям и спросите, нет ли каких-то специальных предложений, чтобы снизить вашу ежемесячную плату.

Я люблю журналы, и, вероятно, поэтому я так часто работаю с ними. Глянцевая бумага! Мнения самых разных людей, изложенные в самом удобном для чтения и понимания формате! Я даже немного волнуюсь, когда я достаю журнал из почтового ящика: предвкушаю чтение. Однако с годами я поняла, что, если выписывать больше трех журналов в месяц, они начинают скапливаться, захламляя пространство. Если на данный момент вы получаете больше изданий, чем можете прочитать за тридцать дней, сделайте следующие шаги, чтобы понять, сколько подписок вам нужно оставить.

1. Как только журнал попадет к вам, напишите на обложке дату получения несмываемым маркером.

2. Каждый раз, когда открываете журнал, чтобы прочитать что-нибудь, ставьте на обложке еще одну дату.

3. Когда прочитаете журнал от корки до корки, поставьте на обложке крестик.

4. Делайте так с каждой порцией журналов.

Через три месяца разложите перед собой все журналы на обеденном столе. Остались ли какие-то без крестика? А есть такие, на которых стоит только одна дата – дата получения? Отмените все подписки, на которых окажется только одна дата. Что касается недочитанных журналов – просто будьте честны с собой. Возможно, какие-то из таких подписок тоже лучше отменить.

Цифровые данные и безопасность

Хлам легко идентифицировать, когда он материален и занимает пространство на вашем письменном столе, – неработающие принтеры и сломанные жесткие диски можно просто убрать. Но когда хлам накапливается в цифровом виде и занимает место уже на вашем компьютере, планшете или смартфоне, распознать его бывает довольно трудно, а еще труднее решиться удалить. Если очень старые документы не нужны вам по каким-то юридическим причинам или для работы, просто стирайте файлы, которыми вы больше не пользуетесь, – хлам есть хлам, не важно, как мало места он занимает.

Работая с цифровыми материалами, спросите себя: «Изучила ли я все руководства к компьютерным программам? Разбираюсь ли я в том, как экономить время с помощью различных программ и приложений? Храню ли я цифровые данные (документы, музыку, фотографии) таким образом, что мне и другим понятен порядок и система их расположения?»

• Откройте папку «Загрузки» на компьютере и удалите все файлы, которые вы пересохранили в другом месте, либо те, с которыми вы уже поработали и они вам больше не нужны.

• Очистите корзину на рабочем столе и в электронной почте.

• Переместите файлы с рабочего стола в соответствующую папку (или удалите, если они вам не нужны).

• Поставьте теги, ключевые слова или несколько фотографий на обложку папки в приложении с фотографиями, чтобы их было легче найти. Повторяйте эту процедуру до тех пор, пока все папки с фотографиями не окажутся помеченными.

• Удалите из папок с фотографиями все снимки плохого качества или те, которые вам не нравятся.

• Создайте отдельную папку на рабочем столе, в которую вы сохраняете документы по текущему рабочему проекту. Или, если проект уже закончен, удалите эту папку с рабочего стола.

• Отсканируйте один-два документа и сохраните их в соответствующие папки. По возможности уничтожьте оригиналы.

• Откройте вкладку «Об этом компьютере» (или похожую), где можно найти информацию о том, какие типы файлов занимают на вашем компьютере больше всего места и сколько свободного места у вас остается. Запишите эту информацию и сохраните ее для выполнения третьего пункта из раздела «15 минут».

• Если у вас есть смартфон, подключите его к компьютеру, продублируйте и синхронизируйте данные или удалите с телефона все ненужные приложения и некачественные фотографии.

• Если у вас есть планшет, подключите его к компьютеру, продублируйте и синхронизируйте данные. Если планшет и есть ваш основной компьютер, залейте данные в любой онлайн-сервис (например, iCloud для продукции Mac, OneDrive для Windows, My Backup Pro для Android).

• Установите таймер и поработайте с цифровыми документами, чтобы найти, что можно удалить или переместить в другую папку. Отсортируйте файлы по дате последнего открытия, чтобы увидеть, какие файлы вы не использовали очень давно.

• Зарегистрируйтесь на www.unroll.me, чтобы отписаться от спама и сократить все рассылки с промопредложениями до одного письма в неделю или в день.

• Ответьте на максимальное количество писем за пять минут. Если какие-то письма требуют от вас конкретных действий, запишите себе, когда именно вам нужно сделать эти дела.

• Продублируйте информацию с жестких дисков компьютера на внешний жесткий диск и в онлайн-сервисы. Как минимум раз в неделю дублируйте информацию с компьютера на внешний жесткий диск и храните его в безопасном месте подальше от магнитного воздействия. Затем установите автоматическое копирование либо копируйте вручную в конце каждого рабочего дня. Когда вы начнете дублировать информацию, вам ничего больше не придется делать, кроме как выходить из программы по окончании работы.

• Найдите на своем компьютере документы с конфиденциальной информацией и запишите названия и расположение этих файлов, чтобы позднее обеспечить им более надежную защиту.

• Поработайте со старыми письмами из своей электронной почты, просмотрите, заархивируйте и/или удалите их. Установите автоматическую архивацию для электронной почты старше двух месяцев.

• Установите автоматические настройки для своей электронной почты, чтобы сэкономить время. Прочитайте о своей почтовой программе, чтобы узнать, как автоматизировать действия (например, установить фильтры), выполняемые с письмами, которые регулярно приходят на ваш адрес. Например, если вы часто покупаете вещи онлайн и получаете по почте счета о покупках, можно установить, чтобы эти письма автоматически помечались прочитанными, маркировались как «Счет» и отправлялись в архив или в папку с названием «Счета».

• Переместите все тяжелые файлы (обычно это прежде всего цифровые фотографии, музыка и фильмы) на внешний носитель, чтобы освободить место на компьютере. В зависимости от того, как часто вы выносите компьютер из дома, возможно, лучшим решением станет беспроводной сетевой диск, а может быть, обычный жесткий диск с USB-подключением.

• Перестаньте проверять почту каждый раз, как только приходит очередное письмо. Выберите для этого определенное время. Может быть, вы решите делать это каждые пятнадцать минут, а может быть, всего три раза в день. Конечной целью должна стать проверка почты только тогда, когда у вас есть время. Таким образом вы сможете разом ответить на все полученные письма, и это не помешает выполнению другой работы, требующей всего вашего внимания. Выключите уведомления и вместо них установите себе будильник, напоминающий вам о том, что пора проверять почту.