Джина Трапани - Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей

Глава 9

Не откладывайте долгосрочные проекты на последнюю минуту

Питер Брегман

Я хочу написать сценарий. Вообще-то я подумывал об этом еще в прошлом году. Но текущая работа всегда отнимала больше времени, чем планировалось, и я раз за разом исключал пункт «Написание сценария» из списка дел.

В борьбе за пошаговое выполнение долгосрочных проектов и целей я не одинок. Но как же все-таки начать, когда впереди еще уйма времени?

Возможно, вы не ограничены сроком завершения проекта, как я со своим сценарием. А может, наоборот, установлена конкретная дата окончания через несколько месяцев, как, например, при подготовке речи, составлении бизнес-плана, разработке программы обучения. Вы, вероятно, склонны к прокрастинации при реализации долгосрочных проектов. Планы приступить к работе в следующем месяце сменяются обещанием начать на следующей неделе, а потом с завтрашнего дня. Так продолжается до тех пор, пока долгосрочный проект вдруг не становится краткосрочным и не превращается в ваш ночной кошмар.

С блеском завершить крупный и важный проект – не то же самое, что просто выполнить его. Часто мы не знаем, с чего начать, но даже если и приступаем к работе, нам редко хватает знаний и навыков довести все до конца. Кроме того, всегда находятся более срочные дела, поэтому долгосрочные мы откладываем. (См. главу 8 «Немедленно перестаньте откладывать дела на потом»).

Все мы знакомы с общим принципом эффективной работы: разделить задание на небольшие этапы, сосредоточиться на поочередном выполнении каждого из них, установить для них конечные сроки. Безусловно, это хороший совет, но, исходя из моего личного опыта, его недостаточно.

Мы откладываем крупные, долгосрочные проекты, потому что они очень важны. Настолько важны, что мы боимся над ними работать. Я еще никогда не писал сценарий, поэтому не знаю, каким он должен быть. Я не знаю, как структурировать повествование. Я даже не знаю, о чем именно хочу рассказать. Боюсь, у меня ничего не получится. Боюсь потратить на сценарий слишком много времени, тогда как другие, более срочные дела останутся невыполненными, а сценарий в любом случае выйдет никудышный. Словом, меня очень беспокоит эта работа.

В данную категорию можно включить практически все крупные проекты, в том числе сравнительный анализ, подготовить который вас просил начальник. Большой проект – это зеркало. Даже если вам кажется, что вы совершенно не переживаете из-за его выполнения, крупный проект отражает все ваши старания, характер, интеллект. Под ним стоит ваша подпись. И его провал означает не просто просчет в работе, а вашу личную проблему. Что же делать?

Осознайте свой страх

Как только вам поручили подготовить очередную речь или разработать программу обучения, успокойтесь и почувствуйте подступающий страх – страх перед чем-то важным и неизвестным. Не исключено, что вас пугает мысль выступить с речью перед аудиторией или вы опасаетесь обнаружить в ходе разработки программы свою некомпетентность. А возможно, просто боитесь подвести других.

Поделитесь опасениями

Кто-то может посчитать вас закомплексованным неудачником, но только не я. Если вы расскажете о том, что боитесь предстоящей работы, собеседник, вероятнее всего, тоже поделится с вами своими страхами. Я пришел к выводу, что люди добры, участливы и неравнодушны.

Соберите все необходимые инструменты

Осознание страхов имеет еще одну положительную сторону: оно информирует нас. Придя к выводу, что вам чего-то не хватает для того, чтобы довести дело до конца, вы определяете следующий выполнимый шаг: сбор необходимых инструментов, информации, приобретение нужных навыков и получение поддержки.

Не завышайте требований

Вы напуганы еще и потому, что ждете от себя слишком многого, но боитесь не справиться. Осознав свой страх, вы понимаете, что, вероятно, не сможете по каким-то причинам оправдать возложенные на вас надежды, и, соответственно, сразу же снижаете планку. Вы уже не рассчитываете выполнить работу идеально. Это и есть ключ к началу работы.

Считайте долгосрочный проект первоочередной задачей

Даже если вы не хотели браться за долгосрочный проект, полностью посвятите себя ему. Включите его в число своих пяти приоритетных задач, чтобы определить, что не является для вас первоочередным. Если перед вами стоит множество важных задач, вы никогда не доберетесь до долгосрочных. Вычеркивайте пункты из списка приоритетов до тех пор, пока не останется только пять.

