Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

За авторитетом стоит знание фактов и способность преподносить их в доходчивой, логичной и объективной форме. Прежде чем критиковать команду или отдельных сотрудников, соберите как можно больше сведений: цифр, дат и сроков. Излагайте информацию точно и подробно.

Оспорить фактические данные очень сложно. Если обвинения туманны, от них легко отмахнуться, однако опровергнуть конкретные доводы непросто. Как правило, люди даже не пытаются сделать это, особенно когда претензии поступают с разных сторон. Убедительные доказательства обычно не вызывают сомнений.

Опираясь на причинно-следственные связи, объясните адресату, чем он рискует. Если вы сделаете X, мы сделаем Y. Если вы нарушите эти правила, мы можем вас уволить.

Дайте адресату возможность объясниться. Поинтересуйтесь, понимает ли он корпоративные принципы. Позвольте ему обратиться за разъяснениями. Если вопросов не последует, значит, обе стороны видят ситуацию одинаково.

Отбирайте и сохраняйте лучшие из полученных писем в отдельном файле, чтобы использовать их в дальнейшем.

Отбирайте и сохраняйте самые неудачные письма в другом файле, чтобы не повторять чужих ошибок.

Совет

Босс должен быть боссом. Человеком, которого уважают за ум, проницательность и опыт. Он должен называть вещи своими именами и быть справедливым. Едва ли вам хочется, чтобы руководитель был тираном или, напротив, пускал дело на самотек. Вы хотите, чтобы в нужный момент он направлял и инструктировал вас. Чтобы он отстаивал ваши интересы. Босс должен быть лоялен к вам… по крайней мере, бóльшую часть времени. И тогда вы будете усердно трудиться и отплатите ему той же монетой.

E-mail дает руководителю массу возможностей продемонстрировать свое влияние. Прежде всего, это авторитетный тон, чуть приподнятый, но не высокомерный. Такие слова, как «difficulty», «problem», «obstacle», «hurtle», уместны в его устах, тогда как «screw up», «mess» или «nightmare» звучат диссонансом.

Краткие четкие формулировки при описании процедур и правил делают тон письма более внушительным. Сравните два высказывания. «Team members who cannot comply with security policies will be dismissed» и «In addition, and further to this situation, it is my personal duty to clearly and precisely inform you again for the second time in the last 6 months that any of our employees who is not following and obeying company rules, guidelines, and regulations will be most certainly reported for severe disciplinary action as promptly as possible». Первая фраза лаконична и однозначна. Вторая представляет собой неудачную попытку сделать внушение, за которой чувствуется отсутствие твердости. Поток сознания, состоящий из длинных сбивчивых фраз, подрывает авторитет.

Абзацы в письме руководителя подчеркивают владение языком и аналитические способности. Главная мысль ясна сразу, а не спрятана в тексте. Чтобы письмо выглядело содержательным и солидным, используйте короткие фразы и следите за логикой изложения. Первое предложение каждого абзаца должно передавать суть того, что будет сказано дальше.

Объективный беспристрастный тон письма показывает: даже делая выговор или угрожая, босс держит себя в руках. Ему не нужно обвинять, оскорблять или задирать людей. Неадекватная реакция на происходящее ставит под сомнение вашу уверенность в себе. Если вы сообщаете дурные вести невозмутимым деловым тоном, люди будут относиться к вам с уважением.

Сетевой этикет

Профи в отличие от дилетанта хорошо знает разницу между тире и дефисом. Тире длинное (–), а дефис короткий (-). Они отличаются так же сильно, как операционная система и компьютерное железо. Тире помогает оперировать крупными элементами, в том числе частями предложения. С помощью тире можно добавить информацию, вставить замечание по ходу дела или усилить драматический эффект. Тире обозначает паузу между связанными элементами.

You promised to finish your work – already two days behind schedule – at home.

You will face suspension – even dismissal.

Дефис – это небольшая черточка. Его функция – соединять части слова. По большей части дефисы встречаются в существительных и прилагательных.

