Елена Тихомирова - Живое обучение: Что такое e-learning и как заставить его работать

1. Надежность (устойчивость). Выбранный инструмент должен работать. Всегда. Особенно если это система дистанционного обучения. Нет ничего более неприятного для слушателей, чем момент, когда они собрались пройти очень важный курс, а система не работает. И непонятно, когда заработает. С вебинарами все еще серьезнее – человек слушает, ему это важно, а тут все перестало работать. Поэтому спросите у тех, кто уже использует тот инструмент, который вы собрались покупать, как часто бывают сбои и какой процент этих сбоев происходит по вине поставщика системы (а не по вине внутренней ИТ-инфраструктуры, что также случается).

2. Удобство и простота использования. Чаще всего обращают внимание на удобство для слушателей, для тех, кто будет проходить обучение. В реальности удобно должно быть всем: администраторам, организаторам обучения, тьюторам – в общем, всем, кто будет эту систему использовать. И чем удобнее она будет, тем будет меньше ошибок и сбоев. И тем больше будет позитивных эмоций при работе с системой, что тоже важно. А удобно – это когда понятно, куда нужно нажать, чтобы выполнить ту или иную операцию из тех, что придется в системе выполнять часто. Когда для этой операции не нужно тратить много времени и усилий. Когда сложно сделать ошибку. Вы же хотите, чтобы e-learning стал частью жизни компании, чтобы сотрудники постоянно проходили обучение.

3. Поддержка со стороны разработчика. Даже если инструмент будет очень простой и в нем все будет легко и доступно, вопросы у вас непременно возникнут. Особенно в тот момент, когда вы выйдете за пределы первых проектов, в которых будет не так много задач. Как только вы почувствуете вкус и захотите сделать что-то сложнее пилотного проекта, вам может потребоваться помощь тех, кто инструмент создал. И тут нужно, чтобы у вас была возможность не только задать вопрос, но и получить на него оперативный и квалифицированный ответ и, возможно, некоторую помощь. Техническая поддержка любого инструмента описывается в договоре поставки, но стоит и на эту тему поговорить с коллегами, которые используют этот инструмент и уже вышли за пределы его базовых возможностей. Важно также продлять договор технической поддержки после первого года использования (как правило, первый год входит в стоимость поставки или достаточно легко покупается вместе с самим инструментом). Именно после года использования и начинается самое интересное.

1. Идеология инструмента: почему и зачем его создавали? Как разработчик понимает цель его использования? Эти вопросы помогут вам сформировать представление о компании-разработчике, о том, насколько она в курсе насущных вопросов обучения, и сформируют общее представление о том, как данный инструмент будет развиваться в дальнейшем.

2. Что разработчик предпринимает для того, чтобы пользоваться системой было удобно? Каким было последнее изменение? Это хитрые вопросы. В ответ могут прозвучать общие слова, а могут и конкретные примеры: «Была кнопка такая-то и там-то, людям было неудобно, и мы сделали так-то…» Нам важнее всего, чтобы пользователям было комфортно, так что нужно послушать, что на эту тему думает разработчик.

Дайте попробовать

Далее, говоря про каждый инструмент, я буду отдельно отмечать необходимость его предварительно опробовать. Но сначала скажу в целом: не стоит приобретать что-либо, пока вы не «потрогали» его своими руками. Любой поставщик дает такую возможность: демоверсии, доступ к тестовой системе на сервере заказчика или какой-то иной вариант. Но попробовать нужно обязательно. И не просто посмотреть, как система/инструмент выглядит, а именно попробовать ее использовать: организовать небольшую тестовую группу, которая пройдет курс или тест и примет участие в вебинаре. Пусть это будет всего пять человек (вы в том числе). Часто систему – особенно это касается систем дистанционного обучения – просто изучают в сопровождении комментариев поставщика или делают пару снимков с изображением компьютерной части курса. Но в процессе эксплуатации все может оказаться не так просто, как показалось при беглом рассмотрении.

