Оргсхема. Как разработать структуру компании. - Александр Высоцкий
ЦКП отдела: компетентные сотрудники, производящие качественно свои ЦКП.
Секция библиотеки - собирает книги, аудио и видеозаписи, публикации, пригодные для обучения сотрудников компании, организует их хранение, выдает сотрудникам и обеспечивает их сохранность.
В любой компании есть ценные книги, справочники, редкие журнальные статьи и видеозаписи. Время от времени приобретаются новые материалы и, если не организовывает их хранение и контроль, их «зачитывают», а когда необходимо найти нужную информацию, сотруднику приходится тратить рабочее время на поиски.
Даже если в компании используется в основном безбумажный документооборот, все равно, кто-то должен поддерживать такую электронную библиотеку материалов в порядке, составлять описания этих материалов, чтобы можно было быстро найти любые данные.
ЦКП секции: находящаяся в сохранности и доступная сотрудникам компании библиотека материалов.
Секция обучающих материалов - анализирует потребность в обучающих материалах на определенную тему, находит данные для составления материалов, создает обучающие программы, ищет подходящие внешние обучающие курсы и семинары.
Может показаться, что это слишком сложная работа, для выполнения которой нужно быть, как минимум, профессором, но это не так. Не сложно разобраться, в чём в первую очередь некомпетентны сотрудники компании, в этом помогают опросы и исследования отдела Качества. После того, как составлен соответствующий список, можно заняться написанием учебных материалов.
По опыту могу сказать, что практически в любом бизнесе на первом месте в таком списке будет стоять продукт компании. В компаниях, предоставляющих полиграфические услуги, сотрудники не знают основных понятий, относящихся к этой области, путают «буклет» и «брошюру». Конечно я привожу очень-очень простой пример, настоящее положение дел в этой области очень тяжелое. Если не верите, составьте список всех основных моментов, которые относятся к вашему продукту и сделайте опрос сотрудников, скорее всего вы будете шокированы. В такие моменты у меня возникает только один вопрос: «Как они вообще умудряются работать и производить продукт?».
При создании учебного материала вам нужно придерживаться принципа: слабый обучающий материал гораздо лучше, чем его отсутствие. Поэтому даже если вы не можете найти в Интернете хороших статей о вашем продукте и объединить их в небольшую брошюру, вы точно можете взять самого продуктивного продавца или самого умного производственника, а еще лучше - обоих, поставить их к доске, включить обычную видеокамеру и записать обучающее видео. Оно не будет идеальным, но это - уже обучающий материал, который можно будет использовать.
Много лет назад издательство «Баланс-клуб» разработало новую организующую схему для своей компании и у них возникла необходимость обучить своих сотрудников. Они просто пригласили меня в качестве лектора, я прочитал для них семинар по их организующей схеме, они записали его на видео, набрали на компьютере текст лекции и через две недели прислали мне готовую брошюру, по которой начали обучать сотрудников. Могу вас заверить, что она не была идеальной - язык лекции и книжный язык сильно отличаются. Но на тот момент не было лучшего обучающего материала по оргсхеме и сотни их сотрудников успешно изучили оргсхему именно по этой брошюре и быстро получили нужный результат.
Когда моим консультантам приходилось создавать для клиентов обучающие материалы по продукту, они:
составляли перечень всех понятий, которые нужно раскрыть в этом материале;
прорабатывали последовательность изучения;
находили самые простые и понятные статьи в Интернете на эту тему;
редактировали статьи таким образом, чтобы убрать все лишнее, упростить, изъять ненужные специальные термины;
объединяли эти статьи в брошюру;
определяли последовательность заданий, в соответствии с которой сотрудник должен был изучать материал брошюры, придумывали и включали в эту последовательность разные практические задачи по применению материала.
В результате получался прекрасный обучающий материал, а что касается трудоемкости, то, например, на создание довольно объемного курса по металлопластиковым окнам уходило около трех недель. Это - немалые затраты времени, но в итоге любой новый сотрудник мог узнать о продукте компании все, что нужно, в течении пары дней.
Важно только при разработке обучающего материала любого уровня, даже если это - просто видеозапись лекции, составить список контрольных вопросов, по сути - экзамен. Это позволит обеспечить качество обучения.
ЦКП секции: соответствующие потребностям компании и готовые к использованию при обучении сотрудников программы и материалы.
Секция индивидуальных программ - проводит интервью с новыми сотрудниками и, в зависимости от их компетентности и планируемой карьеры, составляет индивидуальную программу обучения, при необходимости корректирует и дополняет индивидуальные программы всех сотрудников, добивается выполнения программ.
Индивидуальная программа обучения - это последовательность курсов, семинаров, тренингов и любых других задач по обучению, которые необходимо выполнить сотруднику. Программа состоит из обучения как внутри компании, так и в других организациях, а для некоторых профессий - ученичества у опытных наставников. Обычно индивидуальная программа составляется на несколько лет, как минимум на 2-3 года, она учитывает:
приоритеты компании в повышении квалификации;
индивидуальную компетентность сотрудника;
планируемую карьеру.
Как правило, в компании разрабатываются типовые программы для разных должностей, но они обязательно дорабатываются индивидуально для каждого сотрудника. Так как учиться приходится без отрыва от выполнения обязанностей, то обычно работник может выделить на это не больше десяти часов в неделю. Например, обучение рядового сотрудника продукту компании обычно занимает не меньше 20 часов, а обучение всем административным инструментам, которые ему необходимо знать (например, оргсхеме, статистикам, планированию своего времени и т.д.), займет в зависимости от способа обучения от 20 до 100 часов. Обучение технологии продаж продлиться минимум 15 часов, получение базовых навыков работы в учетной системе требует не менее 10 часов. Отсюда ясно, что даже если в индивидуальной программе все задачи требуют 100 часов, по опыту, сотрудник эту программу будет проходить несколько месяцев.
И это - примеры, касающиеся рядовых сотрудников компании, программы для руководителей более продолжительные.
Хорошее обучение сейчас стоит не дешево, и когда компания тратит на это деньги, она, конечно, усиливает свое производство, но в тоже время делает вклад и в сотрудника. Поэтому идеальное положение дел, когда дорогое обучение получают только те, кто уже принес компании очевидную пользу. Либо, если необходимо потратится на учебу недавно нанятого сотрудника, он должен или оплатить хотя бы часть обучения или взять на себя обязательства, что если он уволится из компании раньше определенного срока, то вернет часть стоимости обучения. Естественно, при применении таких правил необходимо учесть корпоративную культуру и требования законодательства.
Но составить программы - это только часть дела, необходимо добиваться, чтобы сотрудники проходили обучение. Могу вас заверить, что я не встречал еще ни одной
