Михаил Голденков - Осторожно HOT DOG! (с иллюстрациями)
Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We will be delighted of course to reconsider your application in the future should your financial responsibilities be reduced.
Until then we hope you will continue to shop at Alien’s where EVERY customer is our prime concern.
Sincerely Yours…
* ПОСТРОЕНИЕ ПИСЬМА
Хорошее деловое письмо должно быть хорошо спланировано и построено. Что я имею в виду? Вам необходимо заранее определить все, что вы хотите сказать, отметить самое важное, чтобы письмо было предельно логичным, законченным и доступным. Набросайте черновой вариант главных вопросов. Перечислите все детали, которые вам важны. Проверьте свой черновик: все ли к месту? Ведь адресат должен получить только необходимую информацию. Для лучшего понимания фактов, причин и пояснений, а также для усиления эмоциональности можно воздействовать на клиента и некоторой дополнительной информацией. Иными словами, говорите все, что поможет вам получить желаемый ответ. Только не переборщите! Старайтесь быть немногословным. Вы должны чувствовать, когда надо закончить письмо. Если оно, на ваш взгляд, получилось слишком уж коротким, не поддавайтесь искушению заполнить чистое пространство листа или дополнить предложения. Ошибкой является также повторение одной и той же мысли, пусть она и кажется вам суперважной.
Если вы уже поблагодарили своего адресата, то можете испортить логический строй письма, написав в конце «Thank you again». Хотя могут быть и исключения. Вот как, к примеру, вполне вежливо, тактично и, я бы даже сказал, обнадеживающе меня послали подальше в одной диснеевской компании, в которую я, четверокурсник иняза, в свое время (вот был нахал!) пытался влезть.
Dear Mr. Goldencov,
Thank you for sending us your resume regarding our employment opportunities here at the European Creative Center.
Unfortunately, your candidature does not correspond to any of our available positions. We will however, keep your name on file for future reference.
Thank you again for your interest in our company, and best of luck to you in your job search.
Kindest regards,
Pamela Young
Office Coordinator
Здесь, как видим, «thank you» повторяется два раза, но, на мой взгляд, письмо от этого не пострадало. Просто Памела Янг в вежливой манере подчеркивает: ей, действительно, было приятно, что на какой-то там французский филиал «Дисней Компани» обратил внимание аж советский (дело было в 1990 году) студент.
Я упоминал о том, что иногда не повредит некая дополнительная информация. Но тут нужно действовать осторожно, чтобы только лишь подчеркнуть, но не ослабить главную мысль. Иначе приложение некой дополнительной самостоятельной информации может сбить с толку и увести в сторону. Вот представьте, что вы получаете письмо с давно просроченным сообщением, которое заканчивается:
Let us take this opportunity to remind you that our August Sale begins next week with three preview days for our special charge customers.
Избегайте различных излишеств. К примеру:
Because my husband’s birthday is October 8 I would like to order the threepiece luggage ensemble in your fall catalog.
В данном случае было бы важнее указать регистрационный номер багажа, а не дату рождения мужа. Или вот еще один пример:
I have received your invitation inviting me to participate in your annual Conference.
Так как пригласительные письма для того и посылают, чтобы кого-то пригласить, то слова inviting me явно лишние. Так же ошибочно писать the green-colored carpet или the carpet that is green in color. Зеленый – это уже цвет, и не надо лишний раз на это указывать.
А теперь посмотрите на следующий образец.
If we cooperate together the project will be finished quickly.
«Cooperate» уже означает «вместе», поэтому слово «together» не нужно. И вообще, если есть слово, которое заменяет несколько слов, то его и пишите. Так, вместо «as a result» можно написать «because», a вместо «as otherwise» – «otherwise».
«Разговорные» приставки «up/on/off…» не употребляются в деловых письмах. Пишите не connect up/continue on, но connect/continue… Не Mr Jones handled the job in an efficient manner, a Mr Jones handled the job efficiently. Короче и понятнее.
Сравните два следующих письма. Обратите внимание на нагромождение лишних слов в первом варианте и на то, как просто избавились от них во втором.
Вариант первый:
Dear Ms Tompson,
I am pleased with the invitation that I received from you inviting me to make a speech for the National Association of Secretaries on June 18.
Unfortunately I regret that I cannot attend the meeting on June 18. I feel that I do not have sufficient time to prepare myself because I received your invitation on June 5 and it is not enough time to prepare myself completely for the speech.
Yours truly…
Вариант второй:
Dear Ms Tompson,
I am pleased with the invitation to speak to the
National Association of Secretaries.
Unfortunately I cannot attend the meeting of June 18 because I will not have sufficient time to prepare, I received your invitation on June 5.
I will be happy to address your organization on another occasion if you give me a bit more notice. Best of luck wth your meeting.
Sincerely Yours
Выбрасывая из письма лишние слова и повторы, тем не менее будьте внимательны и не вычеркните что-нибудь нужное. Так, некоторые из желания быть предельно краткими опускают артикли «the», «a», «an» и предлоги, а получается вот что: Please send order special delivery.
