Алексей Толкачев - Успешный бизнес. 160 практических рекомендаций
Кирилл Белевич. 25 советов по ведению множества проектов
Часть 1. Планы и проекты
Совет 1. Нагружайте себя задачами: чем их больше, тем лучше
Если вы хотите развиваться и успевать работать с внушительным количеством проектов, необходимо постоянно нагружать себя разными задачами: чем их больше, тем лучше.
В среднем у обычного человека есть несколько задач в месяц. Обычно это два-три проекта: однообразная работа, тренировки и что-нибудь еще. Редко бывает пять и более проектов.
Какие проекты или задачи можно вести? Давайте перечислим некоторые: писать книги, публиковать статьи в журнале, зарабатывать в Интернете, создавать бизнес, учиться, брать на работе самый сложный проект и многое другое.
Надо увеличивать число проектов. Если вы хотите стать по-настоящему эффективным, нужно вести не меньше десяти проектов (задач) в месяц. И лучше всего делать это параллельно.
Если проектов будет больше десяти, вы начнете резкий взлет и покроете огромные расстояния за минимальное количество времени.
Уверен, вы знаете, что население можно условно разделить на три категории:
✓ 90 % людей – те, кто ничего не делают; «сидят на заборе» и не хотят менять свою жизнь. Их можно назвать наблюдателями, потому что они смотрят, как живут остальные. И все.
✓ 7 % людей – индивиды, которые что-то делают, но медленно. На фоне наблюдателей они – просто выдающиеся личности: тянутся вверх и кажутся чемпионами. А общая серая масса смотрит и говорит: «Как им хорошо! И зарплата у них большая, и квартира хорошая, и автомобиль респектабельный».
✓ 3 % людей получают от жизни максимум и работают больше всех. Если у 7 % есть остановки и передышки, то верхние 3 % идут вперед, не останавливаясь.
Из 3 % можно выделить 0,1 % населения, которые получают абсолютно все, чего заслуживают. Они работают по 15 часов в сутки, как папа Карло, и при этом все успевают, в том числе находят время на личную жизнь.
Надеюсь, что вы стремитесь попасть в число 0,1 % и уже находитесь среди 7 %, потому что наблюдатели никогда не будут держать в руках эту книгу.
Итак, необходимо увеличить число проектов минимум до десяти. Если у вас три проекта, умножайте на четыре; если до пяти – на два или три, чтобы было десять-пятнадцать.
Первое время у вас, как и у меня, будет шок: как такое можно успеть? Но главное – начать, а дальше все получится!
Совет 2. Решайте задачи, без которых невозможен рост
Всегда надо ставить планку чуть выше, пересиливать страх, оттачивать мастерство и становиться профессиональнее
Если человек выполняет рутинную работу на протяжении пятнадцати лет, о чем говорить? Он просто перестает развиваться. Бывает, приходит молодой специалист, который разбирается не только в одном процессе, но и во многих других. Тогда «застывшего» сотрудника увольняют.
Жизнь как эскалатор, который опускается все ниже и ниже, а вам необходимо добраться до самого верха. Есть три варианта развития событий:
✓ стоять на месте. Так поступает большинство наблюдателей;
✓ идти вперед. Вы будете оставаться на определенном уровне или немного продвигаться, станете намного эффективнее большинства людей;
✓ бежать вверх по эскалатору. Сначала будет сложно, потому что придется напрягаться. Но вы быстро доберетесь до верхнего этажа. А там можно сбавить темп и продолжить движение.
Надо все время повышать планку и развиваться. Без этого роста не будет.
Совет 3. Составьте план проектов
Необходимо составить план проектов, так называемый мап (англ. map – «карта»). Можно взять лист бумаги, ручку и записать все проекты. Для продвинутых есть специальная программа MindManager.
Если вы держите дела, задачи и проекты в голове, перегружаются мозги. Бывают ситуации, когда непонятно, за что хвататься; некоторые вещи при этом просто вылетают из головы.
А если вы все пишете на бумаге или заносите в рабочий лист MindManager, то видно, сколько предстоит сделать.
Составьте план текущих дел и задач, включите в него проекты на месяц вперед. Разнесите по категориям:
✓ работа;
✓ бизнес;
✓ личностный рост.
