Мария Хайнц - Семь навыков эффективных родителей: Семейный тайм-менеджмент, или Как успевать все. Книга-тренинг

Для кого-то бумажный органайзер – по-прежнему самое простое и удобное средство планирования. Он приемлем по цене, его можно носить с собой. Для многих людей планировать на бумаге удобнее, чем на смартфоне или компьютере. С бумаги информация никуда не пропадет, в декабре можно найти цели начала года и посмотреть, что выполнено, а что нет. И все же у органайзеров много недостатков по сравнению со смартфонами. Родители, освоившие технику, планируют быстрее, эффективнее и более мобильны в том, что касается передачи информации.

Смартфон можно синхронизировать с компьютером, и тогда все ваши задачи будут в обоих устройствах. Единственное, что нужно иметь в виду, что не все смартфоны и программы можно синхронизировать с компьютером. Об этом нужно заранее спрашивать при приобретении смартфона или соответствующей программы.

Сегодня для планирования я использую сразу несколько инструментов:

• Магнитную доску размером 55 × 90 см для семейного планирования. Висит она на видном месте в коридоре. Треть ее занимает краткий план семейных дел на неделю. Еще одну треть – бумаги, которые нужно обсудить, план дежурств мужа. В центре доски – дела, которые нужно сделать (вместе или мужу) и наши с мужем сообщения друг другу («Люблю тебя», «Сегодня вечером спорт!»). Мы оба – визуалы, поэтому письменные сообщения нам подходят лучше всего.

• Большая магнитная доска размером 90 × 120 см, которую я использую для личного стратегического планирования. Она висит в спальной комнате. Чаще всего в центре я рисую колесо жизненного баланса[14], из которого рождаются долгосрочные и среднесрочные цели. Имея перед глазами эти цели, легко составить план на месяц, неделю или день.

• Ну и, конечно, iPhone. Его я использую для фиксации входящих задач, составления списков, записи мыслей для тех или иных проектов. В этом мне помогают программа Things и заметки. Последнее время очень часто использую фотокамеру iPhone для фиксации нужной информации. Если нужно что-то быстро запомнить, сохранить изображение – без фотокамеры никуда.

• Иногда я использую бумажное планирование, особенно за компьютером. Если мысли о делах не дают мне сосредоточиться, я просто выписываю их на лист бумаги и делаю после того, как заканчиваю задание, для выполнения которого села за компьютер.

Мой главный инструмент планирования – очень простой. Называется «тетрадь для всего». Это большая толстая тетрадь формата А4, в которую я записываю цели, планы, задачи, рисую от руки схемы, провожу мозговые штурмы и т. д. Это мой самый верный и самый любимый инструмент. Конечно, использую и календари, включая Google Calendar, но именно для планирования мне удобнее всего такая тетрадь.

У нас с мужем есть долгосрочные семейные планы, для себя в конце каждого года намечаю цели на следующий. Раз в месяц отвожу примерно час на продумывание целей и задач на месяц и каждую неделю начинаю с плана на неделю. Но план этот очень гибкий – я намечаю главные задачи и сочетаю их в течение недели таким образом, чтобы максимально эффективно их выполнить с точки зрения времени и сил, при этом обязательно стараюсь часть задач делегировать.

Возможно, для того чтобы найти свою систему планирования, вам придется испробовать разные системы, но не останавливайтесь, пока не найдете то, что вам действительно нравится и помогает эффективно строить день.

Программы для планирования

Рынок программного обеспечения пестрит различными средствами планирования дел. Практически в каждом смартфоне есть календарь и заметки, которых вполне может хватить домашней хозяйке. Если у вас более амбициозные планы, стоит подумать о приобретении специальной программы.

Самые популярные планировщики основаны на системе GTD (getting things done) Дэвида Аллена. Основная задача планировщика – освободить свою голову от дел. Все они должны быть зафиксированы в программе и ждать назначенного часа.

Самые популярные на сегодня – это приложения Things, 2do, Remember The Milk, OmniFocus, MyLifeOrganized и LeaderTask. Все они построены по одному принципу, но имеют различия в количестве функций, настройках и дизайне. В соответствии с концепцией GTD, главная функция программы – фиксировать все желаемые цели, дела и задачи, а потом сортировать их по различным папкам для выполнения.

