Джина Трапани - Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей

Я сплю в самолетах по пути из Калифорнии в Нью-Йорк, даже если для этого мне приходится принимать снотворное. Возвращаясь домой в шесть-семь утра, я иду в кровать, чтобы наверстать потерянные часы. Для себя я понял, что лучше работать по 5–6 часов со стопроцентной отдачей, чем по 8–9, выкладываясь лишь на 60 процентов.

Выспавшись, я прекрасно себя чувствую, работаю более сосредоточенно и лучше управляю своими эмоциями, что положительно сказывается на окружающих. Мне не нравится чувствовать себя невыспавшимся даже один день, потому что недостаток сна неизбежно мгновенно сказывается на моем самочувствии и деятельности. В те редкие дни, когда я не могу достаточно поспать ночью, я стараюсь восполнить этот недостаток получасовым сном днем. Это очень помогает.

Комментарий Джона:

Попробуйте подремать после кофе. В Lifehacker была отличная статья о коротком дневном сне. Я фельдшер, и пользуюсь этой хитростью. Возьмите такую чашку кофе, которую сможете быстро выпить. Выберите место, где будете спать, а потом выпейте кофе. Установите таймер на 20 минут и убедитесь, что встанете строго по истечении этого времени. Больше вы не будете чувствовать себя обессиленным. Я знаю, что это спасло мне жизнь на многих ночных выездах.

Как больше спать

Предлагаю три совета, используя которые вы сможете спать больше и лучше.

Прежде чем лечь в постель, запишите свои мысли. Если оставить в голове список дел и нерешенных вопросов, вы будете размышлять о них в течение ночи и не сможете уснуть.

Ложитесь спать раньше, в нужный момент. Совет очевидный, не так ли? Альтернативы ему, увы, нет. Вы и без того встаете поздно. Если не создать для отхода ко сну конкретный ритуал, то всегда найдется причина лечь позже, как вы делаете это сейчас.

Начинайте расслабляться минимум за 45 минут до того, как выключите свет. Вы не сможете уснуть, если будете отвечать на электронные письма или заниматься другой работой. Создайте ритуал для расслабления: выпейте чашку травяного чая, послушайте музыку или почитайте скучную книгу.

Часть VII

Возьмите под контроль электронную почту

Глава 24

Упростите работу с электронной почтой[35]

Джина Трапани

Если вы уделяете электронной почте больше времени, чем работе, пришло время изменить ситуацию.

Очистите входящую почту

Компьютерные разработчики придумали электронную почту по принципу обычной, поэтому воспринимайте свои входящие сообщения как простые письма. Вы же не станете вечно хранить счета и приглашения на вечеринки в честь дня рождения? Отсортируйте письма по отправителю, дате или теме, чтобы было удобно очищать ящик. Затем удалите нежелательную почту, отмените подписку на рассылку новостей, которую никогда не читаете, или на сайты, которые уже не посещаете. Если в основной папке у вас скапливается тысяча сообщений, деловой обозреватель Эми Галло предлагает создать в архиве новую подпапку под названием «Старые входящие письма» и перемещать их туда. У вас будет доступ к ним в случае необходимости, но вы сможете начать работу с новыми письмами без нудного пересмотра старых.

Создайте всего три папки

Иногда управление электронной почтой превращается в бесконечный процесс не только из-за огромного числа сообщений, но и из-за сложной системы каталогов. Необходимо упростить входящую почту, создав в ней всего три папки.

1. На контроле – для сообщений, ответ или реакция на которые займут более двух минут. (В список текущих дел внесите соответствующую запись для каждого такого сообщения.)

2. Ожидают уточнения – для писем, на которые вы ожидаете ответного действия. Это может быть пакет документов на отправку или приглашение на мероприятие. (Внесите соответствующую запись в свой календарь для каждого такого сообщения.)

3. Архив – для писем, с которыми вы уже разобрались, но хотите сохранить.

Придерживайтесь новой структуры

Как только порядок в электронной почте будет наведен, вы захотите сохранить ее организованную и практичную структуру, поскольку благодаря этому сможете сосредоточиться на самой важной работе. Предлагаем несколько методов поддержания порядка в электронном почтовом ящике.