Мой список состоит из шести блоков. Каждый блок посвящен одной из приоритетных задач, а шестой, под названием «Другие 5 процентов», – всем остальным делам (см. табл. 9.1) Этот последний блок не должен отнимать более 5 процентов вашего времени. В один из пяти блоков я всегда вношу долгосрочный проект: это мой сценарий на текущий год. Наличие в списке шагов по осуществлению долгосрочного проекта постепенно продвигает меня к большой цели.

–

Таблица 9.1

Пример списка текущих дел из книги «18 минут»

Дата:_______________

© PeterBregman.com. Все права защищены. Печатается с разрешения автора

Поделите работу на небольшие этапы и установите для каждого срок выполнения

Итак, вы наконец готовы принять стандартный совет: поделите работу на небольшие этапы и убедитесь в наличии всего необходимого, чтобы приступить к выполнению первого. Установите промежуточные сроки. Если вам нужна помощь, сообщите об этом сразу же, как только начнете работать. И последнее, решите, с чего и когда приниматься за выполнение первого этапа. Запишите эту информацию в своем календаре.

Если, принимаясь за проект, вы чувствуете внутреннее сопротивление и страх, попробуйте начать сначала. Теперь вы уже знаете, чем вызваны подобные ощущения. Последуйте моим советам, и вам будет проще выполнять свою работу.

Глава 10

Не делайте несколько дел одновременно[17]

Питер Брегман

Во время конференц-связи с исполнительным комитетом совета директоров одной некоммерческой организации я решил отправить электронное письмо клиенту. Знаю: делать одновременно несколько дел опасно. Но я же не печатал текст, управляя автомобилем! А сидел в полной безопасности за своим рабочим столом. Что могло пойти не так?

Я отправил клиенту сообщение. Потом вспомнил, что не прикрепил к нему нужный файл, и отослал второе письмо. За ним последовало еще одно, где я объяснял, почему вложение содержало не ту информацию, которую он просил. Когда я наконец переключил внимание на конференц-связь, то обнаружил, что прослушал вопрос, заданный мне главой совета.

Клянусь, я не испытывал в тот момент сонливости и не курил – ничего подобного. Однако мое состояние было таким, словно я делал и то и другое. Исследования показывают, что у людей, которые постоянно отвлекаются на входящие сообщения или телефонные звонки, уровень IQ снижается на 10 пунктов. Вдвое больше, чем если курить марихуану. При этом человек чувствует себя так, будто он не выспался.

Одновременное выполнение сразу нескольких заданий может сыграть с нами злую шутку. Нам кажется, что так мы успеем больше. На самом деле в эти моменты наша продуктивность снижается более чем на 40 процентов. В итоге мы не делаем одновременно несколько дел, а переключаемся между ними, мешая самим себе и теряя время.

Возможно, вы считаете, что вас это не касается. Вы так давно применяете подобную практику, что уже освоили ее. Однако исследования показывают, что именно сторонники режима многозадачности хуже справляются с выполнением нескольких дел сразу, чем те, кто прибегает к нему лишь изредка. В отличие от многих других случаев чем больше вы распыляетесь, тем хуже работаете. Опыт в данном случае играет против вас.

Итак, я решил провести эксперимент: в течение недели не работать одновременно над несколькими задачами, чтобы в итоге посмотреть, что из этого получится. Какие методики сработают? Смогу ли я удерживать внимание на чем-то одном длительный период времени?

По большому счету, я справился. Если я говорил по телефону, то ничего другого при этом не делал. В ходе встреч я полностью сосредотачивался на презентациях и обсуждениях. Работая за столом, не отвлекался ни на что постороннее (входящее письмо, стук в дверь), пока не завершал начатого дела. И вот что я обнаружил.

1. Работать не отвлекаясь – сплошное удовольствие. Отключив мобильный телефон, я полностью погружался в выполнение задачи. Вам только кажется, что набор сообщения под столом во время встречи займет всего несколько секунд. На самом деле вы отвлекаетесь гораздо дольше: вначале на продумывание текста, затем на его набор, после этого на то, чтобы представить, какой ответ даст адресат, потом периодически заглядывая в почту, чтобы проверить, не пришел ли ответ. И так продолжается до тех пор, пока вы не обнаруживаете, что пропустили всю встречу.