Единственное, чего здесь добился приверженец «телеграфного» стиля, опустивший артикль «the» и предлог «by» (что, увы, можно часто встретить в заголовках английских газет и журналов), так это резкого и безличного обращения. А правильнее было бы написать: Please send the order by special delivery.
Когда вы набираете деловое письмо на компьютере, всегда старайтесь, чтобы оно уместилось в рамках экрана, полностью было перед глазами клиента. Это особенно важно учитывать, если вы пользуетесь электронной почтой, где законы деловой переписки те же.
НИКОГДА не решайте в одном письме две проблемы сразу. Если ваше послание содержит «два ядра», то будьте уверены: на один из серьезных вопросов вы, скорее всего, либо не получите ответа вообще, либо, в лучшем случае, вам ответят частично, вскользь. Лучше ставить вопросы так, чтобы вашему адресату было легче отвечать на них (но только не односложными «да» или «нет»).
Итак, вы уже поняли: деловое письмо должно быть «одноядерным». Если вы только запрашиваете своего партнера о возможности покупки у него видео- или аудиоаппаратуры, то не следует тут же предлагать условия поставки оной. Лучше напишите позже еще одно письмо.
* ОДНА ИЗ САМЫХ ВАЖНЫХ ТЕМ: ВАШЕ ТРУДОУСТРОЙСТВО ЗА ГРАНИЦЕЙ
Тут, конечно, ваше письмо имеет большое значение. От него многое зависит, и вам надо уметь себя преподнести.
На что следует обратить внимание? В первую очередь на резюме, которое еще называют «data sheet» или «vita», куда входит перечисление всех ваших достижений: когда и какую школу, институт и прочее учебное заведение вы закончили и какой и где имеете опыт работы. Перечисление учебных или рабочих мест, что вы увидите на примере, идет по убывающей: начинаете с последнего места работы и заканчиваете самым первым (с указанием дат). Второй важный момент – это ваше письмо-запрос, где вы – как бы и продавец, и товар одновременно. В вашем письме – applications, как и в резюме, но уже в более развернутой форме, вы доверительно рассказываете о себе, о своем опыте работы… Короче, стараетесь понравиться своему адресату. Applications бывают двух видов. Первый вид – это письмо-ходатайство. Его вы пишете, если отвечаете на объявление какой-нибудь фирмы. В нем обязательно должна присутствовать ссылка на объявление или на тот источник, где вы вычитали это самое объявление. Вот пример письма-ходатайства:
Rebecca Sprau
2544 South Fruitsnake Road
Land Haute, – Indiana 54267
May 4, 1996
Mr Robert T. Smith, Vice President
Indiana Petroleum and Electric Company
1143 Broad Street
Land Haute, Indiana 47786
April 25, 1996
Dear Mr. Smith,
Having served for the past several years as the sole secretary of a private business, I would like to apply for the position of executive secretary which you advertised in the Land Haute Journal, April 24, 1996.
As secretary to the Benlow Corporation here in Land Haute I was directly responsible to Mr Jordanson, the company’s owner. My services were generally those of a ‘gal Friday.’ In addition to typing, filing, and taking dictation, I was responsible for scheduling all the Mr Jordanson’s appointments and telephone-calls.
Essentially, I did everything I could to make Mr Jordanson’s heavy responsibilities easier. Thus I am familiar with the duties of an executive secretary and believe I am prepared to anticipate and meet all your expectations.
I would appreciate your giving me the opportunity to discuss my qualifications in person. I would be happy to come for an interview at your convenience, and I can be reached after 5, P. M. at 772 1747.
Sincerely Yours
Rebecca Spraut
Вторая разновидность application – это «неходатайственное» письмо. Вы не откликаетесь на объявление, а сами ищете работу по совету или просто наудачу. В таком случае ваше письмо все равно должно содержать ссылку на источник информации, т.е. на того, кто посоветовал вам обратиться в данную компанию. К примеру:
Dear Sir,
This month I completed a three year course of study Tourism and Travel at the Bowker Business School, and my placement counselor, Mr. Robert Pliner, suggested I apply to you for a position as assistant travel agent.
Ну, а в остальном все, как и в первом письме. Теперь давайте рассмотрим, как составляется резюме.
Olga Smirnov
2300 West Fruitbridge Rd.
Send Terre, Indiana 47811
(521) 777 12 48
CAREER OBJECTIVE: to obtain a position as an secretary with a large corporation.
WORK EXPERIENCE:
March 1995 Secretary, the Benlow Corporation. to present 620 West Second street. Send Terre, Indiana.
Responsible for general running of the office of small private firms.
October 1993 to Receptionist, Dr. Mark O’ Roum,
March 1995 703 South Fulton Str., Bern, Indiana.
July 1991 to File Clerk, Ajax Insurance Company,
October 1993 277 Westgage Ave. Berne, Indiana.
EDUCATION:
September 1989 to Judson Secretary School, Berne, Indiana.