• Обрабатывайте письма партиями. Большинство из нас проверяют почту в течение всего дня, уделяя внимание срочным уведомлениям и игнорируя остальные. Это способствует накапливанию непросмотренных сообщений в папке «Входящие». Вместо того чтобы заглядывать в почту после каждого звукового оповещения о новом письме, разбирайте их через какое-то определенное время. Можно полностью закрыть почтовую программу или настроить ее таким образом, чтобы ваш телефон проверял поступление сообщений каждые несколько часов. Затем, когда у вас появится время, или в перерыве между делами займитесь проверкой новых сообщений. Александра Сэмюэль, соучредитель компании Social Signal, рекомендует установить конкретное время для обработки электронной почты, например с восьми до десяти утра и с четырех до шести вечера. Следует известить корреспондентов и коллег о вашем графике проверки почты письмом или заметкой в блоге (если необходимо, согласуйте этот вопрос с начальником.) Безусловно, в срочных случаях люди могут позвонить вам, но не прибегайте к данному методу постоянно. Вы ведь не хотите, чтобы на вас обрушился шквал телефонных звонков?

• Используйте правило «двух минут». Поскольку вы проверяете почту партиями, отвечайте на любые сообщения, работа с которыми занимает менее двух минут. Не тяните с ответом и не оставляйте их во входящей почте как прочитанные в надежде вернуться к ним позже. Более того, не стоит перемещать их в папку «На контроле». Разбирайтесь с ними сразу же. Для того чтобы придерживаться правила «двух минут», старайтесь отвечать на все письма тремя предложениями или еще короче, советует Дэйв Керпен, исполнительный директор Likeable Media. Если требуется больше времени, нужно не писать, а звонить корреспонденту. Предложите вашей команде или отделу провести такой групповой эксперимент, и вы тотчас заметите, сколько времени экономится на обработке почты.

• Долой функцию «Ответить всем». Керпен также рекомендует для общения с коллегами пользоваться внутренней социальной сетью, которая способствует более тесному сотрудничеству и избавляет от устрашающих цепочек связи, образующихся при применении функции «Ответить всем». Попробуйте создать приватную закрытую группу в Facebook либо освойте такие специальные инструменты, как Jive и Yammer, которые позволяют организациям открыть приватную платформу в виде социальной сети. Jive отлично подойдет для крупных компаний, а Yammer удобно использовать в разных отделах или мелких организациях. Получайте ответ немедленно, практически не отрываясь от работы.

• Остановите рассылку сообщений. Сэмюэль отмечает, что основной причиной загрузки электронной почты служит широко распространенная привычка отвечать на каждое письмо, даже если оно содержит лишь слово «Хорошо» или «Спасибо». Не нужно этого делать.

Более подробно о контроле над электронным ящиком рассказывается в главе 25 «Восемь способов борьбы с переполненным электронным ящиком».

Глава 25

Восемь способов борьбы с переполненным электронным ящиком

Александра Сэмюэль

Если вы уже перепробовали все основные способы структурирования электронной почты, но ваш ящик по-прежнему постоянно битком набит сообщениями, воспользуйтесь восемью проверенными на практике советами, которые приведены ниже. Они варьируются от разумных до радикальных. Попробуйте воспользоваться каждым из них или несколькими сразу, но заставьте себя покинуть зону комфорта. Возможно, самые немыслимые на первый взгляд тактики помогут вам открыть новые пути для более эффективной работы с электронной почтой. Если правилами компании предусмотрено мгновенно отвечать на каждое сообщение, отправьте письмо коллегам и регулярным корреспондентам, чтобы оповестить их о своем эксперименте. Так вы избежите недовольства с их стороны при использовании некоторых радикальных способов.

1. Исключите обязательные ответы. Настройте автоответчик. Тогда все корреспонденты будут знать, что вы отвечаете на письма выборочно в зависимости от наличия доступа к интернету и степени важности сообщения. Кроме того, дайте понять, что не ожидаете ответа на все отсылаемые по электронной почте вопросы. Вот один из вариантов.

Тема: Ограничение на электронные письма означает, что я не могу ответить на полученное сообщение

Спасибо за Ваше сообщение. Я экспериментирую с новым подходом к электронной почте: реже отсылаю письма и реже отвечаю на них. Я по-прежнему регулярно проверяю почтовый ящик, так что, если вы не получите ответ в течение 72 часов, знайте, что я ознакомился с ним и сохранил его. Такой подход поможет мне сосредоточиться на приоритетных задачах. Спасибо за понимание.