Ирина Рыженкова - Профессиональные навыки менеджера. Повышение личной и командной эффективности

По мнению многих специалистов, умение ставить четкие цели и задачи своим сотрудникам – это одна из основных базовых компетенций эффективного руководителя.

Эффективность постановки задач

В соответствии с базовым принципом эффективности мы можем определить эффективность постановки задач как соотношение результата (выполнено ли задание) и затрат времени и сил на объяснение задания, мотивацию, контроль.

Как видно из рис. 2.1, на котором приведена формула для оценки эффективности постановки задачи, повышение уровня эффективности, если мы говорим о постановке задачи, становится возможным, когда реализуется один из двух вариантов:

– либо происходит снижение затрат времени на непосредственное взаимодействие с подчиненным (объяснение задания, мотивация, контроль);

Рис. 2.1. Эффективность постановки задач

– либо при тех же временных затратах обеспечивается более глубокое понимание задания, большая мотивация, повышается степень ответственности.

Управленческое воздействие

Управленческое воздействие, обеспечивающее изменение в желаемом направлении тех или иных характеристик организации, включает четыре основных звена: планирование, организацию, мотивацию, контроль (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Управленческое воздействие

Планирование состоит в определении целей организации и путей их достижения.

Организация заключается в создании механизма использования управленческих ресурсов.

Мотивация означает побуждение подчиненных к определенным действиям.

Контроль подразумевает установление критериев, по которым будут оцениваться результаты деятельности, а также анализ и корректировку осуществляемых действий.

Все эти звенья важны, если мы говорим об эффективной постановке задач.

В этой главе мы рассмотрим основные аспекты управленческого воздействия, которые играют существенную роль при эффективной постановке задач.

Цели и задачи

Желаемый для организации результат выражается в целях и задачах.

Цель – смысл предпринимаемых действий; желаемое на данный момент состояние, итог работы.

Задачи – это шаги по достижению цели; действия, за счет которых достигается цель; путь достижения цели.

Подчеркнем, что одну и ту же цель можно достигнуть разными способами, решая различные задачи. Например, целью является повышение объема продаж. Какие задачи поставит в данном случае менеджер? Каким путем он хочет достичь необходимого результата?

Здесь возможно использование самых разных вариантов. Скажем, можно стремиться к таким результатам, как повышение цен, расширение ассортимента, проведение рекламной кампании. А могут быть поставлены и прямо противоположные задачи: снижение цен, распродажи, скидки оптовикам.

Таким образом, если мы рассматриваем деятельность организации в определенном масштабе в определенный момент времени, то видим, что всегда есть деятельность (задачи), а есть итог этой деятельности (цель). Поэтому в «статическом» варианте цель – это результат, задачи – шаги по достижению этого результата. В этом смысле цели и задачи – совершенно разные понятия.

Подчеркнем важный момент: если мы рассматриваем деятельность организации в динамике, то мы видим, что каждая цель является задачей по отношению к более крупной цели. И наоборот, каждая задача является целью по отношению к более мелким видам работы. Поэтому в «динамическом» варианте цели и задачи – это одно и то же – желаемые результаты деятельности.

Соотношение целей и задач четко проявляется на схеме «дерево целей».

«Дерево целей»

Коммерческая организация, как правило, стремится к достижению не одной, а нескольких целей. При этом возможно противоречие между целями разных типов, разных уровней, разных временных интервалов.

Чтобы на этапе планирования увязать между собой различные цели и задачи, многие руководители используют «дерево целей» – инструмент анализа, позволяющий согласовать цели разных уровней и разного масштаба.

«Высший менеджмент решает такие вопросы, как приоритетные направления разработки технологий (продвинутые Cmos-техноло-гии, высоковольтные технологии). Директора направлений и директора технологических центров решают такие вопросы, как разработка специфических технологий для различных сегментов рынка в рамках заданных приоритетов (Cmos 65пт). Начальники подразделений, начальники отделов и менеджеры проектов управляют реальной разработкой технологий и необходимых средств для использования этих технологий при разработке конечных продуктов, а также координируют сроки разработки, чтобы к моменту начала использования технологии имелись все необходимые для этого средства».

«Дерево целей» помогает определить приемлемые способы и практические меры получения желаемого результата.

Основная идея здесь заключается в том, что сначала определяется цель самого высшего порядка (так называемая цель I уровня), а затем, уже на ее основе, определяются менее значимые цели (цели II, III и далее уровней), чтобы выделить конкретные цели и задачи, достижение которых позволит, в конечном итоге, достичь главную цель (рис. 2.3).

Например, для коммерческой организации получение прибыли является одной из главных целей (при этом та же организация может ставить целью стабильное долгосрочное развитие на рынке). В свою очередь, чтобы повысить прибыльность, компания может стремиться увеличить долю рынка или же разработать новый продукт. Чтобы увеличить долю рынка, коммерческая фирма может поставить цель провести эффективную рекламную кампанию или изменить ценовую политику и т. д.

«Дерево целей» четко показывает соотношение целей и задач. Для целей первого уровня цели второго уровня являются задачами. В свою очередь, для цели второго уровня цели третьего уровня являются задачами и т. д.

Рис. 2.3. «Дерево целей» (пример)

2.2. Критерии SMART

«Умные» цели и задачи

Один из самых известных в современной практике управления инструментов работы по определению целей и задач – так называемые SMART-критерии, которым должны соответствовать поставленные цели.

SMART – это аббревиатура, образованная первыми буквами английских слов:

• Specific (конкретная);

• Measurable (измеримая);

• Actionable (активирующая);

• Relevant (согласованная);

• Time-bounded (определена во времени).

Само слово «smart» в переводе с английского означает «умный».

«Постановку задачи согласно SMART-критериям я считаю полезным и реально работающим инструментом. Их знание дает методику постановки целей, позволяет не забыть некоторые важные детали и дает некоторую уверенность, что подчиненные восприняли цель без искажений».

Таким образом, правильная формулировка цели означает, что цель является конкретной, измеримой, достижимой, значимой и соотносится с конкретным сроком.

Теперь остановимся подробнее на каждом из обозначенных критериев и посмотрим, что подразумевает постановка SMART-целей на практике (табл. 2.1).

Таблица 2.1. Формулировка цели: критерии SMART

Конкретность цели

Когда вы ставите сотруднику задачу, прежде всего нужно задать себе вопрос: что вы хотите получить в результате ее выполнения? Этот критерий важен, потому что у вас может сформироваться свое видение результата, а у сотрудника – свое. А в итоге вы и сотрудник будете по-разному представляете себе одну и ту же цель.

Чтобы этого не произошло, необходимо как можно точнее, подробнее, детальнее ответить на вопрос, что нужно получить в результате выполнения задачи. Необходимо стремиться к тому, чтобы оставалось как можно меньше деталей задания, понимаемых «по умолчанию». Иначе возрастает риск, что не удастся достигнуть того, что задумано, особенно в новых и нестандартных ситуациях.

Например, генеральный директор дает распоряжение: «Подготовить к 14.00 информацию по ключевым клиентам». К назначенному времени коммерческий директор подготовил отчет по объемам продаж. А генеральный ждал информацию по кредиторской задолженности. В результате задача оказалась не выполненной из-за неконкретной постановки цели. Ведь и руководитель, и подчиненный решили, что все ясно по умолчанию. Однако оказалось, что они имели разное представление о том, о какой информации идет речь.