Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

• У меня полно дел! Если бы я хотел это знать, я задал бы вопрос сам!

• Я убил на это проклятое письмо уйму времени, а толку – ноль!

• Как меня бесят письма «к вашему сведению», где тема не названа сразу!

Сопроводительное письмо к документу

Laura,

Предмет обсуждения

I am pleased to attach the new HR final report, “Spark Commitment: IT and Vector Employees.”

Краткое содержание документа

Authored by Lanten and Associates, the report explains how IT can strengthen the link between employee motivation and productivity in every function. Information bonds, for example, are often overlooked in our business culture. Viewing the employee’s intellectual property in emotive as well as rational terms enhances dedication. And dedication to the company leads to results.

Рекомендации для направленного чтения

I would specifically like to draw your attention to the section on Vector E-mail Policy (VEP). As you know, policy discussions are heating up in the next quarter. I will be interested in hearing your thoughts about the report’s findings at the next VEP meeting.

Подтверждение доброй воли

Please let me know what you think when you get a chance.

Инструменты

Написать «please find attached» недостаточно! Иногда ваш коллега с нетерпением ждет вложенный файл и сразу погружается в чтение. Однако в других случаях вам приходится убеждать адресата просмотреть или внимательно изучить вложение.

Человеку нужно понимать, для чего он выполняет ту или иную работу: с какой целью он читает e-mail, зачем открывать вложение и почему оно заслуживает внимания. Дайте адресату понять, что это в его интересах. Объясните, что даст ему чтение документа. Постарайтесь внушить, что это пойдет ему на пользу: «if you read this attachment thoroughly, you’ll look good at the meeting» – «внимательно изучи этот файл, это позволит тебе блеснуть на совещании».

Если вежливо намекнуть получателю, что вы ждете его реакции, он отнесется к полученной информации более ответственно. Если вы назначите точный срок для такого отклика – например, ближайшее совещание, – вашу просьбу воспримут еще серьезнее. Таким образом, вы не просто отправляете документ, но побуждаете адресата изучить его и прокомментировать прочитанное. Тот, кто завален работой, честно скажет, что не успел выполнить вашу просьбу, а копуша либо придумает отговорку, чтобы сохранить лицо, либо найдет время прочесть документ.

Диплом престижного университета не гарантирует умения внятно излагать свои мысли. Иногда люди, не получившие хорошего образования, справляются с этой задачей куда лучше. Не каждому повезло встретить преподавателя, который учит хорошо писать.

Облегчите задачу адресата: подскажите, на какие фрагменты следует обратить внимание. Тогда ему не придется изучать текст от начала до конца. Давая такие рекомендации в сопроводительном письме, вы показываете, что цените чужое время.

Сетевой этикет

Не забывайте, что прочесть ваше письмо может кто угодно. Цифровая информация долговечна, и дальнейшая судьба отправленного сообщения не в вашей власти. Неизвестно, в чьи руки оно попадет. Его могут переслать тому, кого вы не знаете и с кем никогда не встретитесь. Кто-то может заглянуть в письмо чисто случайно. Мораль: невозможно гарантировать соблюдение конфиденциальности. Если вы считаете, что ваше письмо не предназначено для чужих глаз, подумайте, стоит ли его отправлять.

Тот, кто владеет словом, хорошо чувствует нюансы. Одно дело – сказать подчиненному «ты неправ (wrong)», другое – «ты ошибаешься (mistaken)». Важно научиться выбирать слова и выражения, которые отвечают поставленной цели.

Тот, кто плохо выражает свои мысли на письме, может нечаянно обидеть адресата, выбрав неверное слово. Причина не в том, что отправитель не видит разницы между «ты неправ» и «ты ошибаешься». Он просто не дает себе труда задуматься об этом.

Умение хорошо писать письма в первую очередь зависит от внимания, которое вы уделяете тексту. Кто-то обдумывает каждое слово, а кто-то старается побыстрее разделаться с этой работой. Результаты говорят сами за себя.

Резюме сетевой конференции

Zara, Norm, Carla,

Предмет обсуждения

The April 18, 2007 conference call on the LITE deal included: one Lumina partner, one Rawls partner, and the Vector team (Langston from Corporate Tax, Duncan from Operations Management and myself).

Декларация

We agreed to the following:

Основные договоренности

Corporate Structure

1. Vector will sell its shares in LITE Consulting directly to Lumina on the day of closing.

2. Audit partners will receive their consideration in cash.

3. Consulting Partners will receive deferred consideration consisting of three yearly installments paid in Lumina shares.

Сопутствующие обстоятельства

Further Observations

1. Because Lumina owns the shares upon closing, the new company can integrate immediately.

2. Although state law prohibits acquisition of the parent company’s shares, in this case, we’re not infringing on restrictions since shares will be used as a payment for the transaction.

Подтверждение доброй воли

We have another phone call scheduled with LITE tomorrow. Let me know if I can supply additional information.

Инструменты

Никому не хочется разбираться в многоуровневых списках с множеством пунктов и подпунктов. Не усложняйте их вид мешаниной арабских и римских цифр, строчных и прописных букв. На экране монитора это выглядит запутанным и громоздким. Традиционные принципы оформления документов теперь применяются лишь в контрактах, полисах и прочих юридических документах, которые прилагаются к письму в виде отдельных файлов. Но даже здесь подход к нумерации упрощается.

Нумерация пунктов или тезисов – не украшение. Она помогает организовать информацию. Старайтесь, чтобы цифры делали текст более простым и понятным. Избегайте сложной многоуровневой нумерации, которая отвлекает адресата.

От текста цифры отделяют скобками или точками: «1)», «2)» или «1.», «2.», «3.».

В деловых письмах лучше всего использовать арабские цифры. Римские уместны в более официальных документах. В обычной электронной переписке они выглядят архаизмом.

Часто самый важный пункт идет первым. В других случаях есть смысл расположить пункты в хронологическом порядке, чтобы отразить последовательность событий. Если вы составляете протокол совещания, логично использовать хронологию. Но если вы подводите итоги обсуждения и хотите выделить главное, лучше расположить материал с учетом значимости.

Уведомление о собрании

Derik, Vaughne, Margie,

Предмет обсуждения

I’m setting up a meeting at 10h00 on Feb. 3, 2007, in the Marketing Management Center to discuss progress on Poetics 5.9. Ranya Perkins from R&D will be joining us, along with Stan Hicks, our new Product Development Analyst.

Тема совещания

We will be reviewing – and evaluating – the performance of the brand against Sillicon Valley/Alley competitors. Toward that end, please be prepared to discuss the Q3 results in terms of our Q4 projections. And Derik, please prepare the revised Vivek 12 adoption graph.

Предполагаемый результат

We’ll use this meeting as preparation for the second analyst hire next month.

Подтверждение доброй воли

Please be in touch with your questions and concerns.

Инструменты

Казалось бы, что может быть проще, чем объявить о собрании? Тем не менее многие составители подобных писем забывают ответить на элементарные вопросы: кто, где, когда, что и почему. Адресатам приходится запрашивать эту информацию, а отправителю – писать новые письма, чтобы прояснить и дополнить исходное сообщение.

Если вы регулярно упускаете из виду очевидные моменты, значит, вы неорганизованный человек. Вы слишком рассеянны, чтобы сосредоточиться на выполняемой задаче. Или попросту не даете себе труда перечитать и отредактировать готовое письмо.

Если люди приезжают на собрание издалека, первым делом нужно ответить на вопрос «где». Если участники часто работают за пределами офиса, главное – вопрос «в какой день». Если они обычно находятся на своих рабочих местах, в первую очередь им важно знать «в котором часу».