Необходимо отметить, что некоторые программы разрабатывались специально для iPhone и Mac (Things, 2do) и их нельзя синхронизировать, например, с Outlook (в последней версии 2do эта функция появилась). Поэтому, приобретая новую программу для планирования своих дел, проанализируйте, нужна ли вам синхронизация с другими программами, которыми вы пользуетесь. Вы можете уточнить, какие программы – аналоги Things будут работать на вашем смартфоне и компьютере[15].

Одна из лучших программ-менеджеров задач – Things. Она получила награду в номинации Best Productivity Enhancer («Лучшее приложение, увеличивающее продуктивность») в 2008 г. и стала победителем конкурса Apple Design Awards в номинации «Лучшие программы для Mac OS X Leopard» в 2009 г. В апреле 2010 г. была разработана версия для iPad. Things, по оценкам специалистов, по праву занимает лидирующее положение в программах-задачниках. Ее обзор вы найдете в приложении.

Используя удобную программу фиксирования задач, вы освобождаете свою голову от необходимости думать об этом, перестаете беспокоиться. Всю сэкономленную энергию вы можете направить на выполнение дел. Планировщик задач покажет вам, когда и что нужно сделать. Настройте программу под свои нужды, и вы будете успевать намного больше.

Выводы к главе 4

1. Планирование в семье, особенно ежедневное, удается, только если оно удобно, не занимает много времени и никого не напрягает, то есть вплетено в жизнь семьи. Оно работает естественно и непринужденно, поэтому мы назвали его естественным планированием.

2. Одна из важных составляющих естественного планирования – умение распределять дела по блокам времени. Данный способ наиболее подходит родителям: в течение дня у них имеются повторяющиеся по содержанию блоки времени (с детьми, без детей, с одним ребенком, на работе), в которые можно запланировать наиболее подходящие для этого времени задачи.

3. Для реализации навыка естественного планирования важно уметь включать задания в режим ребенка и не забывать заряжаться энергией в течение дня.

4. Чтобы не упускать из поля зрения главное, родителям важно помнить о совете на $25 000 и расставлять запланированные дела по приоритетности.

5. По-настоящему естественным планирование делают подходящие для этого инструменты. Наиболее подходит магнитная доска для планирования семейных дел и смартфоны для родителей.

Глава 5

Навыки оптимизации процессов

Родителям постоянно приходится оптимизировать многие процессы, чтобы экономить свое время. Если до рождения детей на приготовление ужина можно было выделить час и больше, то теперь такую роскошь себе уже не позволить. Дети едят медленно, а после этого их нужно подготовить ко сну и уложить, и все это может затянуться на пару часов, которых у родителей просто нет, потому что по телевизору начинается футбольный матч, а в Интернете – очередной вебинар. Точно так же и с другими процессами. Родители, которые научились оптимизировать процессы, успевают больше без каких-либо потерь эмоциональной энергии. Даже наоборот: экономия времени достигается за счет креативного мышления и дополнительных навыков:

• уменьшения количества дел;

• совмещения нескольких дел;

• концентрации;

• правильного разгона;

• правила законченного цикла;

• использования естественного течения процессов.

Уменьшение количества дел

Уменьшение количества дел покажется каждому из нас естественным процессом в деле экономии времени. А количество дел напрямую связано с количеством наших вещей. Но как только возникает вопрос, стоит ли избавиться от желтого самосвальчика, которым ребенок уже не играет, не убрать ли с полки фигурки, с которых постоянно приходится вытирать пыль, не выкинуть ли вещи, которые мы не носим уже месяца три, мы задвигаем мысль о том, что со всем с этим придется расстаться, куда подальше. И все же к ней приходится время от времени возвращаться, ведь вещей становится все больше, а каждая из них требует внимания и времени владельца.

Уменьшение количества вещей

Среднестатистический человек в зрелом возрасте обладает примерно 10 000 предметов. С возрастом склонность к собирательству и любовь к вещам только усиливаются. В этом нет ничего страшного, но только не для родителей, которые хотят все успевать. Чистить, стирать пыль, мыть, искать необходимые вещи в ворохе старых – эти задачи отнимают уйму времени. Более того, вещи, которые вы не используете активно, это «вампиры», которые высасывают из вас энергию. Время от времени вы обращаете на них внимание: «Нужно бы выкинуть…», «Стоит кому-нибудь отдать…», но не делаете этого, и постепенно возникает «вампир», который высасывает из вас энергию. Если вы не обращаете внимания на вещи, то на них обязательно обратят внимание дети. Вы можете значительно облегчить свою участь, если избавитесь от ненужного барахла или хотя бы так рассортируете его.