Рекомендую использовать компьютерную программу, а не исписывать листочки. Так намного удобнее. Составьте план, чтобы знать, в какую сторону развиваться и чему уделить особое внимание.
Совет 4. Разделите дела на мелкие и крупные
Необходимо определить, какие проекты срочные, а какие важные. В итоге получатся две большие группы: «Мелкие дела» и «Крупные дела».
Мелкие дела – это проекты и задачи, на выполнение которых требуется не более трех часов. Крупные – все остальные.
Уверен, вы найдете огромное количество мелких дел, висевших мертвым грузом в течение нескольких дней/недель/ месяцев. Они тянут назад и мешают взлететь.
Совет 5. Выделите дела, которые приносят доход или двигают вперед
Необходимо посмотреть на свои проекты (задачи) и найти среди них те, которые приносят доход или двигают по карьерной лестнице и т. д.
Выделите эти задачи отдельным пунктом, цветом. На них следует тратить основные ресурсы. Нет смысла работать над тем, что не принесет дохода или не продвинет вперед.
Например, как можно автоматизировать работу с персоналом? У вас – большая текучка кадров, приходится постоянно обучать людей, показывать и объяснять элементарные вещи. Это отнимает массу времени.
Сделайте скрипт работы для нового сотрудника. Информация может быть представлена на видео, в аудиоварианте или просто текстом. Человек будет учиться сам, не отнимая ваше время.
Если посмотреть на мап, такое дело можно записать в раздел «Мелкие дела», причем несрочные. Но если взглянуть на него с другой стороны – с точки зрения экономии личного времени – дело становится важным.
Часть 2. Хороший план – залог успеха
Совет 6. Разбейте крупные дела на составляющие
Бывают крупные проекты, за которые непонятно как браться. И это нормально.
Некоторые говорят: «Большое дело требует большой подготовки». Я не согласен с этим утверждением. Все, что нужно сделать, – разбить крупное дело на этапы, составляющие.
Ведь любой большой проект состоит из огромного количества мелких дел. Как только они появятся, сложное станет элементарным, и появятся нюансы.
Рассмотрим пример с написанием книги.
Если поставить цель – написать книгу, но не выделить пункты выполнения проекта, скорее всего, вы никогда ничего не напишете. Будете ходить вокруг да около, даже начнете. Но без плана дальше начальной стадии дело не пойдет.
Все просто. План написания книги выглядит так:
✓ Определиться с темой.
✓ Уточнить аудиторию.
✓ Сделать «скелет книги».
✓ Выбрать название.
✓ Написать заголовки и подзаголовки.
✓ Описать каждую главу тезисами.
✓ Написать текст.
✓ Отредактировать текст.
✓ Сверстать книгу.
Итак, большие задачи нужно дробить. Это дает психологическую разрядку и понимание, как подступиться к делу. Фактически у вас есть чек-лист, по которому можно работать.
Мелкие поэтапные проекты тоже лучше расписывать.
Совет 7. Как выполнять все проекты в срок? Поможет дедлайн
Главное мы сделали – написали проекты. Но как выполнить их в срок? Большинство людей не достигают поставленных целей. Причины тому самые разные, но чаще всего пустяковые. В большинстве случаев – просто лень.
Поэтому вы должны ставить себе жесткий дедлайн. Последнюю черту. Финишную ленточку и таймер. Если не успеваете выполнить проект – как-то себя наказываете.
Идеально подходят денежные штрафы. Причем в данной ситуации необходимы значительные цифры: 500 рублями не отделаться. Вам должно быть жалко потерять деньги. Хотя штрафовать себя на месячный доход не имеет смысла.
Как только не укладываетесь в срок, нарушаете поставленный дедлайн – направляете деньги на благотворительность.
Отдавайте кому угодно: бабушке в метро, на постройку храма, в детский дом или перечисляйте на специальный счет. Вариантов сейчас полно.
Когда будете знать, что за просроченный проект лишитесь части денег, все станет выполняться лучше: КПД увеличится минимум в два раза!
Совет 8. Держите план задач перед глазами
Расположите список проектов (задач) на видном месте, можно повесить его над рабочим столом. Вы должны знать, что есть огромное количество дел, которые нужно выполнить.
Как только освобождается лишний час, стоит взглянуть на мап: что-нибудь структурировать, добавить новое, убрать неактуальное. Или просто поймете, над чем поработать и чему уделить больше времени.