Так называемый пилотный проект нужно прописать, сделать сценарий, который формируется на основе ваших задач обучения и исходя из процесса, который вы планируете запустить. По сути, пилотный проект будет миниатюрой всего вашего будущего e-learning. Далее нужно полностью пройтись по сценарию, а потом по нему же собрать обратную связь от всех участников пилота – что и на каком этапе было удобно, а что нет. Хорошо, если все этапы сценария получат свой уровень значимости для проекта и что-то будет критически важным, а что-то нет. Тогда по итогам обработки полученной обратной связи вы легко увидите, есть ли что-то неудобное в самых важных функциях или нет. Те функции и возможности системы, которые не имеют особого значения, могут быть и не самыми удобными. Но то, что будет использоваться большим количеством людей и постоянно, должно работать корректно, быть комфортным и понятным.

Теперь пора перейти непосредственно к инструментам. Основных инструментов в e-learning всего три: система дистанционного обучения (СДО), инструменты для вебинаров и средства для разработки курсов. Сначала поговорим о них.

СДО

СДО – система дистанционного обучения. Оригинальный английский термин Learning Management System в очередной раз более точно описывает то, для чего система предназначена, – управление удаленным обучением. Но чтобы не вводить еще один английский термин, оставим уже привычное слуху СДО.

СДО – основной технологический инструмент системы электронного обучения компании. Это специально созданные платформы, которые способны выполнять большое количество жизненно важных для e-learning действий:

• управление пользователями;

• назначение курсов конкретным людям и группам;

• коммуникацию между участниками учебного процесса;

• проведение тестирований и сбор результатов;

• планирование процесса обучения и др.

К учебным материалам сотрудники компаний, как правило, получают доступ именно через СДО, заходя туда под личными учетными данными. Практически все современные системы интегрируются с базами данных пользователей компании – это не только позволяет сотрудникам входить под корпоративными логином и паролем, но и устраняет необходимость ручного ввода учетных данных пользователей. СДО может быть интегрирована и с внутренними системами управления персоналом (или сама по себе быть частью такой системы), может давать возможность управлять не только электронным, но и очным обучением. Последнее особенно актуально, если вы планируете или уже развиваете систему управления талантами и развития персонала. Тогда для каждого сотрудника (или как минимум для тех, кого вы планируете развивать) можно выстроить полную траекторию годового обучения, где будет и e-learning, и очное обучение, и даже конференции и прочие внешние события.

Главная возможность СДО – сбор и анализ статистики проведенного обучения: кто и когда проходил обучение и с какими результатами. Начнем с того, что руководство компании видит, что «эта штука», в которую вложен немалый бюджет, работает, и в системе что-то происходит. Можно посмотреть, в каком регионе больше активности, а в каком меньше, какие учебные материалы более активно изучают, а какие вовсе не востребованы. Но я убеждена, что самая большая польза от сбора статистики в СДО заключается в двух вещах:

1. Мы можем легко сравнить результаты обучения с результатами бизнеса. Обучение проходило в начале месяца – изменились ли показатели к концу? А на следующий месяц? Какой у обучения был результат? Какие курсы проходило большое количество сотрудников и какие результаты они показали после обучения? Можно изучать статистику по регионам, торговым точкам, сезонам и т. д.

2. Мы можем анализировать процесс обучения и повышать качество курсов, программ, вебинаров. В какой теме курса слушатели сделали больше всего ошибок? Они не знают или это материал плохо представлен? Какой курс не закончили больше всего людей, почему? На словах такую информацию тоже можно собрать, но не в крупной компании, где вряд ли получится поговорить по душам с коллегами с другого конца страны. Данные в таком случае – лучший показатель, лучший маячок для начала усовершенствований.

К сожалению, очень часто отчетность используется для представления результатов обучения руководства, реже – для анализа бизнес-результатов, совсем редко – для анализа материалов обучения и их усовершенствования. Многие полагаются на анкету обратной связи. Это хороший инструмент, но заполняют его только те, кто прошел курс до конца, а это уменьшает количество ответов. Кроме того, далеко не все из тех, кто увидел анкету, находят время ее завершить. Поэтому хорошо настроенный сбор результатов обучения может стать прекрасным инструментом повышения качества e-learning.