Борис Литвак - Наука управления. Теория и практика

Отсутствие возможности измерить результат принятого ранее решения и выполненной работы затрудняет реальное осуществление контроля. Измеримость степени достижения цели позволяет определить, выполнены ли установленные стандарты, нормы функционирования, достигнуты ли запланированные значения индикаторов, т. е. реализовать вторую составляющую процесса контроля.

На этой стадии также важно определить норму допустимого отклонения от стандарта, которая устанавливается с учетом масштаба и поэтому часто может выражаться в процентах или долях единицы. На этой стадии принимается решение о целесообразности корректировки принятых ранее решений, а основная задача контроля состоит в том, чтобы выявить действительно важные отклонения, а не мелочи, которые практически не оказывают влияния на достижение поставленных организацией целей.

Естественно, что затраты на осуществление контроля не должны превышать полученного в результате проведения контрольных мероприятий эффекта.

Третья составляющая контроля – принятие необходимых корректирующих решений. Если отклонения результатов выполненной работы незначительны, можно ничего не предпринимать. Если отклонения превышают допустимую норму, то необходимы корректирующие действия.

Однако может случиться, что изменившаяся ситуация принятия управленческого решения потребует пересмотра принятых ранее стандартов и установленных норм. Действительно, если дорога резко изменила направление, то сохранение направления движения может оказаться для водителя чреватым большими неприятностями.

В табл. 4.1 приведены основные технологические этапы управленческого контроля и указана необходимость их выполнения в случае использования того или иного метода контроля.

При установлении системы контроля целесообразно придерживаться таких принципов, как:

• осмысленность и однозначное восприятие стандартов сотрудниками;

• обратная связь в общении с сотрудниками;

• отсутствие чрезмерного контроля;

• установление жестких, но достижимых стандартов;

• вознаграждение за соблюдение установленных стандартов и норм.

Таблица 4.1

Этапы технологического контроля

Контроль должен быть своевременным и гибким, ориентированным на решение поставленных организацией задач и соответствующим им.

Непрерывность контроля может быть обеспечена специально разработанной системой мониторинга хода реализации работ и принятых решений.

Для более эффективного осуществления контроля выполнения достаточно большого числа работ и принятых решений целесообразно использовать сетевые графики, ленточные графики, диаграммы Ганта, матричные расписания и т. д. [45].

Управленческий контроль начинается с постановки целей, стоящих перед объектом управления, и задач, стоящих перед субъектом контроля, т. е. перед тем, кто контроль осуществляет. Когда от этапа разработки стратегии или принятия управленческого решения переходят к формированию плана их реализации, результат управленческих воздействий должен быть представлен в измеряемых величинах. На этом этапе процесса управления осуществляется переход от траекторных целей к точечным.

При необходимости цели могут разбиваться на подцели, для которых устанавливаются нормы функционирования, позволяющие контролировать ход реализации управленческого решения. В результате проведенных обследований установлено, что свыше 25 % в деятельности руководителей высшего, среднего и низшего управленческих звеньев в США занимает управленческий контроль [14].

В заключение отметим, что эффективное функционирование системы контроля при управлении современной организацией невозможно без использования современной вычислительной техники и современных систем поддержки и сопровождения процесса выработки и принятия управленческих решений.

4.5. Управленческие решения

Принятие и реализация управленческого решения являются одними из основных составляющих процесса управления. В каждой организации они имеют свои особенности, определяемые характером и спецификой деятельности, организационной структурой, действующей системой коммуникаций, внутренней культурой.

В то же время существуют общие положения, характерные для любого принятия и реализации управленческих решений, где бы они ни принимались. С помощью управленческого решения субъект управления обеспечивает достижение поставленных целей. Эффективность деятельности организации определяется эффективностью принимаемых и реализуемых в ней решений.

Управленческие решения в зависимости от характера оказываемого ими воздействия подразделяются на стратегические, тактические и оперативные.

В основе принятия управленческого решения лежит видение руководителем управленческой ситуации, в которой оно должно быть принято, и путей достижения поставленной цели. При этом руководителем учитывается имеющийся в его распоряжении потенциал: ресурсы, технологии, возможности, существующие и вновь открывающиеся, а также оцениваются последствия действий, которые будут предприняты при его реализации.

Разработка, принятие и реализация управленческого решения составляют основное содержание деятельности любого управленца. В решении реализуются профессионализм и управленческое мастерство. Его разработке предшествуют получение и анализ информации о ситуации принятия решения, главная задача которого – обеспечить определение целей и путей их достижения. Большое значение имеет сравнительная оценка альтернативных вариантов целей, которые могут быть поставлены, и альтернативных вариантов решений, которые могут быть приняты для их достижения. Реализация управленческого решения требует от управленца не меньшего профессионализма и управленческого мастерства, чем его принятие.

Исполнение принятых управленческих решений контролируется. Результаты их реализации анализируются и оцениваются, что учитывается при принятии и реализации последующих управленческих решений, т. е. реализуется принцип обратной связи.

В процессе анализа и оценки управленческого решения используются методы, позволяющие получать и обрабатывать как количественную, так и качественную (неколичественную) информацию о ситуации принятия решения, методы экспертного оценивания, системного анализа, а также различные способы представления процесса принятия и реализации управленческого решения, разработанные в рамках системного, количественного, ситуационного и других подходов в управлении. Рассмотрим основные этапы процесса управления, включающие разработку, принятие и реализацию управленческого решения, которые являются его неотъемлемой составляющей.

4.5.1. Модели процесса разработки, принятия и реализации управленческого решения

Процесс управления любой организацией предусматривает четыре взаимосвязанные стадии [18]:

• подготовку к разработке управленческого решения;

• разработку управленческого решения;

• принятие управленческого решения;

• реализацию управленческого решения.

Разработке управленческого решения, как отмечалось выше, предшествуют получение и анализ информации о ситуации принятия решения. Завершает управленческий цикл анализ результатов, следующий за реализацией управленческого решения. Учет их при разработке, принятии и реализации последующих управленческих решений замыкает контур обратной связи цикла принятия управленческого решения.

На рис. 4.14 представлена укрупненная модель процесса разработки, принятия и реализации управленческого решения, образующего цикл принятия управленческого решения. Выделенные на рисунке с помощью затемнения блоки могут быть детализированы, и каждый из них может быть представлен в виде технологической последовательности этапов.

Рис. 4.14. Цикл принятия управленческого решения

Блок подготовки к разработке управленческого решения:

1) получение информации о ситуации;

2) определение целей;

3) разработка оценочной системы;

4) анализ ситуации;

5) диагностика ситуации;

6) разработка прогноза развития ситуации.

Блок разработки управленческого решения'.

7) генерирование альтернативных вариантов решений;

8) отбор основных вариантов управленческих воздействий;

9) разработка сценариев развития ситуации.

Блок принятия управленческого решения:

10) экспертная оценка основных вариантов управленческих воздействий;