The boss gave him the brush-off last night at the baseball game.

That is a fail-safe system designed just for your company.

Дефис говорит о том, что со временем два слова могут слиться в одно. «Semicolon», к примеру, раньше писали «semi-colon». Произойдет такое слияние или нет, зависит от ряда факторов, влияющих на эволюцию языка в целом.

Правильное употребление тире и дефиса говорит о том, что вы уверенно владеете пером. А значит, руководство видит, что вы толковый и способный сотрудник.

Некоторые из тех, с кем мне приходилось работать, поначалу писали не очень хорошие письма. Однако, освоив это искусство, они начинают помогать своим товарищам. Среди прочего они учат своих подопечных обращать внимания на длину предложений.

Рекомендация

Ms. Schaftner,

Предмет обсуждения

As the Director of Media Analysis at Vector Dimensional, I would like to recommend without reservation my former Senior Analyst, Chris Deibs, for the position of Assistant Director of Media Relations at Height Corp.

История 1

Chris was already on board at Vector when I became Director of Media Analysis in 2005. For the first year, Chris was among my indirect reports, but he quickly distinguished himself by initiating the Vector Tracking Project. I must admit that when I heard of Chris’ proposal, I was not quick to see its worth – that is until Chris requested an appointment with me, outlined the disadvantages of our search engines and provided a clearheaded strategy for correction.

История 2

Due in part to the success of the Tracking Project, Chris was promoted to Senior Analyst and was my direct report for the next 14 months. During that time, he recognized and culled a reference pattern based on emotional response that is now a part of our Standard Search Returns.

Характеристика

In the performance of his duties, Chris has never disappointed. Because he likes a challenge, he has consistently met, and often surpassed, expectations. He is respected by his subordinates and superiors alike, and is generally possessed of a congeniality that makes teams thrive. He inspires loyalty and pushes others to achieve more than they would have thought possible. I recommend him without hesitation.

Подтверждение доброй воли

Please give me a call if you’d like to discuss his qualification in detail.

Инструменты

Автор рекомендательного письма должен назвать свою должность, сообщить, как давно он знает сотрудника, о котором идет речь, рассказать о его квалификации, достижениях и отношениях с другими людьми. В конце следует выразить надежду на успехи сотрудника в будущем.

В этой части письма информацию излагают в хронологическом порядке.

Обычно рассказ начинается с того момента, когда автор познакомился с сотрудником, и заканчивается в настоящем времени. Описать карьеру другого человека несложно, если рассказывать о событиях по порядку.

Описание трудовой биографии выглядит более впечатляющим, если разбить его на два-три небольших абзаца с хорошими вводными предложениями. Поскольку повествование ведется в хронологическом порядке, разбивка на абзацы – не самая простая задача.

Иногда можно взять за основу даты: в первом абзаце вы описываете достижения кандидата в 2004 году, а во втором – в 2005-м. Структурировать текст по такому принципу нетрудно.

В более сложном варианте каждый абзац посвящен определенному этапу карьеры: конкретным проектам и достигнутым результатам. Такая разбивка смотрится более выигрышно.

Работодателю нужно знать, сможет ли новый сотрудник вписаться в коллектив. Умеет ли он ладить с людьми? Что он за человек? Опишите личные качества кандидата, которые важны для соответствующей должности.

Полезно отметить, что кандидат инициативен и энергичен. Написав, что он предприимчив, амбициозен и готов к решению любых задач, вы рискуете переборщить. Лучше ограничиться одним-двумя лестными эпитетами, чем перегнуть палку. Избыток похвал производит негативное впечатление.

Варианты

I’d like to recommend…

I highly recommend…

I am pleased to recommend…

I recommend without hesitation…

I am happy to recommend…

I am delighted to recommend…

I have had the privilege of working with…

It is with great pleasure that I recommend…

I have had the opportunity to collaborate…

I have had the pleasure of knowing __________ for ___ years…

I have had the pleasure of working with ___________ for ___ years…