Борис Литвак - Наука управления. Теория и практика

• объекта управления;

• управленческой ситуации;

• управленческой проблемы;

• организационной структуры и т. д.

Так, например, управленческая карта управленческой ситуации может быть разработана в результате проведенного анализа управленческой ситуации и анализа тенденций ее развития. Она может включать информацию об основных факторах и о закономерностях, определяющих развитие управленческой ситуации, о соотношении сил. На ней могут быть представлены текущее и желательное положения объекта управления. Посредством управленческой карты может проводиться мониторинг развития управленческой ситуации. В ней должно быть отражено, что является предметом мониторинга и контроля. На рис. 4.11 представлена последовательность действий при управлении развитием управленческой ситуации.

Рис. 4.11. Последовательность действий в управленческой ситуации

Управленческая карта внешней по отношению к объекту управления среды может содержать схематическое изображение:

• объектов внешней среды, оказывающих воздействие на объект управления;

• характера влияния, оказываемого объектами внешней среды;

• интересов и целей объектов внешней среды, воздействующих на объект управления;

• основных факторов и механизмов воздействия на объект управления;

• тенденций изменения внешней среды;

• ожидаемых результатов воздействия внешней среды;

• ключевых точек и показателей, требующих контроля со стороны субъекта управления.

Примером управленческой карты внешней среды может служить карта пяти сил конкуренции М. Портера (см. рис. 2.3). На управленческой карте информация об основных силах конкуренции может быть детализирована.

Мониторинг внешней среды позволяет отслеживать ее изменения. Особое внимание уделяется ключевым точкам и показателям, сигналам о возможных изменениях, способных оказать существенное влияние на объект управления.

На основании мониторинга и последующего анализа разрабатываются рекомендации и возможные альтернативные варианты управленческих решений. Мониторинг, анализ изменений внешней среды, рекомендации и возможные альтернативные варианты решений готовятся аналитической группой.

На стадии реализации целесообразна разработка управленческих карт, в которых отражаются мероприятия, которые должны быть выполнены, сроки, исполнители, точки контроля и т. д.

От того, насколько эффективно организован процесс управления, зависит результат деятельности управленца. Знание законов процесса управления и того, как они могут быть использованы в конкретной управленческой ситуации, является необходимой составной частью управленческого мастерства. Того мастерства, которое способно сделать управленца эффективным в условиях возрастающей сложности и разнообразия ситуаций принятия управленческих решений.

При принятии последующего управленческого решения необходимо учитывать результаты анализа и оценки управленческих решений, принятых и реализованных в предыдущей управленческой ситуации. В первую очередь необходимо учитывать ключевые факторы, формирующие управленческую ситуацию и ее существенные изменения.

Ресурсы, которыми располагает субъект управления, как уже говорилось, ограниченны. Управленческие технологии, которые могут использоваться субъектом управления при управленческом воздействии, в значительной степени определяются наличием ресурсов, в том числе интеллектуальных. Управленец должен так распределять имеющиеся в его распоряжении ресурсы, особенно собственное время, чтобы в первую очередь заниматься проблемами, требующими безотлагательного решения, а затем переходить к решению других проблем.

Действительно, уделяя время одному вопросу, сложно в то же самое время уделять внимание другим, не связанные с первым. Говорят, что Юлий Цезарь обладал умением решать до семи вопросов одновременно. Но это не гарантировало тем не менее, что вне его внимания не оставались другие вопросы, возможно также требовавшие решения.

Естественно, есть вопросы более важные, от которых зависят реализация возможностей или недопущение реализации угроз, и менее важные, которые не могут оказать существенного влияния на развитие управленческой ситуации. Умение выделить приоритетные направления деятельности, проблемы и вопросы, которые должны быть решены в первую очередь, является одним из основных для управленца. В процессе управления управленец определяет сравнительную приоритетность возникающих проблем, отделяет первостепенные вопросы от второстепенных и направляет имеющиеся в его распоряжении ресурсы на решение более приоритетных проблем.

Решение в управленческой ситуации должно приниматься с учетом ее развития, т. е. изменения положения объекта управления за рассматриваемый промежуток времени, поскольку изменение положения объекта управления может повлиять на результат предпринятого управленческого воздействия. То, насколько точно управленец может спрогнозировать ожидаемое в результате управленческого воздействия изменение управленческой ситуации и учесть его, в значительной степени определяет профессиональный уровень управленца.

И еще одно важное замечание о процессе управления. Управленческие решения, принимаемые в процессе управления сегодня, порождают будущее. Это говорит о важности процесса управления и тех управленческих решений, которые принимаются управленцем, поскольку за ними следуют управленческие воздействия, определяющие дальнейшее развитие управленческой ситуации и положение объекта управления в будущем. Отсюда понятна ответственность управленца за результаты принимаемых им решений. Как сказал в свое время Талейран: «Настоящее практически не имеет значения, если не считать того, что оно порождает будущее».

4.3. Функции управления

Процесс управления представляет собой серию непрерывных взаимосвязанных действий, направленных на достижение поставленных целей.

Действия, составляющие процесс управления, называются управленческими функциями. Выделим, следуя [22], основные управленческие функции, присутствующие в работах практически всех авторов: планирование, организацию работ, мотивацию, контроль.

Реализации перечисленных выше функций в процессе управления предшествует принятие управленческого решения, поэтому в число основных функций процесса управления включена функция принятия решения. Таким образом, в перечень управленческих функций входят:

• принятие решения;

• планирование;

• организация;

• мотивация;

• контроль.

В научной литературе в качестве управленческих функций рассматриваются также коммуникация, исследование, оценка, подбор персонала, представительство и ведение переговоров (заключение сделок) и т. д.

Коммуникация, с помощью которой осуществляются получение и передача информации от субъекта управления к управленцу более низкого иерархического уровня и непосредственному исполнителю и наоборот, а также посредством которой можно получать и передавать информацию во внешнюю среду, позволяет связать основные управленческие функции в единый процесс управления.

С помощью перечисленных выше функций реализуется процессный подход – один из основных подходов в управлении. Далее будут рассмотрены функции планирования, организации, контроля и мотивации. Функции принятия решения посвящен и. 4.5.

4.3.1. Моделирование основных функций управления

С помощью функции планирования уточняются цели организации, определенные при разработке стратегии, конкретизируются и доводятся до уровня конкретных мероприятий, задач, заданий, которые ставятся перед подразделениями, организациями и конкретными исполнителями. В планах определяются основные направления усилий по достижению целей, поставленных перед организацией, доведенные до уровня исполнителя. Планирование осуществляется исходя из анализа состояния организации в области производства, финансов, маркетинга, научных и опытно-конструкторских разработок, кадрового обеспечения, обеспеченности основными видами ресурсов и технологиями.

В расчет должны приниматься положение организации, конкуренция и реальный потребительский спрос, постоянные и временные клиенты, экономические условия, отраслевые особенности, социальные факторы, устремления руководства организации и ее коллектива. Это позволяет определять реальные цели, которые организация может перед собой поставить, технологии и ресурсы, которые потребуются для их достижения.